Ein Schlüssel zu schnelleren Genehmigungen
Der Normenkontrollrat Baden-Württemberg (NKR BW) legt der Landesregierung einen Empfehlungsbericht über den Reformbedarf der Verwaltung vor.
Der Normenkontrollrat Baden-Württemberg hat dazu der Landesregierung einen Empfehlungsbericht vorgelegt. Die Studie „Ein Schlüssel zu schnelleren Genehmigungen – Projektorientierte Verfahrenssteuerung“ betrifft den Reformbedarf der Verwaltung im Innern und in der Haltung gegenüber Antragstellern. Die Studie ist gemeinsam mit dem Landratsamt Rems-Murr-Kreis entstanden, das die Vorschläge am Beispiel von Baugenehmigungsverfahren pilotiert hat.
Der NKR BW empfiehlt, dass Mitarbeitende der Genehmigungsbehörden zu Verfahrenssteuerern ausgebildet werden. Sie sollten ein Auftaktgespräch mit dem Antragsteller durchführen und den Antragsteller sowie Fachbehörden an einen Tisch holen, wenn unterschiedliche Auffassungen einer Lösung zugeführt werden müssen. Wichtig ist, dass sie proaktiv mit den Verfahrensbeteiligten kommunizieren.
Häufig kennen Antragsteller nicht den Stand des Verfahrens und erfahren nicht rechtzeitig, ob und welche Bedenken der Genehmigungsfähigkeit ihres Antrags entgegenstehen. Dies führt nicht selten dazu, dass sich z. B. bei Baugenehmigungsverfahren der Bauherr, der Planer, die Baurechtsbehörde und die Fachbehörden gegenseitig die Schuld zuweisen. Um Zeitverlust durch diese Intransparenz zu vermeiden, empfiehlt der Rat, für Genehmigungsverfahren Kollaborationsplattformen einzusetzen. Mithilfe von unterschiedlichen Lese- und Schreibrechten kann der Verfahrenssteuerer allen Beteiligten, dem Antragsteller sowie den anzuhörenden Fachbehörden die notwendige Transparenz über den Stand des Verfahrens, das Termincontrolling und die fachlichen Äußerungen verschaffen.
Am Beispiel von Baugenehmigungsverfahren zeigen wir auf, dass eine wesentliche Beschleunigung durch die Ernennung eines Verfahrenssteuerers, Transparenz des Verfahrens in einem gemeinsamen Gremienraum und Termincontrolling erreicht werden können.
Dr. Gisela Meister-Scheufelen, Vorsitzende des NKR BW
In der Regel wird bei Genehmigungsverfahren zwar auf mögliche Endtermine hingewiesen, aber es findet kein Termincontrolling durch einen Verfahrenssteuerer statt, der sich aktiv um die Einhaltung des geplanten Endtermins kümmert und steuernd in das Verfahren eingreift, um Termine trotz Verzögerungen an einzelnen Stellen doch noch zu halten. Der Rat empfiehlt daher, Instrumente von Terminplanung und Controlling in die Kollaborationsplattform zu integrieren. Dies spart dem Antragsteller Kosten und der Verwaltung Zeit und entlastet Personal.
Der Normenkontrollrat beleuchtet in der Studie auch die fehlende Kundenorientierung der Verwaltung. Antragsteller fühlten sich nicht als Kunden, sondern teilweise wie Bittsteller. Der Rat empfiehlt daher eine umfassende Qualifizierungsoffensive sowohl bei Führungskräften als auch bei Mitarbeitenden, um diese Haltungsfrage zu thematisieren.
Aus Sicht des Normenkontrollrats gibt es Qualifizierungsbedarf auch außerhalb der Verwaltung. Um die Qualität der Antragsunterlagen zu verbessern, sollten Architekten und Planer besser ausgebildet werden. Der Rat empfiehlt, das Baurecht als Pflichtmodul in das Architekturstudium zu integrieren. Zudem sollte die Architektenkammer eine Zertifizierung für die Weiterbildung anbieten, wie genehmigungsfähige Unterlagen erstellt werden.
