Symbolbild digitale Bargeldprozesse
© Shutterstock / Marian Weyo

Digitale Barzahlungen senken die Kosten

Die klassische Barzahlung ist den digitalen Alternativen oft unterlegen

Im Corona-Jahr 2020 wurden 38 Prozent aller Zahlungen an die Öffentliche Verwaltung in bar beglichen. Vor allem auf kommunaler Ebene bezahlen Bürgerinnen und Bürger Gebühren für Verwaltungsleistungen meist auf diese Weise. Barzahlungen verursachen jedoch einen höheren Aufwand, wobei nicht das Bargeld selbst, sondern die damit verbundenen Prozesse wie Abrechnung, Sicherheit und Logistik dafür verantwortlich sind. Digitale Bargeldprozesse, die barcodebasiert ablaufen, sind da eine gute Alternative. Sie senken die Kosten und optimieren gleichzeitig den Service.

Frank Weinmann

Tristan Moseler

Zu Beginn des Jahres verkündete der Europäische Gerichtshof sein Urteil in der Streitfrage, ob der Rundfunkbeitrag in bar bezahlbar sein müsse. Das Urteil lautete, Barzahlung müsse grundsätzlich angeboten werden, könne aber eingeschränkt werden, sofern sie zusätzliche Verwaltungskosten verursache. Eine Barzahlung auch in Notsituationen auszuschließen, ist für das höchste Europäische Gericht nicht denkbar. Wie bereits 2018 von Carl-Ludwig Thiele (ehemals Vorstandsmitglied Deutsche Bundesbank) antizipiert, wird die Frage „Bar oder unbar?“ nicht nur eine soziale, sondern auch zur Kostenfrage. Die klassischen Barzahlungswege sind den digitalen Alternativen hier meist unterlegen. Um die Konkurrenzfähigkeit der Barzahlung zu gewährleisten, müssen Prozesse verschlankt und digitalisiert werden.

Barzahlung in der öffentlichen Verwaltung

In der öffentlichen Verwaltung bleibt die Barzahlung auch zukünftig ein entscheidendes Thema. Laut der Studie zur Verwendung der Zahlungsmittel der Deutschen Bundesbank wurden auch im Jahr der Corona-Pandemie 38 Prozent aller Zahlungen an öffentliche Verwaltungen mit Bargeld beglichen. Dabei ist die Barzahlung laut Martin Dulig (Staatsminister für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr, Sachsen) besonders auf kommunaler Ebene sehr beliebt. Insbesondere unter Berücksichtigung wirtschaftlicher und sozialpolitischer Aspekte, vornehmlich der sozialen Teilhabe aller Bürger:innen, ist die Barzahlung nicht wegzudenken. Diesen Aspekt legten kürzlich auch Prof. Robert Müller-Török und Prof. Oliver Sieverin dar. Dem Ruf nach der Sicherung der sozialen Teilhabe aller Bürger:innen folgen darüber hinaus bereits Initiativen aus der Wirtschaft. So befasst sich das Fintech Fabit auf innovative Weise mit dem Thema, Bürger:innen in finanziell schwierigen Situationen zu unterstützen. Nichtsdestotrotz kann die Kostenperspektive beim Angebot der Zahlungsmöglichkeiten laut EuGH nicht ignoriert werden.

Kosten der Barzahlung

In den letzten 10 Jahren gab es im Bereich der Zahlungswege erhebliche Fortschritte. Wer heute ein Produkt oder eine Dienstleistung erwerben möchte, kann kontaktlos, mit der Karte oder dem Smartphone, oder nach wie vor mit dem gesetzlichen Zahlungsmittel Bargeld zahlen. Girokartenzahlungen, ob mit physischer oder digitaler Karte, sind laut einer Studie der Bundesbank ab einem Betrag von 20 Euro günstiger als die Barzahlung (Bundesbank 2019).  Dieses Ergebnis bezieht sich auf die Kosten im Einzelhandel und berücksichtigt die Faktoren der Kassierzeit, der Abrechnung sowie der Bargeldentsorgung. Zwar benötigen bislang nahezu alle stationären Zahlungsarten eine Personenkasse oder einen Kassenhardware, allerdings reihen sich im Fall der Barzahlung noch weitere Faktoren in die Liste der Kosten ein. Die Ursache dafür liegt in der Vor- und Nachbearbeitung. Bargeldvorhaltung, Sicherheit, Logistik und zusätzliche Arbeitsstunden für die Abrechnung sind hier die größten Kostentreiber. In einer Befragung unter Verwaltungsmitarbeitern wurde in Verbindung mit der Barzahlung eine durchschnittliche, wöchentliche Arbeitszeit von 6,8 Stunden pro Woche ermittelt (Initiative deutsche Zahlungssysteme 2015). Nicht das Bargeld selbst, sondern die damit verbundenen Prozesse sind somit verantwortlich für den höheren finanziellen Aufwand bei der Barzahlung. Die flache Entwicklungskurve der Barzahlungsprozesse im Vergleich zu bargeldlosen Zahlungsmethoden in den letzten Jahren stützt diese Untersuchungen. Eine innovative Methode, um die Kosten und Sicherheitsrisiken der Barzahlungsprozesse signifikant zu senken und im gleichen Zug die Digitalisierung in Verwaltungen und den Service für Bürger:innen zu erhöhen, bietet die Digitalisierung der Barzahlung.

Die gesellschaftliche Bedeutung des Bargeldes ist alternativlos

Warum Bargeldprozesse weiterhin wichtig sind und wie sie sich digitalisieren lassen

Kostensenkung durch Digitalisierung – soziale Ausgrenzung vermeiden

Die barcodebasierten, digitalen Barzahlungsprozessen des Berliner Unternehmens viafintech GmbH ermöglichen diese Kostensenkung und Serviceoptimierung. Anstelle von eigener Bargeldvorhaltung nutzen bereits über 600 Unternehmen und öffentliche Verwaltungen, darunter die Bundesagentur für Arbeit und die Stadt Köln, barcodebasierte Zahlscheine. Diese werden entweder von den Mitarbeiter:innen im Bürgercenter individuell  erstellt oder per E-Mail, SMS, als Download in einem Kundenportal bereitgestellt oder per Post versandt. Dabei bildet der 24/7 online Self-Service zur Begleichung von Zahlungen seitens der Bürger bereits heute die Zukunft ab. Der Bürger kann mit diesem Zahlschein nun eine von über 12.000 Einzelhandelsfilialen bundesweit besuchen und die Ein- oder Auszahlung im Rahmen seines täglichen Einkaufs und zu den großzügigen Öffnungszeiten des Einzelhandels tätigen. Dabei gelangen keine personenbezogenen Daten in den Einzelhandel und die Bargeldtransaktion kann diskriminierungsfrei erfolgen. Sobald die Zahlung im Einzelhandel vollzogen wurde, erhält die Verwaltung innerhalb kürzester Zeit eine Zahlungsbestätigung. Der physische Geldeingang kann als Einzel- oder Sammelprozess erfolgen.

Dieser Prozess vereint das analoge Zahlungsmittel mit dem technischen Fortschritt des 21. Jahrhunderts und erlaubt es Verwaltungen so, eine Barzahlung zu akzeptieren und gleichzeitig einen Großteil der Kostenfaktoren zu eliminieren. So ist weder eine eigene Bargeldvorhaltung und -logistik nötig, noch müssen kostenintensive Personenkassen oder Kassenautomaten betrieben werden. Zudem können im Bereich der Sicherheit erhebliche Einsparungen verzeichnet werden. Die Arbeitszeit, die bis dato auf Abrechnungen und Kassiervorgänge entfiel, kann nun für die Optimierung der Services aufgebracht werden. Auch die Bürger:innen profitieren von diesem Verfahren. Durch einen Zahlscheinversand per Post, E-Mail oder SMS entfällt der Weg zum Amt. Das bringt nicht nur zeitliche Vorteile, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der Bürger mit dem Service des Amtes. Soziale Ausgrenzung bei der digitalen Barzahlung, ob traditionell oder online, wird vermieden. Das Argument, eine Barzahlung aufgrund von zusätzlichen Verwaltungskosten auszuschließen, ist somit nicht mehr tragbar.

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