Dienstleister in Digitalprojekten
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Wie Sie Dienstleister in Digitalisierungsprojekten zielgerichtet steuern

Ein strategischer Leitfaden

Das Whitepaper „Dienstleister in Digitalisierungsprojekten zielgerichtet steuern“ gibt strategische Impulse für eine effiziente und nachhaltige Auftraggeber-Aufnehmer-Beziehung in der öffentlichen Verwaltung

Bastian Witte

Die Idee, sich für Digitalisierungsprojekte externe Unterstützung zu holen, sei es beratend oder liefernd, ist nicht neu. Die zielgerichtete Steuerung von Dienstleistern gewinnt auch in der öffentlichen Verwaltung immer mehr an Bedeutung. Die Gründe hierfür sind vielfältig:

  • Die Komplexität von Digitalisierungsprojekten nimmt stetig zu. Das liegt einerseits an kürzeren Innovationszyklen und immer neuen rechtlichen Vorgaben, aber auch an den steigenden Anforderungen der Gesellschaft an die öffentliche Verwaltung. All das erzeugt eine Menge Koordinierungsaufwand.
  • In der Regel gibt es nicht mehr nur „den einen“ Dienstleister, der alle Leistungen (fachlich, methodisch, technisch) aus einer Hand bietet. Systemhäuser liefern in der Regel fertige Produkte. Beratungsunternehmen bieten passgenaue, flankierende Beratungsleistungen und das notwendige Prozess- und Projektmanagement. Infolgedessen sind zahlreiche Dienstleister in Projekten tätig, die entsprechend gesteuert und orchestriert werden müssen.
  • Durch die steigenden Anforderungen und Aufgaben in öffentlichen Verwaltungen und dem daraus resultierenden Personalmangel, sind die Methoden oft nicht flexibel abrufbar.
  • Je komplexer (und teurer) Projekte werden, desto höher werden die Anforderungen an Compliance und Revisionssicherheit. Diesen sind nicht nur die Auftraggeber-Organisationen unterworfen, sondern auch die Dienstleister, wenn sie Unterstützungsleistungen erbringen.
Cover Whitepaper Dienstleister in Digitalisierungsprojekten zielgerichtet steuern

Reibungsfreier und kooperativer

In den Beratungsprojekten zur Dienstleistersteuerung, die Cassini Consulting bisher begleitet hat, wie zum Beispiel im Kontext Netze des Bundes, im Rahmen der IT-Konsolidierung Bund sowie bei aktuellen Mandaten zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG), haben wir unser Augenmerk auf die verschiedenen Steuerungsdimensionen und die oben genannten Herausforderungen gelegt. So konnten wir die Projektorganisation entsprechend anpassen und zielgerichtet aufsetzen. Im Ergebnis verliefen die Projekte, entsprechende Abstimmungs- und Controlling-Zyklen als auch die Interaktion mit projektkritischen Stakeholdern reibungsfreier und kooperativer als zuvor.

Der Cassini Dienstleister-Steuerungsansatz strukturiert die „Regler“, mit denen Sie die richtige Konfiguration für Ihr Projekt oder Vorhaben finden. Er soll Hilfestellung, Gesprächsgrundlage und Impulsgeber für die systematische Adressierung der Dienstleistersteuerung sein. Denn, gezielt aufgebaut und konsequent verfolgt, schafft die Dienstleistersteuerung unserer Erfahrung nachfolgenden Mehrwert in Ihren Projekten:

  • Eine methodisch gestützte Auswahl des Dienstleisters unter Beachtung vergaberechtlicher Prozesse und eine strukturierte Anforderungsanalyse stellen die notwendige Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers im Interesse des Auftraggebers sicher.
  • Beide Seiten, Auftraggeber wie Auftragnehmer, entwickeln ein gemeinsames und realistisches Verständnis hinsichtlich der Erwartungen an die Zusammenarbeit und das gemeinsame Projektziel.
  • Geeignete Vorgehensmodelle und Steuerungsinstrumente steigern Effektivität und Effizienz. Zudem schaffen sie Verbindlichkeit und Transparenz.
  • Interessenkonflikte zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer(n) sowie unter den Dienstleistern werden bestmöglich reduziert oder durch geeignete Strukturen aufgelöst.
  • Mittels methodisch gestütztem Wissenstransfer kann zugekaufte Expertise in der Organisation des Auftraggebers verankert, und damit Unabhängigkeit geschaffen werden.
  • Über verschiedene Formen des Coachings (Einzelcoaching, Teamcoaching, Projektcoaching) kann der Auftraggeber eng bei der Erarbeitung eigener Lösungs- und Umsetzungsstrategien begleitet werden.

Dieser Leitfaden spiegelt die Summe der Erfahrungen vieler Cassini-Beratungsmandate unter Beteiligung von zu steuernden Dienstleistern wider und soll Ihnen Impulse für die Diskussion, Konzeption und Umsetzung liefern. Als Veranschaulichungsbeispiel dient uns der Dienstleister-Lebenszyklus mit seinen fünf aufeinanderfolgenden Phasen, dargestellt in Kapitel 2. In Kapitel 3 stellen wir den Cassini DienstleisterSteuerungs-Ansatz vor und illustrieren die fünf von uns identifizierten Steuerungsdimensionen. Zum Schluss veranschaulichen wir das Modell anhand eines Anwendungsbeispiels. Wir hoffen, der vorliegende Leitfaden unterstützt Sie bei der erfolgreichen Dienstleistersteuerung. Sie haben Fragen oder wünschen eine Beratung? Sprechen Sie uns gerne an!

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