Ein Kompass zeigt auf den Begriff Erfolg
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Digitale Antragstellung: Leipzig half seinen Soloselbständigen mit Unternehmerlohn

Interview mit IT-Projektleiter Eric Patzschke, Amt für Wirtschaftsförderung der Stadt Leipzig

Leipzig hat verstanden, was Digitalisierung bedeutet: Wer Prozesse gut kennt und optimiert, kann sie auch gut digital abbilden. Mit dem Programm "Leipzig hilft Soloselbständigen" ist der Stadt die Digitalisierung eines solchen Prozesses gelungen. Die digitale Antragstellung war viel weniger anfällig für Doppelanträge oder Betrugsversuche, als das etwa in Berlin der Fall war, wo man auch noch nach Monaten mit falschen Bescheiden und Rückforderungen zu kämpfen hat. Im Interview spricht Eric Patzschke, Projektleiter IT-, Medien- und Kreativwirtschaft beim Amt für Wirtschaftsförderung, über ein Programm, das zwar nicht schnell, dafür aber sehr gründlich umgesetzt wurde.

Eric Patzschke

Im März/April 2020 hat die Stadt Leipzig in kurzer Zeit das Projekt „Leipzig hilft Soloselbständigen“ aufgesetzt, im November 2020 ging es in die 2. Runde. Inwiefern veranschaulicht es Vorteile des OZG?

Mit „Leipzig hilft Soloselbständigen“ reagierte die Stadt auf die prekäre Situation ihrer Soloselbstständigen, Künstler und Kreativen und setzte ein Programm auf, um ihnen den entgangenen Lohn auszugleichen. Zu diesem Zeitpunkt blieb den Unternehmern nur die Grundsicherung mit Arbeitslosengeld II als Alternative. Die Stadt hat dafür Gelder in Höhe von fünf Millionen Euro zur Verfügung gestellt, und unser Auftrag als Wirtschaftsförderer war, den Rahmen für dieses Programm zu stecken. Wie üblich, gaben wir inhaltlich klare Richtlinien vor, etwa wer, warum und wie viel Geld bekommt.

Doch in der Pandemie gab es kein „wie üblich“.  Schnell wurde uns klar: Der Vorgang von Antragstellung über Bewilligung bis hin zur Auszahlung muss so digital wie möglich gestaltet sein. Der Freistaat Sachsen legte dafür mit dem Portal Amt24 einen Grundstein für unsere digitale Lösung.  Für uns hieß es, den Antrag passgenau für dieses Portal zu definieren. Aber leichter gesagt als getan: Nach einer sechswöchigen Vorentwicklung und dem Stadtratsbeschluss zum 1. Mai 2020 haben wir 18 Tage später angefangen, den ersten Förderbescheid digital auszustellen. Die Bemühungen lohnten sich: Innerhalb von vier Wochen haben wir fast 3.000 Anträge behandelt, davon sind etwa 85 Prozent bewilligt worden. Das hätten wir natürlich nicht geschafft, wenn wir dafür keine digitale Lösung entwickelt hätten – eine digitale Lösung nach dem Vorbild des OZG.

Wie haben Sie das technisch gelöst? 

Auf unserer Seite gibt es unglaublich viele Schnittstellen. Das, was der Antragsteller gesehen hat, ist der Antrag auf Amt24, wo er sich erstmal registrieren musste und den Antrag stellen konnte. Aber was dann bei uns im Background ablief, das war viel komplexer. Wir hatten ein System, das unsere IT-Tochter, die LECOS, mit uns gemeinsam entwickelt hat – und über dieses System wurde der digitale Antrag eingespielt. Mit Hilfe dieses Systems haben wir auch unsere Förderentscheidungen getroffen. Der Antrag wurde dort 1:1 gespiegelt, und wir hatten dafür eine Art Prüfprotokoll entwickelt.

Mussten Sie sich personelle Verstärkung holen?

Mehr als 40 Sachbearbeiterinnen aus unterschiedlichen Ämtern unterstützten uns beim Programm. Die Schulung der temporär eingesetzten Sachbearbeiter ging einfach, da der Vorgang vollautomatisiert war – eine Entscheidung konnte auch innerhalb von 20 Minuten gefällt werden. Das Prüfprotokoll hat quasi sichergestellt, dass die Vorgaben des Stadtrates und unserer Förderrichtlinien umgesetzt wurden und dass der Antrag schneller beschieden oder abgelehnt werden kann. Daher konnte jede einzelne Sachbearbeiterin die Anträge bearbeiten. Und summa summarum haben wir eine Anbindung an unser städtisches SAP-System umgesetzt, wodurch die Auszahlung dann abgewickelt werden konnte.

Die Auszahlung ging ja dann recht schnell ...

Der erste Antragsteller hatte am 22. Mai 2020 sein Geld auf dem Konto. Das heißt: Am 18. Mai wurde der Antrag gestellt, noch am selben Tag wurde bearbeitet. Je nach Umfang oder Richtigkeit beziehungsweise Fehlerhaftigkeit des Antrags hat die Bearbeitung manchmal 20 Minuten gedauert, manchmal zwei Stunden. Im Einzelfall musste auch mit dem Antragsteller nochmal kommuniziert werden, wenn Angaben falsch oder nicht plausibel waren. Es wurde also im Prinzip nach vier Tagen ausgezahlt und über eine Druckstrecke (so haben wir das genannt), ein Apparat, der den Förderbescheid ausdruckt, frankiert und richtig beschriftet, zur Post gegeben. Nicht ganz papierlos, aber schon Mal kontaktlos. Also niemand musste etwas händisch machen, das spart natürlich Zeit.

Wie wird sich die Antragstellung über das Portal weiterentwickeln?

Wir sind bei weitem noch nicht am Ende der Entwicklung. Wir haben die Antragstellung über das Portal Amt24 angegangen, da der Freistaat das so festgelegt hat, und natürlich auch mit Unterstützung unseres Hauptamtes. Aber wir sind noch nicht da, wo wir hinwollen: Ein Portalmanagementsystem bedeutet auch, dass die Kommunikation mit den Kunden nur über dieses Portal abläuft. Das heißt, wenn eine Sachbearbeiterin im Amt feststellen, da fehlt etwas, dann schickt sie über das Portal eine Nachricht in das Postfach des Antragstellers. Also ähnlich, wie wir das aus dem Bankwesen kennen: Dort kommen die Nachrichten von der Bank an, und man selbst lädt Dokumente hoch, gesichert durch die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Vorteil für den Sachbearbeiter: Weniger Fehler bei den Anträgen, kein Zeitverlust wegen zusätzlicher Authentifizierung des Kunden und der Schutz der persönlichen Daten. Dorthin wollen wir perspektivisch. Und das Verfahren hat uns gezeigt, dass man das noch schärfen muss. Ansonsten hat man eine starke Telefon- und E-Mail-Kommunikation, gegebenenfalls sogar per Brief.  

Mittelfristig wollen wir alle unsere Förderprogramme digitalisieren und über Amt24 anbieten, langfristig soll die gesamte Kommunikation während der Antragstellung ebenso über das Portal laufen.  

Das Land Berlin hat anfangs viele Anträge auf Überbrückungsgeld bewilligt. Aber bald stellte sich heraus, dass es darunter viele falsche Bescheide gab. Wie war es in Leipzig?  

Von Doppelanträgen, wie es sie zum Beispiel in Berlin und Thüringen gab, waren wir sehr weit entfernt. Wir haben von Anfang an an Datenbanken gedacht, in denen jeder Antragsteller eine klare ID hat. Der Antragsteller ist identifiziert worden, es gab mehrere Prüfziffern wie zum Beispiel die Steuernummer oder die Personalausweis-ID. Wir konnten mit unserem System eindeutig ausschließen, dass es Doppelanträge gibt. Wenn es sie gab, haben wir sie immer gefunden und haben den Antragsteller aufgefordert, den Antrag zurückzuziehen. Wenn wir festgestellt haben, hier hat jetzt kein Einzelunternehmer beantragt, sondern eine GbR, dann haben wir auch das in den meisten Fällen erkannt.

Gab es Feedback zu „Leipzig hilft Soloselbständigen“?

Uns war es besonders wichtig, den Soloselbständigen beizustehen und ihnen zu zeigen, dass sie wertvoll für die Leipziger Wirtschaft sind. Laut einer Befragung im Nachgang haben wir das auch erreicht:

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  • 68 Prozent haben sich für dieses Programm entschieden und nicht für Hilfen nach SGB II oder III (ALG I oder ALG II), weil sie sich als Unternehmer angesprochen fühlten.

Die Befragung ergab auch eine hohe Zufriedenheit mit dem Prozess und der Bearbeitungsgeschwindigkeit:

  • 93 Prozent waren zufrieden oder sehr zufrieden mit der Bearbeitungsqualität (Verständlichkeit, Freundlichkeit, Kommunikation) ihres Antrags.
  • 96 Prozent waren zufrieden oder sehr zufrieden mit der Bearbeitungszeit des Antrags.
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Wir waren mit unserem Programm zwar relativ spät – diese Kritik gab es – dafür waren wir aber gründlich. Wir hatten genug Entwicklungszeit, die wir uns auch nehmen mussten. Eine Verwaltung ist nicht per se darauf vorbereitet, innerhalb so kurzer Zeit so viele Anträge abzuwickeln.

Ein anderes Programm aus dem Amt für Wirtschaftsförderung ist „Leipzig vernetzt“, eine B2B-Handelsplattform, die Leipziger Unternehmen und Produzenten digital fit macht. Was war die Idee dahinter?

Die Idee dazu ist entstanden, weil wir als Stadt Maskenhersteller über Twitter gesucht haben und dann selbst über die Vielzahl an Meldungen überrascht waren. Wir mussten uns überlegen, wie wir damit umgehen: Wie sollen wir die Angebote listen? Wie sollen wir die Geschäftsbeziehungen mit dem Anbieter abbilden? Wir brauchten eine Plattform – „Leipzig vernetzt“ ist eine B2B-Plattform der modernen Wirtschaftsförderung. Die Plattform-Ökonomie stellt uns regional vor große Herausforderungen; Händler von Produkten im Bereich B2B haben etwa Schwierigkeiten, sichtbar zu sein. Besondere Nachteile entstehen, wenn regionale und überregionale Geschäftsbeziehungen aufgrund der Corona-Krise wegbrechen.

Wie sieht die Vernetzung konkret aus?

Es ist mehr als eine reine Vernetzung – es ist Digitalisierung im vollen Umfang. Man lässt sich nicht nur einen Business-Shop bauen, sondern Händler und Produzenten bringen auch ihre Geschäftsbeziehung mit auf die Plattform. Etwa wenn Sie Einkäufer haben, so werden diese regional mit eingebunden.  Aber hier ist noch nicht Schluss: Durch die Technologie, die dahintersteckt, hat man die Chance, überregional oder sogar weltweit mit seinem Produkt sichtbar zu werden.

Das Programm steckt noch in den Kinderschuhen – woran liegt das?

Digitalisierung braucht seine Zeit. Teilnehmende Produzenten und Händler sind unterschiedlich aufgestellt: Manch einer arbeitet noch mit Excel-Tabellen, andere haben bereits in Warenwirtschaftssysteme und CMS-Programme investiert. Klar, dass wir einige wenige Vorreiter haben, aber wir möchten einen Großteil der Unternehmen auf diese Reise mitnehmen, um sie mit der Digitalisierung fit für die Zukunft machen. Bisher haben wir  22 Unternehmen angebunden. Da ist also noch Luft nach oben.

Dass wir auf dem richtigen Weg sind, zeigt unsere Platzierung in der Smart-City-Index-Bewertung 2020 der Bitkom: Wir sind im Ranking auf Platz 12 aufgestiegen. Letztendlich müssen wir als Wirtschaftsförderung die richtigen Trends erkennen, um unsere Unternehmen zu stärken. Mit „Leipzig vernetzt“ unterstützen wir Händler und Produzenten in der Digitalisierung und im eCommerce. Die bereits 22 angebundenen Unternehmen sind die ersten Partner unseres Netzwerks.

Aktuell nimmt Leipzig beim Smart-City-Index 2020 Platz 12 unter den 81 bundesdeutschen Großstädten ein. Besonders hohe Werte hat die Stadt im Bereich „Gesellschaft“. Welche Leuchtturmprojekte gibt es hier?

Da gibt es zum Beispiel die Initiative „Hardware for Future“, ein gemeinsames Projekt vom Referat Digitale Stadt und dem Verein Dezentrale. Es ist im Frühling 2020 entstanden. Das Projekt betrifft vor allem auch die Verwaltung, weil nicht nur von Leipziger Unternehmen, sondern auch von der Verwaltung aussortierte PCs, Monitore und Notebooks aufbereitet und an Kinder weitergereicht werden, die aus einkommensschwachen Familien stammen. Dadurch hatten diese Kinder einen leichteren Zugang zum digitalen Unterreicht. Das Projekt läuft sehr erfolgreich und soll in den kommenden Jahren auch weitergeführt werden.

Das Interview führte Diane Schöppe