Teamwork BVA
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Schichtdienste digital und familienfreundlich planen

Das Bundesverwaltungsamt erstellt Dienstpläne über die hauseigene Lösung FAZIT-Online und bindet Mitarbeitende frühzeitig ein

Die Planung von Schichtdiensten stellt für die Verantwortlichen eine große Herausforderung dar. Es müssen nicht nur alle arbeitsrechtlichen Regelungen eingehalten, sondern idealerweise sollen auch die Wünsche der Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Ist schon die Aufstellung von Plänen mit großem manuellem Aufwand verbunden, steigt dieser noch, wenn kurzfristig eintretende Vakanzen eine Umplanung erfordern. 

Katja Bühler

Seit Juli 2021 geht das Bundesverwaltungsamt (BVA) neue Wege bei der Personaleinsatzplanung im Wechselschichtdienst: Die Behörde hat eine nachhaltige Systemlösung in Betrieb genommen, die die verschiedenen arbeitsrechtlichen Formen und Bestimmungen von Beamten/Tarifbeschäftigten, Vollzeit/Teilzeit, Früh-/Spät-/Nachtschichten abbildet.

Hierzu wurde ein neues Modul in FAZIT-Online entwickelt, einem hauseigenen IT-Produkt des Bundesverwaltungsamtes. FAZIT-Online ist eine Weboberfläche, die Prozesse im Bereich des Arbeitszeitmanagements abbildet. Diese Daten werden über Schnittstellen an die digitalen Fachsysteme (Personalsystem und Zeiterfassungssystem) übertragen. FAZIT-Online bietet die gute Möglichkeit, bestehende Strukturen der Arbeitszeiterfassung zu nutzen und erlaubt eine ökonomische und zeitnahe Umsetzung.

Das neue Modul vereinfacht die Dienstplanerstellung anhand integrierter Rechtsgrundlagen und erlaubt eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden. FAZIT-Online ruft die notwendigen Daten direkt über die Schnittstellen aus den Fachsystemen ab und überträgt diese in den Schichtplan, so dass manuelle Einträge nicht mehr erforderlich sind. Die Planung der betrieblichen Anforderungen  24/7-Dienst, Mindeststärken und Abwesenheiten  erfolgt integriert, ohne Systembrüche und gesetzeskonform.

Die eingebauten Plausibilitätsprüfungen unterstützen die Schichtdienstplanung. Beispielsweise erfordert der Anspruch auf die volle Zulage bei einer Beamtin bzw. einem Beamten, mindestens 45 Nachtstunden und 4 Dienstpaare im laufenden Monat. Bei der Planung wird automatisch berechnet und angezeigt, ob und in welcher Höhe die Zulagenvoraussetzungen erfüllt sind. Farbliche Markierungen machen Abweichungen sofort erkennbar, im Bedarfsfall kann so direkt nachgesteuert werden.

Gesetzliche Ruhezeiten lassen sich einhalten, indem ein entsprechender Hinweis mahnt und die Planungsfortsetzung verhindert. So kann grundsätzlich auf eine Spätschicht am Folgetag keine Frühschicht erfolgen, da die Mitarbeitenden keine 11 Stunden Freizeit zwischen beiden Diensten hätten.

Bessere Work-Life-Balance

Die Mitarbeitenden werden frühzeitig in den Planungsprozess eingebunden. Jeder Mitarbeitende kann bis zu einem festgelegten Tag im Monat besondere Dienstwünsche eintragen. Der Planende bekommt somit eine übersichtliche Darstellung von jedem einzelnen Mitarbeitenden und kann trotz der bekanntlich schwierigeren Arbeitsbedingungen, die der Wechselschichtdienst mit sich bringt, eine bessere Vereinbarkeit zwischen Beruf und Privatleben ermöglichen. 

Die Mitarbeitenden können Tauschanträge stellen. Aufgrund der Plausibilitätsprüfung werden ausschließlich diejenigen Tauschpartner angezeigt, die sowohl dem eigenen Team angehören als auch arbeitszeitrechtlich die Möglichkeit zu einem Tausch hätten.

Um die Übersichtlichkeit für die Mitarbeitenden zu erhöhen, hat jeder die Möglichkeit, sich den Dienstplan in verschiedenen Varianten anzeigen zu lassen. Neben dem persönlichen Plan und einem Gesamtplan kann auch ein Wochenplan erzeugt werden, der die Teambesetzung in der zugeteilten Schicht deutlich aufzeigt. Das ist von den Mitarbeitenden sehr positiv aufgenommen worden.

Weiterentwicklung geplant

Der Grundstein für die Weiterentwicklung des Moduls ist gelegt. Mit dem nächsten Release werden weitere Funktionalitäten wie zum Beispiel eine Zyklusplanung erwartet, die eine alternierende Schichtplanfolge ermöglicht. Zusätzlich wird die Ausgestaltung eines End-to-End-Prozesses „von der Schicht bis zur Auszahlung“ angestrebt, um künftig medienbruchfrei planen und abrechnen zu können.

Die besonderen Anforderungen des Wechselschichtdienstes mit seinem komplexen Regelwerk konnten unter Beteiligung interner und externer Experten (Firma Materna) umgesetzt werden. Die fokussierte Vorgehensweise der Beteiligten und der partnerschaftliche Umgang untereinander erwies sich einmal mehr als Erfolgsfaktor für das Projekt, so dass eine Realisierung des Moduls Schichtdienstplanung innerhalb von nur 18 Monaten gelungen ist. Für das BVA ist das Schichtplanungstool in FAZIT-Online ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung. Andere Einrichtungen, die eine standardisierte Form der Schichtdienstplanung anstreben, haben bereits Interesse angemeldet.

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