Amt Hüttener Berge
© Hans Claus Schnack.

Ein Jahr „Hüttis Digitale Werkstatt“

Teil 2: Was ist aktuell geplant?

Das Amt Hüttener Berge mit seinen 16 Gemeinden und rd. 15.000 Ein-wohner*innen liegt im Herzen Schleswig-Holsteins. Es gilt über die Grenzen des Bundeslandes hinaus als digitaler Vorreiter im ländlichen Raum.
Dieser zweite Beitrag beleuchtet, was in diesem auf mehrere Jahre an-gelegten, von EU, Bund, Land und Region Digitalisierungsprojekt, das 2017 mit der Erarbeitung von „Hüttis Digitaler Agenda“ durch das Beratungshaus HÖHN CONSULTING seinen Anfang genommen hat und mit „Hüttis Digitaler Werkstatt“ 2018 in die planmäßige Umsetzung digitaler Angebote eingetreten ist, in den kommenden zwei Jahren geplant ist.

Andreas Betz

Nach dem erreichten bzw. bevorstehenden Abschluss der Projekte der ersten Umsetzungsstufe von Hüttis Digitaler Agenda werden neben der Fortsetzung der Digitalisierung der Amtsverwaltung 2020 v. a. folgende Agendaziele priorisiert:

  • Digitale Vorschlags- und Voting-Plattform für den Ausbau der informellen Bürgerbeteiligung (Projekt „Wir machen mit“)

  • Umsetzung eines digitalen Angebots für die verbesserte Vermarktung regionaler Erzeugnisse im Amtsbereich (Projekt „Kauf im Dorf“)

  • Implementierung eines „digitalen Seniorenportals“ mit verschiedenen innovativen Angeboten zur Verbesserung der sozialen Teilhabe sowie der Gesundheit älterer Menschen

Mit der Umsetzung dieser digitalen Lösungen wird sich der „Angebotskorb“ des Bürgerportals merklich füllen. Es wird daher voraussichtlich bereits Ende 2020 seinem großen Anspruch gerecht, Online-Dienste der örtlichen Verwaltung und digitale Angebote für unterschiedliche Zielgruppen und Interessenlagen an einer Stelle zu bündeln. 

Ein Jahr „Hüttis Digitale Werkstatt“

Teil 1: Was wurde bislang erreicht?

Verwaltungsdigitalisierung

Unsere in der Digitalen Agenda als wichtiges Ziel formulierte Vision einer durchgängigen und damit medienbruchfreien Digitalisierung der Verwaltungsprozesse (von der Antragstellung über die Bearbeitung im Fachverfahren bis zur Veraktung) ist auch im neuen Projektjahr Richtschnur unseres Handelns im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung.

Wir setzen hierbei auf die vom ITVSH initiierte und koordinierte interkommunale digitale Umsetzung der zahlreichen für die kommunale Familie einschlägigen OZG-Prozesse. Unser Fokus bei der Übernahme der entwickelten Prototypen wird dabei immer darauf gerichtet sein, was wir über die Ermöglichung des Online-Zugangs zu unseren Dienstleistungen ändern müssen, damit wir die angestrebte durchgängige Prozessdigitalisierung erreichen.

Einer unserer nächsten Schritte in diesem Zusammenhang ist die Einführung des digitalen Posteingangs auf der Basis der bereits vorhandenen Funktionalität unseres Dokumentenmanagementsystems. Im Rahmen unserer agilen Vorgehensweise werden wir im ersten Schritt zunächst im Fachdienst I mit einem Testbetrieb beginnen. Unser Ziel ist es, die Einführung des digitalen Posteingangs in der gesamten Verwaltung noch vor der Sommerpause abzuschließen.

Ferner werden wir die Funktionalitäten von „Hütti feiert“ (öffentliche Veranstaltungsräume oder Grillplätze) auf die anderen amtsangehörigen Gemeinden erweitern.

Bis März 2020 wird der bereits digitalisierte Prozess der An- und Abmeldung eines Hundes weiter optimiert. Für besonders innovativ halten wir dabei die automatisierte Berechnung der jeweiligen Hundesteuergebühr auf der Basis eines Gebührenkalkulators, der die zur Berechnung erforderlichen Eckdaten dynamisch den hinterlegten 16 verschiedenen Hundesteuersatzungen entnimmt. Anpassungen dieser oder die Integration weiterer Satzungen erfordern folglich Änderungen des IT-Verfahrens, dessen von zahlreichen Kommunen geteilte Nutzung sich daher anbietet. Hinzu kommt eine elektronische Bezahlfunktion auf Grundlage der von Dataport bereitgestellten OSI-Basisfunktionalität. Eine medienbruchfreie Übertragung in das Finanzinformationssystem ist in einer nächsten Ausbaustufe geplant.

Der OZG-Prozess der Mängelmeldung umfasst neben der reinen Anzeige eines (infrastrukturellen) Mangels auch die Schadenbeseitigung und Rückmeldungen zum Bearbeitungsstatus an den Initiator der Mängelmeldung.

Gemeinsam mit dem ITVSH und weiteren kommunalen Partnern wollen wir einen digitalen Prozess für die Mängelmeldung (und -bearbeitung) entwickeln, der allen schleswig-holsteinischen Kommunen zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt werden soll.

Projekt „Wir machen mit“

Das Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung (MELUND) und das Amt Hüttener Berge wollen eine bedarfsorientierte Lösung gemeinsam so umsetzen und bereitstellen, dass diese von allen Kommunen des Landes genutzt werden kann.

Wir machen mit
© HÖHN CONSULTING

Mit Unterstützung des MELUND entsteht bis Mitte 2020 mit „Wir machen mit“ die Basisversion einer perspektivisch universell nutzbaren Lösung zur digitalen Unterstützung der Bürgerbeteiligung sowohl für den Bereich der Kommunikation Politik/Verwaltung - Zivilgesellschaft wie auch als Hilfsmittel für die Selbstorganisation bürgerschaftlicher Initiativen aller Art.

Das digitale Angebot „Wir machen mit“ versteht sich als „Ideenbörse“ im Rahmen eines informellen Vorschlagswesens. Dieses digitale Angebot soll dazu beitragen, ein möglichst breites „Bürgervotum“ zu einem bestimmten Vorschlag zu erhalten. Die Rückmeldungen und Stellungnahmen werden nach Möglichkeit so systematisiert, dass sie statistisch und in Form von Diagrammen auswertbar sind. Die Vorschläge, die sich auf diesem Wege als zielführend und aussichtsreich erweisen, dienen der Entscheidungsvorbereitung in den dafür zuständigen politischen Gremien der Gemeinden.

Durch die Nutzung des Bürgerportals mit einem einheitlichen Benutzerlogin (Authentifizierung) können doppelte Eingaben oder Stimmabgaben verhindert werden.

Mittelfristig soll Hüttis „Wir machen mit“ den skizzierten Prozess

  1. „Vorschlag zur Meinungsbildung digital einstellen“

  2.  „Bewertung durch die Community“

  3. „Votum für die Entscheidungsfindung“

  4. „Entscheidungsfindung durch die zuständigen Stellen / Gremien“ in allen Bereichen des kommunalen Lebens im Amtsbezirk erleichtern und zur Verfügung stellen.

Die Gemeinde kann in ihrer Hauptsatzung verbindlich regeln, bei welchen Gegebenheiten eine Beratung ggf. mit Beschluss im zuständigen Fachausschuss erfolgt. Alternativ kann der/die Bürgermeister*in mit der Weiterverfolgung des Anliegens betraut werden. Das Projekt wurde bereits 2019 begonnen und entwickelt sich zurzeit sehr positiv. Es wird in der Basisversion, die ab Jahresmitte 2020 zur Verfügung stehen wird, alle Kernfunktionen eines informellen Vorschlagswesens auf kommunaler Ebene bieten.

​​​​​​Projekt „Kauf im Dorf“

Ein wichtiges Ziel von Hüttis Digitaler Agenda ist es, die regionalen Erzeuger und Einzelhändler sowie das lokale Handwerk untereinander sowie mit ihren (potenziellen) Kund*innen zu vernetzen.

Dieser Aufgabe stellt sich ab Januar 2020 das im Rahmen des EU-Programms Interreg North Sea Region geförderte Digitalisierungsprojekt „Kauf im Dorf“, das Bürgern*innen, Urlauber*innen und gewerblichen Kund*innen der Region einen verbesserten Zugang zu regionalen Produkten und Dienstleistungen eröffnet.

  • „Kauf im Dorf“ soll die Möglichkeit bieten, das eigene Interessenprofil (z. B. vegane Produkte, Biofleisch oder -gemüse, Pflanzen für den eigenen Garten) zu hinterlegen und – falls gewünscht – passgenaue aktuelle Angebote zu erhalten (PUSH-Option).

  • Selbstverständlich ist es örtlichen Anbietern (und Kunden) möglich, „Kauf im Dorf“ ohne PUSH-Option, also als konventionelles Online-Portal zu nutzen, auf das auch überörtlich zugegriffen werden kann. Mit dem integrierten Bezahlsystem steht dabei auch lokalen Anbietern eine Online-Shopping-Funktionalität zur Verfügung, die eine solche Vertriebsoption nicht aus eigener Kraft finanzieren bzw. betreiben können.

  • Ein aussichtsreiches Szenario ist auch die Option, den eigenen wöchentlichen, weitgehend stabilen Grundbedarf an frischen Lebensmitteln (z. B. Milch, Käse, Obst, Gemüse) in einem virtuellen Warenkorb online zu qualifizieren und zu quantifizieren sowie die Zusammenstellung und Lieferung der Produkte je nach Verfügbarkeit (und in einem vom Kunden vorgegebenen Preisrahmen) den teilnehmenden Erzeugern zu überlassen.

Online-Shopping in Kombination mit einem Auslieferservice eröffnet den heimischen Unternehmen die Möglichkeit, in ihren Angebotssegmenten mit den überörtlich agierenden Online-Portalen zu konkurrieren. Dies gilt umso mehr, wenn „Kauf im Dorf“ von den Bürgerinnen und Bürgern als Beitrag zur Förderung der örtlichen Wirtschaftskraft und damit zur Entwicklung ihrer Region zum Vorteil aller verstanden und aus diesem Grund gezielt unterstützt wird.

Eine optimierte Lieferlogistik auf der Grundlage einer gebündelten Bereitstellung der Produkte unterschiedlicher Erzeuger in Kühlaggregaten an verkehrsgünstig gelegenen Orten des Amtes Hüttener Berge wird überdies das bisherige Verkehrsaufkommen im Zusammenhang des privaten Einkaufs bei den regionalen Erzeugern deutlich verringern – ein in Zeiten verstärkter Bemühungen um Emissionsreduzierung nicht unwichtiger Aspekt.

Kauf im Dorf
© HÖHN CONSULTING

Die externe Beauftragung des Projektmanagements ist nach Vergabe im Dezember 2019 erfolgt. Nach dem Kick-Off im Januar werden die nächsten Umsetzungsschritte dieses auf insgesamt drei Jahre angelegten Projektes zügig in Angriff genommen. 

Projektvorhaben „Digitales Seniorenportal“

Die übergeordnete Zielstellung des zurzeit in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Landwirtschaft und Ernährung als Fördermittelgeber befindlichen bundesweiten Projektvorhabens unter Federführung des Amtes Hüttener Berge ist die Integration von analogen und digitalen Informations- und Kooperationsangeboten für ältere Menschen im ländlichen Raum. Im Mittelpunkt steht dabei die Förderung der sozialen Teilhabe sowie einer gesunden Lebensweise dieser Bevölkerungsgruppe.

Neben dem Amt Hüttener Berge und unserem Kooperationspartner, der Bundesarbeitsgemeinschaft der Seniorenorganisationen (BAGSO), ist vorgesehen, dass zwei weitere Pilotkommunen aus Rheinland-Pfalz und dem Saarland aktiv an der Entwicklung des Digitalen Seniorenportals mitwirken, weitere bis zu 20 Kommunen darüber hinaus im Rahmen einer bundesweiten Feedbackgruppe beteiligt werden, um eine hohe Bedarfsentsprechung zu erreichen und damit günstige Voraussetzungen für den bundesweiten Einsatz des vom Bund geförderten digitalen Seniorenportals zu schaffen.

Dabei soll das Projekt unter aktiver Beteiligung von Vertreter*innen der Zielgruppe und in enger Zusammenarbeit mit den lokalen Verantwortlichen und Akteuren aus Seniorenarbeit, Gastronomie, Nahrungsmittelgewerbe sowie mit den Erzeugern bzw. Direktvermarktern von Nahrungsgütern folgende Ziele erreichen:

  • Analyse und Bewertung der vorhandenen Strukturen, Ressourcen und Potentiale bezüglich möglicher Versorgungs-, Verpflegungs- und Teilhabeangebote in den projektbeteiligten Kommunen

  • Implementierung eines digitalen Portals als Plattform für verschiedene innovative Informations- und Dienstleistungsangebote zur Förderung der ausgewogenen Ernährung, sozialen Integration und gesteigerten Bewegung älterer Menschen

Nach jetzigem Planungsstand wird dieses bundesweite Pilotprojekt unter Federführung des Amtes Hüttener Berge im März 2020 beginnen. Sein Abschluss ist für Ende 2021 avisiert. Auch das Digitale Seniorenportal soll auf der Grundlage der technologischen Basiskomponenten des Bürgerportals und integriert in dessen Angebotsportfolio umgesetzt werden.

Fazit und Ausblick

Die bislang im Rahmen der Digitalen Werkstatt erreichten Fortschritte ermutigen uns, den eingeschlagenen Weg konsequent fortzusetzen. Dieser Weg ist v. a. dadurch gekennzeichnet, dass wir die im Rahmen der Digitalen Agenda im Konsens mit den lokalen Akteuren abgestimmten Digitalisierungsprojekte Schritt für Schritt umsetzen.

Auf diese Weise entsteht ein „Korb“ digitaler Angebote, der neben den Online-Verwaltungsdienstleistungen, dem „Pflichtprogramm“ jeder Kommune, auch die Daseinsvorsorge berücksichtigt. Erst in der Kombination beider Bereiche auf der Basis eines modernen personalisierbaren Bürgerportals, so unsere Überzeugung, entsteht sukzessive die digitale Kommune von morgen, die ihren Bürger*innen digitale Services für alle Bedarfslagen und Bevölkerungsgruppen anbietet.

Vor dem Hintergrund dieses Ziels und Anspruchs erklärt sich das Motto, zu dem sich alle Akteure im Amt Hüttener Berge drei Jahre nach dem Beginn der Arbeiten an Hüttis Digitaler Agenda bekennen: „Von der Digitalen Agenda über die Digitale Werkstatt zur digitalen Region Hüttener Berge!“.

BIDT Studie: Digitalisierungsstrategien bundesdeutscher Länder

Wie die digitale Transformation politisch gestaltet werden kann

Ein Jahr „Hüttis Digitale Werkstatt“

Teil 2: Was ist aktuell geplant?

Ein Jahr „Hüttis Digitale Werkstatt“

Teil 1: Was wurde bislang erreicht?