Durch die zunehmende Digitalisierung werden in der Kommunalverwaltung immer mehr und komplexere Daten erzeugt. Rechnungen gehen digital ein und werden idealerweise auch digital verarbeitet. Das führt zu riesigen Datenmengen, aus denen relevante Informationen identifiziert werden müssen. Zumal in vielen Kommunen Einnahmeeinbrüche bei der Gewerbesteuer für klamme Kassen sorgen. Entscheidungsträger wollen schnell und direkt Finanzinformationen aus dem System gewinnen. Außerdem brauchen Personen, die außerhalb der reinen Finanzverwaltung arbeiten, immer öfter Extrakte aus den Finanzdaten.
Daten zum Sprechen bringen
Gespeicherte Daten können Querverbindungen und Trends erst durch eine systematische Anwendung statistischer Methoden, dem Data Mining, sichtbar machen. Mit Hilfe statistischer Zusammenfassungen, dem Finden und Erkennen von Clustern, der Klassifikation der Zahlen und einer Assoziationsanalyse wird beispielsweise der zeitliche Bruch des Jährlichkeitsgrundsatzes der kommunalen Haushaltsführung überwunden. Durch diese systematische Geschäftsanalyse, der Business Intelligence (BI), werden die gesammelten Daten ausgewertet und visualisiert. Die neu gewonnenen Erkenntnisse aus der BI sorgen für einen schnelleren Überblick und ermöglichen es, fundierte Entscheidungen zu treffen. Das bedeutet besseres Controlling und hilft, Fehlentwicklungen entgegenzusteuern. Auch können Ausgaben und Investitionen besser geplant werden.
Unterschiede zur Privatwirtschaft
Die Einsatzmöglichkeiten von Analysetools sind fast unendlich, aber nicht alle sinnvoll. So unterscheidet sich die Ausrichtung einer Gemeinde grundlegend von der eines privatwirtschaftlichen Unternehmens. Nicht Gewinnmaximierung steht im Vordergrund, sondern die Erfüllung öffentlicher Aufgaben. Der Einsatz der BI im Finanzwesen einer Kommune zielt somit auf die wirtschaftliche und sparsame Haushaltsführung und die Minimierung finanzieller Risiken.
Neben den Haushaltsansätzen und den kumulierten Soll-/Ist-Buchungen muss ein BI-Tool auch Informationen über den Erfüllungsgrad, die noch verfügbaren Mittel und Prognosewerte liefern. Zudem sind absolute Kennzahlen wie Steuereinnahmen, Personalausgaben, Durchlaufzeit von Rechnungen und auch relative Kennzahlen abzudecken - etwa die Vermögensstruktur einer Gemeinde oder die Zuwendungsquote zu Investitionen.
Daten auch optisch aufbereiten
Ein BI-Tool für Kommunen sollte Finanzdaten optisch so klar aufbereiten, dass alle Mitarbeiter*innen und Entscheidungsträger sie verstehen. Die Darstellung der Kennzahlen in einem Controlling-Dashboard, als graphische Darstellung oder mithilfe von „Bar Charts“ oder einem Ampelsystem, erhöht die Aussagekraft und vereinfacht die Interpretation. Eine Rechtevergabe mit Leserechten spiegelt dann digital den Geschäftsverteilungsplan wider. Ein weiterer wichtiger Aspekt einer Business-Intelligence-Lösung: Die Nutzer*innen müssen in der Lage sein, neben den Haushaltsansätzen der bewirtschafteten Haushaltsstellen auch Informationen über den Erfüllungsgrad der Aufgaben und über noch verfügbare Mittel abzurufen. Vergleiche mit Vorjahren und die Berechnung von belastbaren Prognosewerten haben ebenfalls hohen Aussagewert. Eins muss man allerdings beachten: Die Aussagekraft der Ergebnisse aus einem BI-Tool hängt maßgeblich von der Integrität, Verfügbarkeit und Authentizität der Daten ab. Erst dann bringt man sie „zum Sprechen“.
