Durch die verpflichtende Einführung der neuen EU-Bekanntmachungsformulare eForms zum 25. Oktober hat sich die Welt des Öffentlichen Einkaufs in Deutschland so stark verändert wie selten zuvor. „Wir sprechen hier von der größten technischen Weiterentwicklung im öffentlichen Auftragswesen seit der Einführung der elektronischen Vergabe“, sagt Frank Schmitz, Abteilungsleiter Beschaffungsmanagement und Zentrale Dienste im Beschaffungsamt des BMI.
Wir sprechen hier von der größten technischen Weiterentwicklung im öffentlichen Auftragswesen seit der Einführung der elektronischen Vergabe.
Zuvor arbeitete die Verwaltung überwiegend mit PDF-basierten Formularen auf der Serviceplattform Datenservice Öffentlicher Einkauf. Die Plattform bleibt, die PDFs werden nun von den eForms abgelöst.
Was für Neuerungen bringen die eForms mit sich?
Nun werden mit den eForms standardisierte digitale Formulare eingeführt. Damit werden oberschwellige Bekanntmachungen von öffentlichen Auftraggebenden nur noch im Format eForms-DE über den Datenservice Öffentlicher Einkauf an die europäische Ausschreibungsplattform Tenders Electronic Daily (TED) übermittelt.
Öffentliche Bekanntmachungen der Gemeinden, die durch Rechtsvorschrift vorgeschrieben sind, können seit dem 25. Oktober im neuen Standard empfangen, validiert, veröffentlicht und an TED weitergeleitet werden. Über den zentralen Bekanntmachungsservice (BKMS) werden die Daten schließlich publiziert und können von Bietenden gefunden und abgerufen werden. Bietende bzw. Unternehmen müssen somit für öffentliche Ausschreibungen nicht mehr eine Vielzahl von Vergabeplattformen durchsuchen, sondern erhalten sämtliche relevante Ausschreibungen über einen vereinfachten Zugang.
Die Vorteile im Überblick
- Es gibt ein einheitliches eForms-Standard-Format
- Die Qualität der verfügbaren Beschaffungsdaten steigt
- Durch die Standardisierung kann im Vergabeprozess eine wesentlich größere Menge an Informationen und Daten analysiert werden
- Öffentliche Ausschreibungen sind gesammelt an einem Ort zu finden
- Nachhaltigkeit findet stärkere Berücksichtigung
- Die Kombination aus eForms und weiteren Einkaufsdaten ermöglicht eine Simulationen zur Abwägung der Konsequenzen von Entscheidungen oder anderer Ereignisse (z. B. Wirtschaftsembargos, Pandemien)
Bekanntmachungsservice: Dieser Service ist die zentrale Anlaufstelle um Ausschreibungen auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene zu suchen und zu finden. Er bündelt Ausschreibungsdaten verschiedener Vergabeplattformen und wird fortlaufend erweitert. Zusätzlich kann über eine Open-Data-Schnittstelle auf diese Daten zugegriffen werden. Seit Anfang 2023 ist u. a. die e-Vergabe-Plattform des Bundes über den Vermittlungsdienst an den Bekanntmachungsservice angeschlossen, womit tausende öffentliche Ausschreibungen zugänglich gemacht werden. Der Bekanntmachungsservice ist über www.oeffentlichevergabe.de frei zugänglich.
Self-Service-Portal und Redaktionssystem: Die beiden Komponenten ergänzen den Datenservice Öffentlicher Einkauf, dienen zur manuellen Erfassung von Bekanntmachungen, zur Erleichterung der Anbindung und Statusnachverfolgung von Bekanntmachungen.
Rechtsgrundlage für eForms
... sind die Durchführungsverordnungen (EU) 2019/1780 und (EU) 2022/2303 der Europäischen Kommission, die die Digitalisierung der Bekanntmachungsunterlagen in Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte vorschreiben. Für die verbindliche Umsetzung und Einführung von eForms in Deutschland (eForms-DE) wurde die Vergabeverordnung (VgV) durch den Bundestag und Bundesrat entsprechend geändert (vgl. Bundesgesetzblatt vom 23. August 2023).
