Digitale Abrechnungsprozesse in der Sozialwirtschaft – von der Vision zur realistischen Chance

Jährlich werden in Deutschland stationäre, teilstationäre und ambulante Leistungen im Umfang von mehreren Milliarden Euro im Auftrag der Sozialverwaltung erbracht, durch spezialisierte Anbieter wie Pflegedienste, Einrichtungen und Werkstätten. Medienbrüche, hoher manueller Aufwand, Zeitversatz sowie stark differierende (Abrechnungs-) Prozesse belasteten in der Vergangenheit sowohl die Leistungserbringer wie auch Kostenträger in den Rechtskreisen SGB IX und SGB XII.

Von Insellösungen zu digitalen Prozessketten – wie Vernetzung in der Sozialwirtschaft gelingt

„In den vergangenen zehn Jahren haben viele Leistungserbringer ihre internen Abläufe digitalisiert und automatisiert. Doch die digitale Verbindung zu den Kostenträgern blieb in den meisten Fällen unterbrochen – Medienbrüche verhinderten eine durchgängige Prozesskette.“ Die Praxis im Fachamt war nicht nur mühsam, sondern auch überaus zeitaufwändig: Fachkräfte mussten Daten prüfen, Leistungen manuell zuordnen und Fehler korrigieren. Das Ergebnis war ein geringer Automatisierungsgrad, der auch der teilweise fehlenden Digitalisierung geschuldet war.

 „Die steigende Arbeitslast der Sozialämter ist mit bisherigen Methoden nicht mehr zu bewältigen“, heißt es aus der Praxis. Wie groß das Potenzial allein bei der Automatisierung des Abrechnungsprozesses ist, zeigt ein bereits abgeschlossenes gemeinsames Projekt des Landkreises Darmstadt-Dieburg mit der PROSOZ Herten GmbH. In mehreren Workshops wurden damalige (Abrechnungs-) Prozesse analysiert und unter Beteiligung von verschiedenen Leistungserbringern eine Vielzahl von Optimierungsbedarfen identifiziert. Das Ziel, den Abrechnungsprozess im Interesse aller Stakeholder nahezu vollständig zu automatisieren, konnte mit der Einführung einer weiteren Komponente für das Fachverfahren OPEN/PROSOZ fristgerecht erreicht werden.

Ein projektbegleitend wie auch noch nachgehend durchgeführtes Monitoring ergab, dass sich mit diesem Projekt der Bearbeitungsaufwand für die Abrechnungsprozesse pro Sachbearbeiter von elf Stunden auf weniger als 20 Minuten im Monat reduzierte. Durch die Automatisierung und Einführung einer Massendatenverarbeitung erhöhten sich die Mehraufwände für die Fachverfahrensbetreuung selbstverständlich in einem geringen Umfang. In der Gesamtbetrachtung entstand jedoch eine Entlastung im Umfang von mehr als 90% für alle Beteiligten im Fachamt.

Warum sich Digitalisierung lohnt – weit über Zeitersparnis hinaus

Automatisierte Prozesse sind mehr als technische Modernisierung. Sie verändern Strukturen nachhaltig.  Automatisierte Prozesse entlasten die Akteure, sie schaffen dringend notwendigen Freiraum für die Erledigung anderer Aufgaben, welche sich auch zukünftig nicht automatisieren lassen – insbesondere die Interaktion zwischen Menschen und die zielorientierte Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Fachämtern. Und das immer im Interesse des Klienten. 

Die Aufgabenerledigung bzw. deren Organisation erfolgt in regionaler Verantwortung, orientiert sich an den örtlichen Bedingungen bzw. Gegebenheiten. Erfolgreiche Lösungen müssen diese Vielfalt respektieren und sie weitestmöglich in einer automatisierten Form abbilden, statt sie zu bekämpfen.

So kann Digitalisierung zum Bindeglied werden: zwischen Bund, Ländern, Kommunen und der (Sozial-) Wirtschaft. Das Ziel ist klar – weniger Hürden, mehr Tempo, mehr Zeit für die Zusammenarbeit mit und zwischen den Menschen.

Standardisierung und Automatisierung – der unterschätzte Schlüssel zum Erfolg

Die Herausforderung liegt darin, die Prozesse zu identifizieren, die sich sinnvoll standardisieren lassen und dabei alle Beteiligten einzubinden. Dabei spielen Fachverfahrenshersteller hier eine zentrale Rolle. Ihr bundesweites Wissen über Verwaltungsprozesse kann helfen, digitale Lösungen praxisnah und zukunftssicher zu gestalten. „Durchgängige digitale medienbruchfreie Prozesse“ bilden die Grundlage hochautomatisierter IT-Lösungen.