E-Akte
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Berliner Verwaltung geht mit E-Akte in die Pilotphase

Nach anfänglichen Verzögerungen setzt die Stadt jetzt einen Meilenstein bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes

Mehrere Firmen werden unter Leitung des IT-Unternehmens Materna über 70.000 PC-Arbeitsplätze mit der Software nscale eGov ausrüsten und Mitarbeitende der Verwaltung schulen. Der technische Betrieb bleibt beim ITDZ Berlin.

Antje Kraschinski

Die Stadt Berlin macht Fortschritte bei der Digitalisierung der Verwaltung: Bis zum Jahr 2025 soll die E-Akte in allen Berliner Behörden eingeführt werden. Nach Abschluss einer nun startenden Pilotphase werden bis dahin sukzessive rund 70.000 PC-Arbeitsplätze in der Berliner Verwaltung mit der elektronischen Akte ausgestattet. Damit setzt Berlin einen Meilenstein bei der Umsetzung des Berliner E-Government-Gesetzes und der digitalen Aktenführung.

Meilenstein bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes

Die Umsetzung übernimmt die Dortmunder Firma Materna, der die zuständige Berliner Senatsverwaltung für Inneres und Sport im Rahmen eines EU-weiten Vergabeverfahrens den Zuschlag erteilt hatte. Die Senatsverwaltung betonte bei der Bekanntgabe, dass der Vertrag wirksam geschlossen wurde und keine vergaberechtliche Anfechtung mehr möglich sei. Anfang des Jahres war eine Vergabe des Projektes gescheitert, weil ein unterlegener Bieter eine Überprüfung der Vergabeentscheidung des Landes Berlin vor der Vergabekammer veranlasst hatte. Die Vergabekammer sah seinerzeit Dokumentationsmängel, die Vergabe wurde dadurch monatelang verzögert. 

Nun ist rechtswirksam, dass Materna zusammen mit Partnerfirmen das Mammut-Projekt angehen wird. Herzstück wird die Software nscale des Bielefelder IT-Unternehmens Ceyoniq sein mit der die Standardsoftware für den künftigen IKT-Basisdienst Digitale Akte bereitstellt wird. Der technische Betrieb wird vom zentralen IT-Dienstleister des Landes Berlin, dem IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ) gemanagt. Weil das Projektteam der Senatsverwaltung für Inneres und Sport und die beteiligten Verwaltungen parallel zum Vergabeverfahren aktiv Vorbereitungen getroffen haben, kann sofort begonnen werden. 

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„Die traditionelle Umlaufmappe wird es in wenigen Jahren in der Berliner Verwaltung nicht mehr geben.“ 

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„Die Digitale Akte ermöglicht eine elektronische Abwicklung von Arbeitsprozessen und gleichzeitig eine digitale Ablage für alle Schriftstücke. Das erleichtert die Sachbearbeitung in den Verwaltungen enorm“, sagte die zuständige Staatssekretärin für Informations- und Kommunikationstechnik, Sabine Smentek, dazu. „Die traditionelle Umlaufmappe wird es in wenigen Jahren in der Berliner Verwaltung nicht mehr geben. 

Umsetzung durch Materna und Partnerfirmen

Die Firma Materna wird zusammen mit verschiedenen Partnern die Senatsverwaltung für Inneres und Sport bei der Erstellung des Gesamtsystems unterstützen. Dazu gehört die Erstellung von Konzepten und Dokumentationen sowie Testbegleitung und Mustermigration eines vorhandenen DMS-Systems. Zudem führt das Projektteam Schulungen für Anwender, Multiplikatoren, Administratoren und Support-Mitarbeiter durch, bildet verwaltungsinterne Trainer aus, liefert die nötigen E-Akte-Lizenzen und erbringt den Systemservice für das Gesamtsystem.

Die Firma Ceyoniq liefert mit nscale eGov die Standardsoftware für die E-Akte. Nscale eGov wurde eigens für öffentliche Verwaltungen entwickelt und ermöglicht ein flexibles und sicheres Dokumentenmanagement entlang des gesamten Arbeitsablaufes: Vom Posteingang zur Sachbearbeitung über die Schriftgutverwaltung bis hin zum Postausgang und zur anschließenden Archivierung. Nscale eGov ist bereits bei der E-Akte in Nordrhein-Westfalen im Einsatz. Die Software erfüllt die Anforderungen der Technischen Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationssicherheit zum ersetzenden Scannen TR 03138, genannt TR-RESISCAN sowie TR 03125, genannt TR-ESOR und das für die öffentliche Verwaltung wichtige Kriterium der Barrierefreiheit.

Komponenten einer E-Akte

Das Berliner E-Government-Gesetz verpflichtet Berliner Behörden, Akten ab 2023 ausschließlich elektronisch zu führen (siehe dazu §7,§8 und §9 EGovG Bln). Im Bund wurde die Einführung der E-Akte für Verwaltungen der Behörden des Bundes und der Länder in dem 2013 verabschiedeten E-Government-Gesetz beschlossen. 
Eine E-Akte bietet die Grundlage für rechtskonformes elektronisches Registrieren und Verwalten von aktenrelevantem Schriftgut. Mit ihrer Hilfe soll die rechtssichere und gesetzeskonforme Dokumentation der Entscheidungsprozesse digital erfolgen.
Eine E-Akte besteht aus drei Teilen:

  • Ein Dokumentenmanagementsystem, das alle relevanten Unterlagen einem Verwaltungsvorgang zuordnet und vor Manipulationen schützt.
  • Ein Vorgangsbearbeitungssystem, mit dem zuständige BearbeiterInnen Zugriff und Bearbeitungsrechte für die elektronischen Unterlagen haben.
  • Ein System zur Langzeitspeicherung, das sicherstellt, dass digitale Aktenbestände vorschriftsgemäß und sicher aufbewahrt werden.

Aufgaben des ITDZ bei der E-Akte

In Berlin unterstützt das ITDZ Berlin die Verwaltungen bei der Einführung der E-Akte schon seit vielen Jahren. Es kümmert sich vorrangig um die Standardisierung des landesweiten Geschäftsprozessmanagements damit bestehende IT-Anwendungen für Fachverfahren die Daten mit der E-Akte austauschen können. Zudem lässt das ITDZ vorhandene Aktenbestände digitalisieren, um sie in die E-Akte zu überführen. Rund 2.500 Nutzer der Berliner Verwaltung arbeiten bereits mit elektronischen Akten, beispielsweise Mitarbeitende des Rechnungshofs von Berlin, der Senatskanzlei sowie der Senatsverwaltungen für Inneres und Sport, Finanzen sowie Wirtschaft, Energie und Betriebe.

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