Einblicke in das Digitale Bauamt

1. Technik hinter dem digitalen Bauamt „aus der Praxis für die Praxis“

Die Software ProBAUG ist direkt aus der bauordnungsrechtlichen Praxis entstanden und wird von einer großen Anwenderschaft getragen. An die 500 Bauaufsichtsbehörden zählen zu den Kunden von Prosoz. Mit der Fachanwendung können Antragsprozesse zwischen Entwurfsverfassern, Bauherren, Bauaufsichtsbehörde, Angrenzern oder beteiligten Fachbehörden durchgängig elektronisch gestaltet werden.

Um das digitale Bauamt zu verwirklichen wird ProBAUG durch das neue Softwareprodukt Prosoz elan ergänzt. Dieses bietet die technische Lösung für das digitales Bauamt und setzt die Vorgaben des XBau 2 Standardes um. Dadurch ist es möglich, dass sich alle ProBAUG-Kund*innen mit Hilfe von Prosoz elan einfach an ein Landesportal andocken können, wenn dieses auch den XBau 2 Standard unterstützt.

Prosoz elan ist modular aufgebaut, um die Bedürfnisse und Strategien von einzelnen Verwaltungen optimal zu unterstützen. Von der elektronischen Antragstellung nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG), der Beteiligung von Fachbehörden und TÖBs bis hin zur Akteneinsicht werden die elektronischen Prozesse auf Grundlage von XBau 2 berücksichtigt. Über einen digitalen Projektraum können zukünftig alle Beteiligten in Kontakt treten, ohne dass der Zugang zu ProBAUG gegeben sein muss. Dieser Projektraum kommuniziert über XBau 2 mit ProBAUG. Wird in einem Bundesland keine Landeslösung angeboten, gibt es Prosoz elan auch in der Variante mit einem eigenen Portal.

Wie funktioniert dies genau?

Mit dem Modul „Antragstellung“ kann eine elektronische Antragsstellung realisiert werden. Gibt ein Entwurfsverfasser über ein Bauportal einen digitalen Bauantrag ab, wird dieser über Prosoz elan direkt ins Fachverfahren übermittelt. Der Großteil der Daten wird dabei automatisch übernommen bzw. direkt verfüllt und der Vorgang kann bearbeitet werden.

Zukünftig wird jedes Baugenehmigungsverfahren mit der Eröffnung eines Projektraumes beginnen. Der Projektraum ist geschützt und der zentrale Ort, an dem die Online-Zusammenarbeit zu einem bestimmten Bauvorhaben stattfindet. Hier wird das Vorhaben durch die Antragstellenden definiert und beantragt. Sind dem Antragsteller alle für das Antragsverfahren erforderlichen Informationen bekannt, können diese online über den Projektraum eingestellt werden. Die Daten werden dabei an die zuständige Behörde sicher elektronisch übermittelt und können im Baugenehmigungsverfahren zur weiteren Bearbeitung übernommen werden. Elektronische Identitäten (Nutzerkonto) oder Elektronische Bezahlung und weitere Zusatzdienste können integriert werden. Gibt es im Bundesland eine Landesserviceplattform, wird die Verwaltung an diese angebunden. Bietet die Landeslösung nur die Antragsstellung an, kann die Beteiligung und Kommunikation mit einer Variante von Prosoz elan abgedeckt werden.

Fachbehörden und Träger öffentlicher Belange kann die Bauaufsicht über das Modul „Beteiligung“ in die elektronischen Prozesse einbinden, auch wenn diese keinen direkten Zugriff auf ProBAUG haben. Über eine webbasierte Oberfläche lassen sich digitale Antragsunterlagen einsehen und Stellungnahmen hierzu einholen.

Digitale Rückfragen oder Nachforderungen kann die Bauaufsicht über das Modul „Kommunikation“ entgegennehmen.

Ein gemeinsamer Standard XBau?

XBau ist der Standard für die Kommunikation zwischen den Beteiligten in bauaufsichtlichen Verfahren. Er definiert die Strukturen und Inhalte aller Nachrichten, die erforderlich sind, um die Prozesse im jeweiligen Verfahren abzubilden. Dabei handelt es sich um eine Maschine-zu-Maschine-Kommunikation zwischen den jeweiligen Fachanwendungen der beteiligten Stellen. Zweck der Standardisierung ist der verlustfreie Austausch zwischen unterschiedlichen IT-Systemen und Anwendungen in einem maschinenlesbaren und herstellerunabhängigen Datenformat. Dies ermöglicht die Vereinfachung und Beschleunigung der Verfahren wie auch die Automatisierung bestimmter Prüfungen und Abläufe.

Neben den bauaufsichtlichen Verfahren (Genehmigungsfreistellung, Baugenehmigung, Abweichungen, Vorbescheid, Baulasten, Prüfung bautechnischer Nachweise) sind ebenso Informationsübermittlungsprozesse (Anzeigen, Beteiligung, Benachrichtigungen) in XBau abgebildet. Beginnend mit der Antragsnachricht über das Ergebnis der formellen und materiellen Prüfungen durch die Genehmigungsbehörde, dem Nachreichen von Änderungen bis zum Bescheid sind die jeweils erforderlichen Prozessschritte modelliert.

Die aktuelle Version ist XBau 2.2 (https://xleitstelle.de/xbau/)

2. Rechtliche Aspekte

Der Beschluss des IT-Planungsrates hat die verbindliche Anwendung des Standards XBau in IT-Verfahren im Anwendungsbereich Bauen zur Folge. Alle bestehenden IT-Verfahren in den Bauverwaltungen von Gebietskörperschaften sind bis zum Ende einer fünfjährigen Übergangsfrist (Februar 2023) zu ertüchtigen, um XBau-basierte Daten- und Nachrichtenobjekte verarbeiten zu können. Für IT-Verfahren, die neu implementiert oder in wesentlichem Umfang überarbeitet werden, ist der Beschluss sofort bindend umzusetzen.

Natürlich ist auch das digitale Bauamt mit der Antragsstellung eine OZG Leistung und im Rahmen des Verfahrens wird aufgrund des „Once-Only-Prinzip“ (siehe Single Digital Gateway EU-Verordnung) auch die Registermodernisierung eine wesentliche Rolle spielen.

Auch für das elektronische Bezahlen und die Prüfung elektronischer Unterschriften oder ersetzendes Scannen und Archivierung gibt es mittlerweile rechtliche Klarheit.

3. Sind die Bauämter schon darauf vorbereitet?

Seit 1. März 2021 können Bauanträge im Landratsamt Ebersberg (eines von 14 Landratsämtern als digitaler Partner im Freistaat Bayern) auch online eingereicht werden. Der erste Antrag ist gleich in der Nacht zum Montag um 00.06 Uhr digital angekommen.

Auch im Landkreis Warendorf, eine der Modellkommune in NRW, oder in der Stadt Essen sowie in der Stadt Olpe können beispielsweise schnell, komfortabel und sicher Unterlagen ausgefüllt und über die entsprechende technische Schnittstelle in das Fachprogramm ProBAUG eingespielt werden.

Die Digitalisierung umfasst allerdings mehr als nur die Umstellung von analogen zu digitalen Arbeitsweisen. Eine ganzheitliche Umsetzung in einer Bauaufsichtsbehörde bedeutet, neben technischer Komponenten und gesetzlicher Regularien, sehr viel digitale Kompetenz, Changemanagement, ganzheitliche Prozessbetrachtung sowie Strategieberatung. Ein wichtiges Geschäftsfeld von Prosoz in der Begleitung unserer Kunden (vom Starterpaket bis zur Umsetzung).

4. Will der Kunde ein Digitales Bauamt?

Die Bürger*innen stehen im Mittelpunkt, sind mobil und erwarten einen digitalen Service der Verwaltung, wie sie es von anderen Plattformen im Internet gewöhnt sind. Ein digitales Bauamt führt zu mehr Bürgernähe, unbürokratischeren Informationen und Services rund um die Uhr.

Für die Antragssteller*innen hat der digitale Bauantrag einen entscheidenden Zeitvorteil. Da dieser bequem von Zuhause eingegeben werden kann, müssen sich die Antragssteller*innen nicht mehr nach den Öffnungszeiten richten. Durch intelligente Antragsassistenten wird gleich ersichtlich, ob noch Unterlagen fehlen oder Fehler nicht ausgefüllt wurden. Nur wenn alles vollständig ist, lässt sich der Antrag abschicken. Die Genehmigungsverfahren können dadurch in vielen Fällen spürbar schneller werden.

Aber auch in der Behörde ermöglicht es eine Effizienzsteigerung. Denn digitale Formulare nehmen einen Teil der Arbeit ab und ersparen das Abtippen oder Einscannen von handschriftlichen Unterlagen. In einem digitalen Projektraum können noch fehlende Unterlagen oder Nachforderungen direkt hochgeladen werden und müssen nicht mehr per Post verschickt werden. Müssen für den Bauantrag andere Ämter beteiligt werden, prüfen die beteiligten TöB’s einen Bauantrag nicht mehr nacheinander, sondern können parallel in diesem Projektraum arbeiten. So sind Stellungnahmen direkt für die Sachbearbeiter*innen verfügbar. Damit haben die Fachleute der Bauverwaltungen mehr Zeit für die wichtige inhaltliche Prüfung – hier kann künftig eine „Künstliche Intelligenz“ unterstützen.