Eine Frau sitzt am Schreibtisch vor einem Notebook
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Zu Hause zum Amt

Wie der Basisdienst Digitaler Antrag den Behördengang in Berlin ersetzen kann

Digitale Anträge auf Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz, denkmalrechtliche Genehmigung beantragen oder Anträge zum Mietendeckel – die Senatsverwaltung für Inneres und Sport in Berlin setzt vermehrt Digitale Anträge ein und stellt den Basisdienst allen Behörden des Landes Berlin zur Verfügung.

Dienstleistungen, die vor der Coronapandemie selten nachgefragt wurden, haben in der Krise an Bedeutung gewonnen. Das gilt insbesondere für den Antrag auf Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz. Innerhalb von 20 Tagen haben die Senatsverwaltung für Inneres und Sport und die fachlich verantwortliche Senatsverwaltung für Finanzen zwei Onlineanträge umgesetzt und Mitte April in Betrieb genommen. Mittlerweile wurden zwei weitere Anträge ebenfalls umgesetzt: für berufstätige Eltern, die durch die Betreuung ihrer Kinder aufgrund einer Schul- oder Kitaschließung einen Verdienstausfall erlitten haben. Alle Digitalen Anträge werden im Service-Portal des Landes unter service.berlin.de bereitgestellt.

Die Berliner Senatsinnenverwaltung hat den Digitalen Antrag ,massentauglich' konzipiert. So können weitere Digitale Anträge schnell umgesetzt werden.
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Basisdienst Digitaler Antrag bildet Grundlage

Wesentlich für eine schnelle Bereitstellung dieser und anderer Onlineanträge waren Vorarbeiten der Berliner Innenverwaltung: Mit dem hier etablierten Basisdienst, dem sogenannten Digitalen Antrag, besteht die Möglichkeit bei Bedarf auch sehr schnell Online-Beantragungen zu ermöglichen.

Anfang 2020 startete die Pilotphase des Basisdienstes Digitaler Antrag. Das Projektteam der Senatsinnenverwaltung hat diesen Basisdienst ‚massentauglich’ konzipiert, sodass weitere Digitale Anträge schnell umgesetzt werden können. Damit wird die Voraussetzung für eine Vielzahl von Onlinedienstleistungen geschaffen. Für Bürgerinnen und Bürger heißt das, dass sie mehr und mehr Behördengänge auch online erledigen können.

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Grundlage für die Digitalisierung mehrerer hundert Anträge ist eine Standardmethode, die die Idee einer industriellen Fertigungsstraße mit definierten Arbeitsschritten aufgreift. Dabei sind die technischen und vor allem auch die organisatorischen Aktivitäten, die zur Umsetzung der Anträge notwendig sind, eng miteinander verzahnt.

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Zu den bis dato in der Etablierung des Basisdienstes Digitaler Antrag gesammelten Erfahrungen hat das Projektteam eine Übersicht mit dem Titel „How to get a Digitaler Antrag faster“ im Intranet der Berliner Verwaltung für alle zukünftigen Umsetzungspartner zur Verfügung gestellt. Interessierte aus allen Landesbehörden finden dort Antworten zu den wichtigsten Fragen bei der Vorbereitung eines Digitalen Antrags – vom Fachverfahren über den Datenschutz bis hin zur Geschäftsprozessoptimierung oder zur Eintragung im Service-Portal Berlin.

Seit Mai 2020 können Eigentümer*innen denkmalgeschützter Gebäude bauliche Veränderungen online beantragen.
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Fachverfahren an die Digitalen Anträge anbinden

Das Land Berlin verfolgt mit dem Basisdienst Digitaler Antrag das Ziel, die Antragsdaten ohne zusätzliche Arbeitsschritte direkt an die Fachverfahren zu übermitteln. Im Land Berlin existieren über 300 Fachverfahren, die sukzessive angeschlossen werden sollen. Darin liegt die Herausforderung: Die jeweiligen Fachbehörden übernehmen das in Eigenregie und arbeiten dabei eng mit der Senatsverwaltung für Inneres und Sport zusammen. Das Vorhaben, alle Fachverfahren online anzubieten, ist nicht nur mit Blick auf die Verfahrensanzahl insgesamt, sondern bei jedem Verfahren per se schon komplex. Das belegt das Beispiel der Antragsverfahren im Denkmalschutz, das über das Service-Portal des Landes Berlin service.berlin.de bereitgestellt wird: Bis zu 30.000 schriftliche Anträge erreichen die Berliner Denkmalbehörden jedes Jahr. Die Behörden bieten seit Mai erstmals Digitale Anträge an. Eigentümerinnen und Eigentümer von denkmalgeschützten Gebäuden können zum Beispiel online bauliche Veränderungen beantragen und ihre Daten und Unterlagen übermitteln. Zur gleichen Zeit wurde auch ein neues Fachverfahren eingeführt. Damit ist nun eine durchgehende Digitalisierung des Gesamtprozesses umgesetzt und der Weg zur Anbindung weiterer Onlineanträge geebnet.

 

Digitale Anträge schneller realisieren

Nachdem im Februar 2020 das Gesetz zum Mietendeckel in Berlin in Kraft trat, musste die Antragsstellung für potenziell hunderttausende Mieterinnen und Mieter schnell gewährleistet werden. Auch dieser Digitale Antrag wird über das Service-Portal des Landes Berlin service.berlin.de bereitgestellt. Voraussetzung war auch hier eine Modellierung von effizienten Geschäftsprozessen. Für eine im Ergebnis adäquate und handhabbare Onlineantragsstellung besteht regelmäßig Anpassungsbedarf. Die fachlich zuständige Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen hat die Verantwortlichen aus den Bezirken an einen Tisch geholt, um den Mietendeckel-Antrag zu realisieren. Auf Basis der bestmöglich konzipierten Geschäftsprozesse entstand zunächst ein erstes Papierformular. Es bildet die Basis für das spätere digitale Formular.

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Onlinedienste werden nur dann angenommen, wenn sie handhabbar sind und das erfordert nahezu immer auch die Anpassung von Prozessen. Denn Digitalisierung ist nur gut, wenn sie auch zur Verfahrensvereinfachung führt.

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Von A wie "Abfälle" bis Z wie "Zweitwohnsteuer" bezahlen - Das Service-Portal Berlin gibt Auskünfte zu jeder Verwaltungsdienstleistung

24 Stunden, 7 Tage die Woche: Uneingeschränkte Erreichbarkeit für die Berlinerinnen und Berliner

Der Digitale Antrag bildet nur eine Basiskomponente des Berliner Instrumentenkoffers für die digitale Verwaltung. Hinzu kommen insbesondere auch das Service-Konto zur Authentifizierung und zentralen Benutzerverwaltung, die eID zur Authentifizierung über die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises und das E-Payment bei möglichen anfallenden Gebühren. Das Service-Portal und die Service-App bilden den zentralen Zugang zu den Onlinedienstleistungen, die 24 Stunden und 7 Tage die Woche verfügbar sind.

Durch die Onlinedienstleistungen steigt der Service für die Berlinerinnen und Berliner. Der Bedarf innerhalb der Berliner Verwaltung ist groß, weitere Digitale Anträge in Verbindung mit der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und der sogenannten Top 100 der am gefragtesten Berliner Dienstleistungen bereitzustellen.

 
Geschrieben von Lothar Sattler, Abteilungsleiter IKT-Steuerung, Digitalisierung der Verwaltung und Bürgerdienste der Senatsverwaltung für Inneres und Sport.

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