Symbolbild: Eine Hand hält eine Glühbirne, über der eine Vernetzungswolke schwebt
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Der „Wumms“ für die digitale Verwaltung kann kommen

Dr. Uda Bastians vom Deutschen Städtetag hält einen Digitalisierungsschub in den Kommunen jetzt für möglich

Durch das Corona-Konjunkturpaket ist das Geld da - nun braucht es einen zukunftsweisenden Ansatz, der die vollständige und medienbruchfreie Digitalisierung vom Antrag bis zum Fachverfahren im Auge hat. Welche Elemente dafür notwendig sind.

Uda Bastians

Eine bis vor kurzem noch unvorstellbare Zahl steht im Raum: Im Corona-Konjunktur- und Krisenbewältigungspaket der Bundesregierung vom 3. Juni 2020 sind drei Milliarden Euro für die digitale Verwaltung vorgesehen. Im Visier dabei: die beschleunigte Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Gefördert werden sollen Projekte, die in den Ländern und Kommunen wirken. Es sollen digitale Angebote nach dem Prinzip „Einer für alle“ entwickelt werden, die über Plattformen ausgetauscht werden können. Der Grundgedanke dabei wirkt bestechend einleuchtend: Nicht jede Stadt, nicht jedes Land muss das Antragsverfahren für jede Verwaltungsleistung (z. B. den Jagdschein) individuell entwickeln, so dass die begrenzten individuellen Ressourcen gemeinsam genutzt werden können.

Corona beschleunigt die Digitalisierung 

Insofern hat die Corona-Krise auch ihr Gutes: Sie hat der Bundesregierung die Notwendigkeit digitaler Handlungsfähigkeit mehr als deutlich vor Augen geführt. Es ist nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit, Angelegenheiten mit der Verwaltung vom heimischen Sofa aus erledigen zu können. Es ist eine Notwendigkeit. Zwar wurde der Bedarf digitaler Zugänge zur Verwaltung auch schon vor Corona gesehen; das OZG entstammt dem Jahr 2017 und sieht vor, dass bis 2022 rund 575 Verwaltungsleistungen digital zugänglich sein sollen. Aber die dafür notwendigen Mittel fehlten weitestgehend, insbesondere für die kommunale Ebene, die immerhin rund 75 Prozent der Verwaltungsleistungen in Deutschland erbringt.

Drei Milliarden Euro sind nicht zu hoch gegriffen

Jetzt kommt, etwas überraschend, das Geld für die digitale Verwaltung auch für die Ebene der Länder und Kommunen – und es muss in kurzer Zeit den maximalen Effekt bewirken. Denn auch wenn der Betrag auf den ersten Blick hoch erscheint, so ist er doch angesichts der anstehenden Aufgabenfülle nicht zu hoch gegriffen. Es ist notwendig, die Mittel planvoll mit einem gemeinsamen Zielbild einzusetzen, das über den Ansatz des OZG deutlich hinausgeht. Das OZG sieht lediglich den digitalen Zugang zur Verwaltung vor, betrachtet also allein die Schnittstelle vom Bürger zum Staat, gewissermaßen die Oberfläche. Wir brauchen jetzt aber einen zukunftsweisenden Ansatz, der die vollständige und medienbruchfreie Digitalisierung vom Antrag bis zum Fachverfahren im Auge hat. Das muss das gemeinsame Ziel sein.

Struktur geben, vereinfachen, zentrale Lösungen

Zentral sind dabei drei Elemente: Es müssen tragfähige Strukturen für durchgängig digitale Verwaltungsprozesse geschaffen werden (die Basis). Prozesse müssen entbürokratisiert und vereinfacht werden, damit die Entwicklung austauschbarer digitaler Prozesse gelingt (digitale Verfahren). Und für die (bundes-)zentralen Aufgaben, die vor Ort im Auftrag oder auf Weisung von den Kommunen ausgeführt werden, können Angebote von zentralen Lösungen eine schnelle flächendeckende Digitalisierung herbeiführen (der Turbo).

1. Die Basis der Digitalisierung

Digitale Verfahren setzen digitale Bearbeitungsmöglichkeiten voraus. Die Finanzierung der Grundvoraussetzungen der Digitalisierung ist ein nachhaltiges Einsatzfeld für die Mittel des Konjunkturpakets. Ein besonders wichtiges Element dabei ist die E-Akte. Ohne E-Akte wird die digitale Verwaltung nicht Realität werden. Mit der elektronischen Aktenführung in Kombination mit der elektronischen Vorgangsbearbeitung lassen sich Medienbrüche vermeiden, die ansonsten zwangsläufig die digitale Verwaltung ausbremsen. Aber auch die Implementierung und der Support für (neue) Software-Lösungen ist notwendig und kostspielig, ebenso wie die Weiterbildung und Schulung der städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ohne die es nicht gehen wird. Viel zu oft werden diese Grundvoraussetzungen in den Kalkulationen vernachlässigt, weil nur auf den sichtbaren Effekt nach außen geschaut wird, dabei sind sie unerlässlich für den Erfolg.

Symbolbild: Über einer geöffneten Hand schwebt eine Glühbirne
Strukturiertes Vorgehen ist gefragt. Die bisherigen analogen Prozesse einfach 1:1 umzusetzen, verschenkt die Potentiale digitaler Verfahren
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2. Digitale Verfahren entwickeln, Austausch ermöglichen

Digitalisierung bringt nur dann Erfolg, wenn auch die Verfahren an die digitalen Möglichkeiten angepasst werden. Die überkommenen Prozesse der analogen Welt müssen entbürokratisiert werden, um die Potenziale des digitalen Raumes zu nutzen.

Das Bremer Projekt „ElfE“

Ein gutes Beispiel ist das Bremer Projekt „ElfE“. Hier sollen per Mausklick Geburtsurkunde, Kindergeld und Elterngeld beantragt werden können, ein automatisierter Datenaustausch macht dies möglich. Die datenschutzkonforme Lösung setzt die Einwilligung der Eltern voraus, die sich dafür viele Wege in unterschiedliche Verwaltungsbereiche ersparen. So einfach und überzeugend das klingt, gibt es doch ein „aber“: Das bereits 2017 initiierte Projekt setzt nicht nur einen vereinfachten Sollprozess voraus, es sind vielmehr auch die notwendigen rechtlichen und technischen Voraussetzungen zu schaffen. Und so braucht auch das eigentlich sehr einleuchtende Projekt „ElfE“ einen langen Atem – erst 2020 wurden die notwendigen Änderungen in ein Gesetzgebungsverfahren eingespeist, das noch nicht abgeschlossen ist. An dem Beispiel zeigt sich: Der finanzielle Aufwand für vereinfachte Verwaltungsprozesse ist hoch. Eine schlichte 1:1-Digitalisierung der bisherigen analogen Prozesse würde die Potentiale digitaler Verfahren verschenken.

Hier grundhaft anzusetzen, ist zwar kurzfristig aufwändiger in der Entwicklung und Umsetzung, langfristig aber ein Gewinn für alle. Wenn solche Lösungen dann noch einfach übertragbar und so zwischen den Verwaltungen austauschbar und vor Ort einsetzbar sind, würde dies der Digitalisierung einen großen Schub geben. Daher ist – neben der Entwicklung originär digitaler Verfahren – auch die Entwicklung einer Austauschplattform ein weiteres gutes Einsatzfeld der Mittel des Konjunkturpakets.

3. Der Turbo: Angebote zentraler Lösungen

Der Betrieb dezentral organisierter IT-Lösungen bedeutet für die Städte einen erheblichen Aufwand. Jede Stadt muss die notwendigen Leistungen beschreiben, Ausschreibungen durchführen und die Lösungen in die IT-Systeme implementieren. Diese Aufwand ist notwendig und richtig in Verfahren, die Entscheidungsspielräume vor Ort beinhalten und so für die kommunale Selbstverwaltung bedeutsam sind. Für eine schnelle und effiziente Digitalisierung jener Aufgaben aber, die die Städte ohne eigene Spielräume im Auftrag oder auf Weisung von Bund oder Land wahrnehmen, sind jeweils individuelle Lösungen ineffizient. Hier sollten vielmehr zentrale Lösungen bzw. Referenz-Geschäftsprozesse angeboten werden, die von den Städten genutzt werden können. Ein Weg wäre die zentrale Ausschreibung mit Zugriffsmöglichkeiten für die Kommunen. Für diese Angelegenheiten stünden dann binnen kurzer Zeit Lösungen zur Verfügung, die für alle rund 11.000 Gemeinden in Deutschland einsetzbar wären.

Digitalisierung ist nicht nur Kür, sondern Pflicht

Die gute Nachricht ist: Bei Schaffung dieser Voraussetzungen – tragfähigen Strukturen, entbürokratisierte und medienbruchfreie Verfahren mit einer Austauschplattform und schließlich zentrale Lösungsangebote für Auftragsangelegenheiten – ist ein Digitalisierungsschub jetzt möglich. Die Corona-Krise hat uns gezeigt: Digitalisierung ist nicht Kür, sondern Pflicht. Die Mittel sind jetzt da. Der IT-Planungsrat muss sie nun so sachgerecht verteilt, dass der maximale Effekt erzielt wird. Dies gelingt, wenn sie vor allem für die kommunale Ebene eingesetzt werden, die rund drei Viertel der Verwaltungsleistungen erbringt. Die Städte stehen bereit, echte digitale Verwaltung Realität werden zu lassen.

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