ZUKO-TT22 Broemme
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Albrecht Broemme (THW): Nachgedanken über ein erfolgreiches Projektmanagement

1. Zukunftskongress-THINKTANK am 30.08.2022

Ist es möglich, ein gutes Projektmanagement in die bestehenden Strukturen der öffentlichen Verwaltung zu implementieren und besteht darin eine Notwendigkeit? Dies war einer der vielen Fragen des 1. Zukunftskongress-THINKTANK am 30.08.2022.
In einer agilen und regen Diskussionsrunde wurde über diese Themen debattiert und sich ausgetauscht. Auf einen wichtigen Punkt müsste die öffentliche Verwaltung aber vorbereitet sein: Projekte können scheitern.

Damit Projekte erfolgreich gelingen, muss in der Vorbereitung und Planung auf einige Punkte geachtet werden:
Zunächst sollte sich das Projektmanagement eine genaue Zielvorgabe geben und die Verantwortlichkeit klären. Denn eine ungewisse Zuständigkeit birgt die Gefahr einer Verantwortungsdiffusion. Die Vorbereitung für ein erfolgreiches Projekt kostet Zeit und Geld, meistens auch geschultes Personal. Dieses Personal sollte heterogen aufgestellt sein, aus fünf bis neun Personen und einem Teamleader bestehen.  Außerdem sollte schon vor der Umsetzung die juristischen Themen (Datenschutz, Genehmigungsverfahren), die Belange des Klimaschutzes und der Energieeffizienz beachtet werden.

Fehler passieren, aber was ist die Konsequenz?

Der Projektverlauf sollte zunächst von erfahrenen Planern skizziert werden. Erfahrung, die aus vergangenen Projekten gesammelt wurde, sollte stets berücksichtigt werden. Es kommt dennoch ständig vor, dass Erkenntnisse nicht mehr aufgegriffen werden oder einfach vergessen wurden (Erfahrungsdemenz).
Bei Abweichungen des Projektverlaufs sollte konsequent gehandelt werden. Ein Beispiel für eine Abweichung eines Projektverlaufs ist hierbei der BER.  Fehlschläge und Erfolge passieren, zu selten wird aus diesen gelernt. Das liegt auch an der "Fehler-Kultur" in Deutschland.

Albrecht Broemme
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Aufgrund seiner einschlägigen Erfahrung in über fünfzig Jahren haupt- und ehrenamtlichen Arbeit im Katastrophenschutz stellt Albrecht Broemme folgende zehn Punkte zur Diskussion.

1. Projekte scheitern, wenn das Ziel unklar ist

Es kostet viel Mühe, das eigentliche Ziel klar zu beschreiben. Solange dies unklar ist, sollte kein Projekt starten.

2. Projekte scheitern, wenn Aufgaben und Verantwortlichkeiten unklar sind

Detaillierte Zuständigkeiten erzeugen häufig nur eine scheinbare Transparenz. Es muss klar sein, welche Person die Ergebnisverantwortung trägt.

3. Projekte scheitern, wenn der Weg nicht funktionieren kann

Erfahrene Planer müssen beim Start eines Projektes den Projektverlauf grob skizzieren und festhalten. Sofern eklatante Abweichungen (insbesondere bei Fristen und Kosten) erkennbar sind, muss logisch und konsequent gehandelt werden.

4. Projekte scheitern, wenn die erforderlichen Ressourcen fehlen

Planung und Umsetzung eines jeden Projektes kosten Zeit und Geld, meistens auch geschultes (zusätzliches) Personal.

5. Projekte scheitern, wenn nach dem Start Änderungen erfolgen

Bekanntes Beispiel ist der Flughafen BER. Zum Beispiel musste nachträglich die Abfertigung des Airbusses A380 bzw. der Boeing 747 eingeplant werden. Schließlich stand fest, dass diese Großflugzeuge BER nie anfliegen werden.

6. Projekte scheitern, wenn das Team falsch zusammengesetzt ist

Das ideale Team ist heterogen (interdisziplinär, Männer/Frauen, Erfahrene/Neulinge) zusammengesetzt.

7. Projekte scheitern, wenn Zusammenhänge nicht beachtet werden („Prinzip der kommunizierenden Röhren“)

Gute Planer haben stets den „360°-Blick“.

8. Projekte scheitern, wenn es an Vertrauen mangelt

Erforderlich ist das interne sowie das externe Vertrauen (auch das öffentliche!). Dies muss erarbeitet werden.

9. Projekte scheitern, wenn sie losgelöst von der „Linie“ arbeiten

Sofern es gute Gründe gibt, eine Aufgabe nicht „in der Linie“, sondern als „Projekt“ zu erledigen, muss „die Linie“ dennoch so eng wie möglich eingebunden. Sie muss zumindest gut informiert werden. Die Kommunikation spielt also eine entscheidende Rolle.

10. Aus Fehlschlägen müssen Konsequenzen gezogen werden

Es wird dagegen – auch unter Druck der Öffentlichkeit – viel Energie für die Suche nach „den Schuldigen“ verwendet.