Von der dokumentenbasierten Vergabe zum digitalen Prozess: Wie gelingt durchgängige Beschaffung im öffentlichen Sektor?

Von der E-Vergabe zum durchgängigen Prozess

Ob Kommunen, Länder oder Bundesbehörden: Vergabestellen müssen Beschaffungsprozesse effizient, transparent und nachvollziehbar gestalten.

Gleichzeitig sind die Abläufe häufig durch einzelne Systeme, Dokumente und manuelle Übergaben geprägt. Informationen werden mehrfach erfasst, Daten lassen sich nur eingeschränkt weiterverwenden und der Überblick über den gesamten Beschaffungsprozess bleibt aufwendig.

Der nächste Schritt der Digitalisierung setzt deshalb nicht allein bei der elektronischen Bereitstellung von Vergabeunterlagen an. Entscheidend ist vielmehr, Daten und Prozesse über den gesamten Beschaffungszyklus hinweg miteinander zu verbinden. So können Informationen systematisch genutzt, Abläufe besser aufeinander abgestimmt und manuelle Tätigkeiten reduziert werden.

Doch wie lässt sich dieser Ansatz in der Praxis umsetzen? Und welche Rolle können integrierte KI-Funktionen dabei spielen?

Beschaffung ganzheitlich denken – von der Bedarfsmeldung bis zum Vertrag

Im Webinar „Von der dokumentenbasierten Vergabe zum digitalen Prozess: Wie gelingt datengetriebene Beschaffung im öffentlichen Sektor?“ zeigen Jonathan Weppler und Carl Wilhelm Haas von Mercell, welche Möglichkeiten durchgängige digitale Beschaffungsprozesse eröffnen.

Anhand einer Live-Demonstration im Mercell-System erhalten die Teilnehmenden Einblicke in einen Prozess, der bei der Bedarfsmeldung beginnt und über das Vergabemanagement bis zum Vertrags- und Lieferantenmanagement reicht. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie sich einzelne Schritte zu einem zusammenhängenden digitalen Ablauf verbinden lassen.

Ein weiterer Schwerpunkt ist der Einsatz künstlicher Intelligenz in der Beschaffung. Die Referenten erläutern, wie integrierte KI-Funktionen öffentliche Auftraggeber bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren unterstützen können.

Neben den technischen Möglichkeiten geht es auch um die grundsätzliche Perspektive auf die Beschaffung: Welche Herausforderungen entstehen durch dokumentenbasierte Abläufe? Welche Vorteile bietet ein datenorientierter Ansatz? Und wo können digitale Prozesse im Verwaltungsalltag konkret ansetzen?