Medienbruchfrei in die digitale Verwaltung

Die Lücke schließen: Digitalisierung braucht durchgängige Prozesse

Die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist in vollem Gange. Dennoch zeigt sich vielerorts: Zwar werden Prozesse digital beschrieben und vereinzelt auch digitalisiert, doch ein durchgängiger Ablauf ohne Medienbrüche bleibt die Ausnahme. Die Folge sind häufig Zeitverluste, Fehleranfälligkeit, hohe Kosten, mangelnde Transparenz und sinkende Zufriedenheit bei Mitarbeitenden wie Bürger/-innen.

Genau hier setzt der integrierte Ansatz an, der  Prozessmanagement und No-Code-Technologie miteinander verbindet. Dieser ermöglicht es Verwaltungen, ihre Prozesse nicht nur effizient zu dokumentieren und zu analysieren, sondern diese direkt im Anschluss per No-Code-Technologie zu automatisieren. Der besondere Vorteil: Medienbrüche entfallen und aus einem Prozessmodell wird in wenigen Schritten eine funktionierende digitale Anwendung.

PICTURE: Die Basis für systematisches Prozessmanagement

Die PICTURE-Prozessplattform ist das führende Werkzeug für Prozessmanagement im öffentlichen Sektor. Sie ermöglicht es Verwaltungen, Prozesse intuitiv und strukturiert zu modellieren – mit einem methodisch fundierten Baukastensystem, das speziell für die Bedürfnisse von Behörden entwickelt wurde.

Zentrales Element ist die PICTURE-Methode mit ihren 24 fachlichen Bausteinen. Diese erlauben eine detaillierte Beschreibung von Prozessen, ohne dass Fachabteilungen sich mit komplexer Notation wie BPMN auseinandersetzen müssen. So wird Prozessmanagement schnell, nachvollziehbar und für alle Beteiligten zugänglich.

Besonders sticht die Fähigkeit hervor, nicht nur Ist-Prozesse zu dokumentieren, sondern auch Optimierungs- und Automatisierungspotenziale zu identifizieren. Mit wenigen Klicks können Prozesse hinsichtlich ihrer Digitalisierungspotenziale bewertet und priorisiert werden. Im Anschluss können Prozessmodelle exportiert und zum Beispiel in No-Code-Plattformen automatisiert werden.

MR.KNOW: Vom Modell zur digitalen Anwendung

Was mit PICTURE dokumentiert wurde, übernimmt MR.KNOW nahtlos zur weiteren Verarbeitung. Die No-Code-BPM-Plattform basiert auf BPMN 2.0 und erlaubt die fachseitige Automatisierung von Prozessen – ganz ohne Programmierkenntnisse.

Das bedeutet: Prozessverantwortliche können direkt im System Arbeitsschritte automatisieren, Formulare gestalten, E-Mails auslösen oder Dialoge mit digitalen Assistenten aufbauen. Selbst individuelle Benutzeroberflächen für Bürger/-innen oder Mitarbeitende lassen sich einfach definieren und anpassen. So wird aus einem Schritt wie "Mitarbeiterin wird informiert" eine automatisch versendete Nachricht – passgenau, verlässlich und medienbruchfrei.

Dank Low-Code-Elementen lassen sich auch grafische Benutzeroberflächen direkt aus dem Prozessmodell ableiten und individuell verfeinern. MR.KNOW liefert Vorschläge für Oberflächen, die durch einfaches Konfigurieren an die Verwaltungsrealität angepasst werden können.

Prozessdigitalisierung mit System: Die Vorteile im Überblick

Die Kombination aus PICTURE und Low-Code-Plattformen wie MR.KNOW bringt Verwaltungen in eine starke Position, um die digitale Transformation strategisch und effizient zu gestalten:

1. Medienbruchfreie Abläufe: Prozesse werden durchgängig digitalisiert – von der Aufnahme bis zur Anwendung.
2. Zeitersparnis und Effizienz: Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, Ressourcen gezielter eingesetzt.
3. Höhere Datenqualität: Manuelle Fehlerquellen werden reduziert, Informationen bleiben konsistent.
4. Kostensenkung: Weniger Aufwand, weniger Fehlerkorrektur, mehr Wertschöpfung durch automatisierte Abläufe.
5. Verbesserter Bürgerservice: Digitale Services stehen rund um die Uhr zur Verfügung, einfach bedienbar und transparent.
6. Mehr Transparenz: Alle Schritte sind nachvollziehbar, Prozesse lässt sich lückenlos tracken und analysieren.
7. Flexibilität: Neue Anforderungen lassen sich durch Low-/No-Code schnell abbilden – auch bei plötzlichen Änderungen.

Digitalisierung mit Wirkung: Praxisnah und skalierbar

Die gemeinsame Nutzung von Prozessmodellen ist nicht nur technisch ausgereift, sondern auch praxisorientiert. Sie berücksichtigt die Realitäten von Verwaltungen und befähigt Mitarbeitende dazu, selbst aktiv an der digitalen Transformation mitzuwirken – ganz ohne IT-Expertenwissen.

Der gesamte Digitalisierungsprozess folgt dabei einer klaren Linie:

1. Identifikation geeigneter Prozesse mit der PICTURE-Prozessplattform.
2. Dokumentation und Bewertung nach fachlichen und technischen Kriterien.
3. Ableitung von Optimierungs- und Automatisierungspotenzialen.
4. Direkte Übertragung der Modelle in eine No-Code-Plattform wie MR.KNOW zur automatisierten Umsetzung.

Dieser durchgängige Ansatz ist nicht nur effizient, sondern auch skalierbar: Von kleinen internen Prozessen bis hin zu komplexen Fachverfahrensersatzlösungen lassen sich unterschiedlichste Szenarien umsetzen.

Fazit: Verwaltung neu denken, Prozesse sinnvoll digitalisieren

Die Herausforderungen der kommenden Jahre sind klar: Weniger Personal, mehr Aufgaben und steigende Erwartungen der Bürger/-innen erfordern neue Wege. In der Kombination aus der PICTURE-Prozessplattform und einer Low-Code-Plattform wie MR.KNOW steht ein ganzheitlicher Werkzeugkasten zur Verfügung, um diese Herausforderung proaktiv zu gestalten.

Die Verbindung von systematischem Prozessmanagement und No-Code-Automation schafft eine praxisgerechte Lösung für die digitale Zukunft der Verwaltung.