Informationsinsel
© Arek Socha / pixabay

Mit der Online-Bibliothek Informationen effektiv verwalten

So vermeiden Sie „Informationsinseln“ für sich und Ihre MitarbeiterInnen

Die Versorgung mit notwendigen und belastbaren Informationen ist eine wichtige Voraussetzung für produktive und engagierte MitarbeiterInnen. Und genau dort gibt es ein großes Defizit. Denn oft sind Ablagestrukturen für Informationen über die Jahre organisch gewachsen, ohne einheitliches System und getrieben von den Bedürfnissen verschiedener Abteilungen.

Annette Felix

Jede Abteilung hat ihr eigenes Laufwerk und speichert dort die eigens benötigten Informationen ab, es entsteht die sogenannte Informationsinsel. Die Folgen: undurchsichtige Ablagestrukturen, redundante Datenhaltung und verteilte Informationssilos. Diese Problematik betrifft 75 Prozent aller deutschen Unternehmen, wie eine Studie der SER‑Gruppe belegt. Wendet man das Prinzip der Informationsinsel auf Informationen an, die eingekauft beziehungsweise lizenziert werden, wird schnell klar: Da steckt enormes Optimierungspotential! Der Einsatz von eMedien ist eine Möglichkeit, um effizienter zu arbeiten. Denn eMedien sind ortsunabhängig nutzbar und lassen sich leicht mit anderen teilen. Aber alte Gewohnheiten legt man schwer ab. Deshalb wird mit lizenzierten Inhalten genauso umgegangen wie mit eigenen Dokumenten: Jede/r nutzt sie auf ihrer/seiner Informationsinsel und legt sie in ihrer/seiner Ablagestruktur ab. Teilen per E-Mail ist auch keine Lösung, sie führt nur zu einem Informationsüberfluss und verstärkt die redundante Datenhaltung.

Wie Sie das Informationsdilemma auflösen

Der Weg heraus aus diesem Dilemma ist eine zentrale Anwendung, über die alle MitarbeiterInnen Zugriff auf den kompletten Medienbestand haben, inklusive der „eigenen“ digital verfügbaren Inhalte. Nur so retten Sie sich und Ihre MitarbeiterInnen von Ihren Informationsinseln und ermöglichen den barrierefreien Zugang zu passenden Inhalten für alle MitarbeiterInnen just in time.

Mit einer zentralen Anwendung, wie zum Beispiel der Lehmanns Online Bibliothek, stehen sämtliche lizenzierten und frei verfügbaren Inhalte im vollen Umfang zur Verfügung. Suchergebnisse werden mit Lizenzinformationen „gematcht“ und somit eine Mediennutzung über alle Quellen hinweg in einer einheitlichen Anwendung ermöglicht. Als Datenbasis werden Daten von Verlagen, universitären oder anderen öffentlichen Einrichtungen und kundeninterne Dokumente genutzt. Darüber hinaus werden über 25 Millionen Open-Access-Quellen durchsucht und angezeigt.

Die integrierte Meta-Textsearch stellt alle Medienarten gleichberechtigt dar, sofern sie digital vorliegen. Die Nutzung verschiedener Datenformate ist problemlos möglich. Denn die eigentliche Mediennutzung findet nicht innerhalb der Online Bibliothek statt, sondern direkt auf der Content‑Plattform, die den Inhalt zur Verfügung stellt. Dazu verlinkt der Digital Object Identifier (DOI) der Online Bibliothek exakt auf die gefundene Information, die dann im Originalformat genutzt werden kann.

Eine Anwendung, die alle verfügbaren Informationen zentral zur Verfügung stellt, löst die Inselbildung auf

Die unternehmenseigene Online Bibliothek bringt viele Vorteile  

Eine Online Bibliothek mit sämtlichen lizenzierten, freien und eigenen Inhalten macht nicht nur Informationsinseln mit einem Mal überflüssig, sie eröffnet zudem neue Kommunikationswege und Workflows.

Auf der Startseite der Online Bibliothek lassen sich zum Beispiel nützliche Service‑Bereiche für die MitarbeiterInnen integrieren. Fester Bestandteil der Startseite ist lediglich der Suchschlitz, wie der bekannte Google‑Suchschlitz. Alles andere kann auf der Startseite der Online Bibliothek frei eingestellt werden. Der Zugriff auf interne Services wie Urlaubsanträge, Weiterbildungsangebote, interne Stellenausschreibungen, Mitarbeiter‑News werden ebenfalls zentral möglich. Hier sind den Gestaltungsmöglichkeiten kaum Grenzen gesetzt.

Ein weiterer Vorteil ist der ständige Zugriff auf fundiertes neues Fachwissen in Form von über 25 Millionen Open-Access-Inhalten. Gerade für begehrtes Fachpersonal ein entscheidender Faktor im Vergleich zu Arbeitgebern, die diesen Informationszugriff nicht bieten.

Als letzten Vorteil lässt sich die einfache technische Integration nennen. Durch ein jahrzehntelang ausgereiftes und überlegenes technisches Setup der Lehmanns Media GmbH ist die Online Bibliothek nahezu ohne Implementierungsvorlauf und überbordenden Projektaufwand realisierbar.

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