Transformationsprozesse sind oftmals wie eine chinesische Mauer – riesengroß, unendlich lang und man weiß nicht, wo man eigentlich anfangen soll. Gleichzeitig wird auf eine umfassende und starre Planung gesetzt, ohne ausreichenden Umgang mit Veränderungen während der Transformation vorzusehen. Das sind die perfekten Zutaten, um eine Transformation zum Scheitern zu bringen. Daher ist die agile Vorgehensweise in Transformationsprozessen sinnvoll und richtig, um mit der Komplexität eines solchen Prozesses und die damit auf einhergehende unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können. Darüber hinaus ermöglicht es eine kontinuierliche Verbesserung des Prozesses. Insbesondere in der Verwaltung ist es wichtig, eine erfolgreiche Transformation sicherzustellen, da die öffentliche Verwaltung eine wichtige Rolle bei der Erbringung von öffentlichen Dienstleistungen spielt und die Erwartungen und Bedürfnisse der Bürger:innen und Unternehmer:innen erfüllen muss.
Agilität als Chance für die öffentliche Verwaltung
Agilität erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Die Vorteile agiler Methoden, wie Flexibilität, Transparenz und schnelle Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen, machen agile Transformationen auch für konservative und hierarchisch geprägte Organisationen interessant und vor dem Hintergrund aktueller Entwicklungen auch notwendig. Die öffentliche Verwaltung steht für eine typisch konservativ und hierarchisch geprägte Organisation. Auch hier gibt es erheblichen Bedarf an schnelleren Entscheidungen, besseren Ergebnissen und mehr Flexibilität. Gerade in Zeiten von Digitalisierung und sich schnell verändernden Rahmenbedingungen ist es wichtig, dass auch die öffentliche Verwaltung reaktionsfähiger wird. Als Arbeitsweise insbesondere in komplexen Projekten ist eine agile Vorgehensweise sehr nützlich. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban können dazu beitragen, Arbeits- und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen sowie moderne Angebote für die Zielgruppen der Verwaltungen zu schaffen. Die agile Vorgehensweise fördert zudem die Vernetzung und den Austausch zwischen den verschiedenen Abteilungen, steigert also die Kommunikation.
Transformationen mit agilem Vorgehen gestalten
Kann aber Agilität auch in einer Transformation helfen? Die Antwort ist ganz klar, ja! Warum? Agiles Vorgehen hilft vor allem in komplexen Kontexten – und eine Transformation ist geprägt von Komplexität – und hat das zentrale Ziel, die Komplexität zu reduzieren und handhabbar zu machen. Dafür werden die großen Ziele in Teilziele zerlegt und in sogenannten Iterationen oder Zyklen bearbeitet. Auf diese Weise kann der Prozess regelmäßig justiert und verbessert werden und gewinnt Anpassungsfähigkeit.
Eine agile Vorgehensweise fördert zudem die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen der öffentlichen Verwaltung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an der Transformation und erarbeiten gemeinsame Ergebnisse und Erfolge.
Idealerweise werden die Zielgruppen der Verwaltung – insbesondere Bürger:innen – mit in den Fokus der Transformation gestellt. Denn die Digitalisierung und die Modernisierung der Verwaltung sind kein Selbstzweck, sondern am Ende sollen bessere und nutzerzentrierte Services einer handlungsfähigen und modernen Verwaltung für Bürger:innen entstehen.
Eine agile Vorgehensweise kann also eine Transformation in der öffentlichen Verwaltung schneller, effizienter und flexibler machen. Sie führt zu einer erfolgreichen Transformation, auch in einem gänzlich nicht-agilen Umfeld. Wie aber gelingt der Umsetzungsprozess?
Die 10 Punkte erfolgreicher agiler Umsetzung einer Transformation
-
Politische Unterstützung: Die politische Unterstützung einer Transformation – egal ob mit oder ohne agile Vorgehensweise - ist mit entscheidend für ihren Erfolg. Eine starke Unterstützung durch politische Entscheidungsträger hilft, Hindernisse und Barrieren zu beseitigen und Ressourcen bereitzustellen, die für eine erfolgreiche Umsetzung der Transformation erforderlich sind.
-
Partizipation: Die Beteiligung und Einbeziehung aller betroffenen Akteure in den Transformationsprozess ist ein weiterer entscheidender Faktor. Es ist wichtig, die Mitarbeitenden und die Führungskräfte in die Planung und Umsetzung der agilen Transformation einzubeziehen, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse und Anforderungen berücksichtigt werden. Dies hilft dabei, dass sie die Transformation nachvollziehen und akzeptieren können. Die Beteiligung der Mitarbeiter kann auch dazu beitragen, Hindernisse zu identifizieren und zu beseitigen und schneller Optimierungen des Gesamtprozesses durch schnelles Lernen realisieren zu können.
-
Führungskräfte für die Veränderung gewinnen: Insbesondere in hierarchischen Organisationen ist es von Bedeutung, dass es veränderungswillige Führungskräfte gibt, die ihren Mitarbeiter:innen die nötigen Räume geben und am besten auch ein Vorbild diesbezüglich sind. Idealerweise haben die Führungskräfte bereits ein Grundverständnis der agilen Vorgehensweise oder werden dazu vorab bedarfsgerecht geschult. So können sie ihre Mitarbeiter:innen entsprechend im Prozess unterstützen.
-
Das richtige Maß: Insbesondere zu Beginn einer Transformation gilt, die Organisation nicht zu überfordern und nicht zu viel auf einmal anzufangen! Kleine Schritte und mit den Möglichkeiten und Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen einsteigen. Letztlich sind agile Arbeitsweisen und die damit verbundene Denkweise noch vergleichsweise fremd in der Verwaltung – das muss entsprechend berücksichtigt werden.
-
Zyklisches Arbeiten: Das Arbeiten in festgelegten Rhythmen, an deren Ende ein definiertes Teilziel erreicht wurde, ermöglicht es, Veränderungen schrittweise umzusetzen und Ergebnisse zu evaluieren, bevor man zum nächsten Schritt übergeht. In der Transformation der Verwaltung können dadurch potenzielle Risiken und negative Auswirkungen minimiert und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess eingeleitet werden. Gleichzeitig lernt die gesamte Organisation ein grundlegendes Prinzip der agilen Arbeitsweise.
-
Nutzerzentrierung: Die Verwaltung ist der zentrale Dienstleister für die Gesellschaft. In der agilen Denkweise werden die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden identifiziert und diese in die Lösungsentwicklung und in die Prozessgestaltung einbezogen. Im Transformationskontext kann diese Ausrichtung am Nutzer dabei helfen, die Ziele der Transformation klarer zu definieren und die Bedeutung der Transformation für die Kunden und die Gesellschaft insgesamt zu verdeutlichen. Dies kann zudem dazu beitragen, das Vertrauen der Bürger:innen in die Verwaltung und damit in den Staat zu stärken, aber am Ende auch deutlich modernere und bessere Lösungen anzubieten.
-
Veränderungskommunikation: Regelmäßiges Informieren zu Zielen, aber auch zu Zwischenständen, Vorgehensweise und Ergebnissen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für eine Transformation. Es gibt dafür typische Formate im agilen Kontext wie z.B. die sogenannten Reviews, die jedoch für den Verwaltungskontext entsprechend angepasst werden müssen. Eine gute Kommunikation kann auch dazu beitragen, Ängste und Bedenken zu reduzieren und die Akzeptanz der Transformation zu fördern.
-
Kompetenzentwicklung und Schulung: Eine umfassende Transformation mit neuen Methoden und neuen Ansätzen geht in den meisten Fällen mit einer notwendigen Änderung der Denkweise und Arbeitsweise von Mitarbeitern einher. Workshops, Impulse und Trainings auf Einsteigerniveau können dabei helfen, die Veränderungen bzw. den Einstieg in die neuen Anforderungen zu unterstützen und zu erleichtern. Mit diesen Schulungs- und Informationsangeboten kann eine gemeinsame methodische Basis geschaffen werden, auch für diejenigen, die agile Methoden nicht nutzen werden. Idealerweise sind dies auf den Kontext der Verwaltung angepasste Schulungsangebote.
-
Raum für Experimente schaffen: Am Anfang ist es wichtig, die Neuerungen ausprobieren zu können. Das erhöht die Qualität der Diskussionen zu den Weiterentwicklungen. Aber auch das Ausprobieren der Dinge, die nicht passen, ist wichtig in der Transformation.
-
Menschenzentrierte Kultur: Eine menschenzentrierte Kultur und entsprechende Prozesse sind wichtige Faktoren für den Erfolg einer Transformation. In der Verwaltung sollte eine Kultur gefördert werden, die Flexibilität, Offenheit, Innovation und kontinuierliche Verbesserung fördert. Es ist auch wichtig, Prozesse zu implementieren, die auf schnellen Feedbackschleifen und kontinuierlicher Verbesserung basieren und die Akteur:innen ins Zentrum des Handelns stellen.
In den folgenden Artikeln rund um die Gestaltung von Transformationsprozessen werden wir verschiedenste Facetten agiler Methoden und Denkweisen beleuchten und Ansätze aufzeigen, wie agile Instrumente auch für die öffentliche Verwaltung ein sehr wertvolles Mittel für eine nachhaltige Modernisierung sein können.
