Erfahrungsgemäß ist es am ehesten eine gut geplante Wanderung: Der Weg ist klar, die Etappen sind sinnvoll gesetzt, und unterwegs bleibt Raum, um die Richtung immer wieder zu überprüfen, Pausen einzulegen und die Ausrüstung an den Bedarf anzupassen. Orientierung wird benötigt, ein gutes Team und die Bereitschaft, miteinander ins Gespräch zu kommen dann wird aus vielen einzelnen Projekten eine gemeinsame, tragfähige Route.
Immer mehr Projekte: Warum Kommunen auf Multiprojektmanagement setzen
Der Ausgangspunkt für die Einführung von Multiprojektmanagement ist oft, dass viele Vorhaben nebeneinander laufen, ohne klare Definition, was überhaupt als Projekt gilt. Ressourcenengpässe und das Gefühl, dass alles gleich wichtig ist, erschweren die Priorisierung und belasten die Mitarbeitenden. Abstimmungen zwischen Fachbereichen sowie unklare Rollen und Zuständigkeiten führen immer wieder zu Konflikten. Besonders bei Großprojekten oder Programmen zeigt sich, dass deutlich mehr Koordination erforderlich ist als bisher üblich.
Ein zentrales Spannungsfeld entsteht zudem zwischen Linientätigkeit und Projektarbeit: Der Überblick über die verfügbaren Ressourcen fehlt, das Ressourcenmanagement bleibt häufig ungesteuert. Viele Führungskräfte wünschen sich daher einen Überblick über alle laufenden Projekte und eine gemeinsame, koordinierte und effiziente Umsetzung im Sinne eines Projektportfoliomanagements.
Aber auch von den Mitarbeitenden kommt sehr häufig der Wunsch nach Unterstützung und Entlastung, nach klaren Rollen, verlässlichen Prozessen und nachvollziehbaren Entscheidungen.
Das gemeinsame Ziel aller Beteiligten ist es, Projekte so umzusetzen, dass sie wirklich wirksam sind: gut abgestimmt, effizient und mit einem klaren Fokus auf das, was gebraucht wird. Wenn Rollen klar sind, Prozesse tragen und Entscheidungen verlässlich getroffen werden, entsteht Raum für Zusammenarbeit, Verantwortung und erfolgreiche Ergebnisse. Genau dafür schafft Multiprojektmanagement die notwendigen Strukturen und Orientierung.
Wie Kommunen Multiprojektmanagement Schritt für Schritt einführen
Bei der Einführung von Multiprojektmanagement hat sich ein schrittweises Vorgehen in vielen Kommunen bewährt. Am Anfang steht ein qualifiziertes Kernteam, das das Thema voranbringt, begleitet von Führungskräften, die für die Bedeutung guter Projektkoordination sensibilisiert werden. Im nächsten Schritt wird Projektmanagement organisatorisch verankert, zum Beispiel durch eine feste Ansprechperson oder ein Project Management Office.
Darauf aufbauend werden schlanke, gut handhabbare Prozesse und klare Rollen entwickelt. Passende Hilfsmittel wie Vorlagen oder Software erleichtern die Umsetzung im Alltag. Wichtig ist dabei, die Mitarbeitenden mitzunehmen: Praxisnahe Schulungen unterstützen sie dabei, Methoden und Tools direkt in den eigenen Projekten anzuwenden.
Von Anfang an gehört es zum Prozess, Feedback der Beteiligten einzuholen und ernst zu nehmen. So können Abläufe und Hilfsmittel weiterentwickelt und an die tatsächlichen Bedürfnisse angepasst werden, damit das Multiprojektmanagement nicht auf dem Papier bleibt, sondern im Arbeitsalltag wirksam wird.
Eine verbreitete Illusion bei der Einführung von Multiprojektmanagement ist, mit der Auswahl einer Projektmanagement-Software zu beginnen. Doch ein Tool allein löst keine Abstimmungsprobleme, klärt keine Rollen und schafft keine Prioritäten. Ohne zuvor gemeinsam definierte Prozesse, klare Zuständigkeiten und ein Verständnis für die eigene Projektlandschaft bleibt leider die beste Software wirkungslos. Erst wenn Strukturen, Abläufe und Verantwortlichkeiten geklärt sind, kann ein Tool sinnvoll unterstützen. Als Mittel zum Zweck, nicht als Ausgangspunkt.
Was den Erfolg bremst: Typische Hindernisse bei der Einführung von Multiprojektmanagement
Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Einführung von Multiprojektmanagement gehören Vorbehalte auf verschiedenen Ebenen: Führungskräfte befürchten oft eine Einmischung in ihre Zuständigkeiten, während Mitarbeitende Angst vor zusätzlicher Belastung haben. Wenn die Unterstützung durch die oberste Leitung fehlt, bleibt das Thema häufig ohne die notwendige Rückendeckung und Verbindlichkeit.
Erschwerend kommt hinzu, dass die Einführung von Multiprojektmanagement manchmal unsystematisch oder ohne klare Vorgehensweise angegangen wird. Ein weiteres Problem ist, dass die besonderen Rahmenbedingungen der öffentlichen Verwaltung – wie Linienstrukturen, Vergabevorgaben oder spezifische Anforderungen aus dem Bauprojektmanagement (z. B. HOAI, AO) – nicht ausreichend berücksichtigt werden.
Oft bleibt auch die Kommunikation insgesamt hinter den Erwartungen zurück: Wenn unterschiedliche Zielgruppen nicht frühzeitig informiert und einbezogen werden, entstehen Missverständnisse und Widerstände. Für eine erfolgreiche Einführung ist es daher wichtig, sowohl die Bedürfnisse als auch die Perspektiven aller Beteiligten gezielt mitzudenken.
Von der Idee zur Umsetzung: Wie lange dauert die Einführung von Multiprojektmanagement?
Erfahrungsgemäß braucht die Einführung eines strukturierten Multiprojektmanagements in einer Kommune etwas Zeit. Rund drei Monate sollten für die Entwicklung der grundlegenden Strukturen, Vorlagen und Definitionen eingeplant werden. In dieser Phase arbeitet ein Kompetenzteam mit Vertretungen aller Fachbereiche zusammen, begleitet von klarer Kommunikation und regelmäßigen Feedbackschleifen.
Im Anschluss folgen praxisnahe Schulungen für alle Beteiligten, die, je nach Umfang, etwa zwei Monate dauern. Nach etwa einem halben Jahr ist das Multiprojektmanagement meist so weit eingeführt, dass die neuen Prozesse in den Projekten genutzt werden können.
Typischerweise schließt sich daran eine Pilotphase von drei bis sechs Monaten an, in der die Abläufe erprobt, angepasst und auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt werden. Nach neun bis zwölf Monaten ist die erste große Ausbaustufe geschafft und der Grundstein gelegt, um Multiprojektmanagement dauerhaft wirksam im Alltag zu verankern. Danach bleiben Zeit und Raum für weitere Optimierungen und Feinjustierungen.
Erfolgreich starten, gemeinsam dranbleiben: Fazit zur Einführung von Multiprojektmanagement
Multiprojektmanagement einzuführen ist kein Sprint, es ist eher eine Wanderung mit klug gewählten Etappen und regelmäßigen Pausen zum Innehalten, Nachjustieren und Kraftschöpfen. Wer sich die Zeit nimmt, Prozesse gemeinsam zu entwickeln, Rollen klar zu definieren und die Beteiligten mitzunehmen, schafft die beste Grundlage dafür, dass Projektarbeit nicht zum Kraftakt, sondern zur Erfolgsgeschichte wird.
Denn am Ende geht es nicht um das perfekte Tool oder den schönsten Prozess auf dem Papier, sondern darum, Projekte so zu steuern, dass sie wirklich vorankommen, Konflikte weniger werden und alle wissen, woran sie sind. Und vielleicht macht es ja dann sogar ein bisschen mehr Freude, wenn die Zusammenarbeit reibungsloser läuft und gute Ergebnisse sichtbar werden.
