Symbolbild für Digitalisierung von Akten
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Expertisepapier: So etablieren Sie mobiles Arbeiten in der Öffentlichen Verwaltung

Fünf aktuelle Praxistipps für den Public Sector

Die Expert*innen der MACH AG, die seit über 30 Jahren im Bereich Digitalisierung der Verwaltung tätig sind, haben das Expertisepapier "Digitale Kernprozesse als Türöffner fürs Homeoffice" zusammengestellt. Entstanden ist es im Nachgang zum Webinar "Wider die Präsenzkultur" und bezieht Ergebnisse einer Umfrage ein, die im Vorfeld unter Verwaltungsmitarbeitenden gemacht wurde.

Diane Schöppe

Das Papier gibt nicht nur fünf wichtige Tipps für die Praxis, sondern auch einen guten Überblick über aktuelle Studienergebnisse. So wird beispielsweise auf das Gutachten „Digitalisierung in Deutschland – Lehren aus der Corona-Krise“ hingewiesen, das der Wissenschaftliche Beirat beim Bundeswirtschaftsministerium veröffentlicht hatte. Insgesamt lässt sich aus den Studien ablesen: "Waren die technischen Voraussetzungen gut, gelang die Umstellung auf das mobile Arbeiten; waren nicht alle relevanten Kernprozesse so digitalisiert, dass ein effizientes und unkompliziertes mobiles Arbeiten flächendeckend möglich ist, taten sich die jeweiligen Organisationen deutlich schwerer." 

Einbezogen in das Expertisepapier werden auch Ergebnisse einer Umfrage, die unter Teilnehmerinnen und Teilnehmern des Zukunftskongress365-digital gemacht wurden. Beispielsweise wurde nach dem Stand der Digitalisierung für bestimmte Kernprozesse gefragt. Auf die Frage, wie viele dieser Prozesse bereits digital funktionieren gab es folgende Angaben:

  • 84 % der Befragten gaben an, ihre Arbeitszeiten mobil erfassen zu können
  • 83% gaben an, ihren Urlaub online beantragen zu können
  • 59 % können  Rechnungen von unterwegs oder aus dem Homeoffice versenden
  • 35 % können Beschaffungsvorgänge unkompliziert von unterwegs anstoßen

In den Corona-Monaten hat die Verwaltung zwar große Schritte in Richtung mobiles Arbeiten gemacht, es ist jedoch noch deutlich Luft nach oben. Um den Kurs fortzusetzen, den sowohl Behörden und Verwaltungen als auch ihre Beschäftigten gut heißen, müssen umgehend alle Kernprozesse digital und unkompliziert erledigt werden können.

Fünf Tipps für die Praxis

#1 Grundsätzliche digitale Standards etablieren

Erfassen und digitalisieren Sie schnellstmöglich die Kernprozesse Ihrer Verwaltung. Und setzen Sie sich Zielmarken, die Tempo machen!

#2 Mutiger werden und pragmatisch handeln

Analysieren Sie, wie es in Ihrer Einrichtung aussieht, und priorisieren Sie: Welche Prozesse haben Sie? Welche davon sind bereits digital? Welche Prozesse brauchen Sie am häufigsten, und wie effizient laufen diese?

#3 Die relevanten Erwartungen erfüllen

Denken Sie nutzerzentriert und fragen Sie Ihre Zielgruppe: Welche Bedürfnisse und Erwartungen haben die Menschen, die den Service nutzen werden?

#4 Das Tempo erhöhen und den Spaß

Informieren Sie sich über Anwendungen, mit denen sich Gelegenheitsnutzer*innen schwertun, die aber vereinfacht möglich sind – zum Beispiel: Arbeitszeiterfassung, Urlaubsanträge, Reiseplanung und Reisekosten.

#5 Gemeinsam Bilanz ziehen und dran bleiben

Ziehen Sie im Team Bilanz, stellen Sie inspirierende Fragen und holen Sie sich zusätzliche digitale Kompetenz ins Haus.

Am Schluss bietet das Expertisepapier eine Checkliste, mit der Sie überprüfen können, ob Ihre Verwaltung gut fürs Homeoffice aufgestellt ist.