Evidenzbasiertes Entscheiden im Sinne der Verwaltungstransformation

Die Antwort liegt in evidenzbasiertem Entscheiden – einer Vorgehensweise, die auf systematisch gesammelten Daten, wissenschaftlichen Studien und Lessons Learned basiert, statt auf Intuition oder bewährten Praktiken von gestern.

Die beigefügte Übersicht der TOP 24 Publikationen zur Verwaltungsdigitalisierung 2025 bieten ein reiches Kompendium solcher Evidenzen. Sie dokumentieren Erfolgsbeispiele aus europäischen Smart Cities, zeigen Messbarkeitsansätze durch standardisierte Indizes, enthüllen häufige Fehler aus 25 Jahren E-Government-Geschichte und bieten konkrete Handlungsleitfäden für Praktiker. Dieser Beitrag analysiert, wie Verwaltungsverantwortliche diese Evidenzen nutzen können, um bessere Entscheidungen zu treffen.

1. Grundlagen evidenzbasierter Entscheidungsfindung in der Verwaltung

Evidenzbasiertes Entscheiden bedeutet in der Verwaltungspraxis, Entscheidungen auf Grundlage von:

• Empirischen Daten (Digitalisierungs-Indizes, Kennzahlensammlungen)
• Systematischen Erfahrungsberichten (Fallstudien aus europäischen Verwaltungen)
• Wissenschaftlichen Erkenntnissen (peer-reviewed Studien und Metaanalysen)
• Praktischen Erprobungen (Pilotprojekte und deren strukturierte Auswertung)

zu treffen. Das Gegenteil – intuitive oder politisch getriebene Entscheidungen ohne Datenbasis – führt erwiesenermaßen zu verschwendeten Mitteln, Zeitverzögerungen und Bürgerfrust.

Die Übersicht der TOP 24 Publikationen 2025 zeigen konsistent: Verwaltungen, die ihre Transformation auf Evidenz stützen, erreichen schnellere Digitalisierungsergebnisse, bessere Akzeptanz bei Mitarbeitern und Bürgern sowie nachhaltigere Modernisierungserfolge. Dies zeigt sich besonders deutlich bei der Auswertung von Messbarkeitsansätzen durch standardisierte Indizes.

2. Messbarkeit als Fundament: Von Indizes zur Entscheidungsgrundlage

Die Verwaltungslandschaft verfügt mittlerweile über mehrere etablierte Messinstrumente, die Vergleichbarkeit und Orientierungswissen schaffen:

Evidenzbasierte Führung bedeutet also konkret: diese Indizes nicht nur zur Selbsteinschätzung zu nutzen, sondern systematisch in Steuerungsroutinen zu integrieren und Zielkaskaden daran auszurichten.

3. Fehler vermeiden durch Lessons Learned: Was 25 Jahre E-Government lehren

Eine zentrale Quelle für evidenzbasierte Entscheidungen ist die kritische Aufarbeitung von Fehlentwicklungen. Die Studie zu 25 Jahren Verwaltungsdigitalisierung (Universität Mainz) zeigt systematisch auf, welche Fehler sich wiederholt haben und wie sie zu vermeiden sind.

Ein Kernfehler aus der E-Government-Geschichte war die mangelnde Auswertung von Pilotprojekten. Viele Verwaltungen führten aufwändige Piloten durch, zogen aber keine systematischen Lehren daraus, bevor sie hochfährten. Die aktuelle Evidenz-Empfehlung lautet: Pilotversuche systematisch dokumentieren, Erfolgsfaktoren und Probleme strukturiert erfassen, und skalierbare Module gezielt entwickeln – statt Piloten als punktuelle Projekte zu betrachten.

Ein zweiter Fehler war die Förderung von Insellösungen statt zentralisierter IT-Infrastruktur. Der Bundesrechnungshof-Bericht 2025 zeigt: Dezentrale, parallele IT-Systeme produzieren Redundanzen, Schnittstellenprobleme und Wartungskosten. Verwaltungen, die auf zentrale Lösungen setzen, erzielen Kostenersparnisse zwischen 15 und 30 Prozent.

Ein dritter historischer Fehler war die unzureichende Qualifizierung von Mitarbeitern. Die Bitkom Digital Government Studie 2025 zeigt: Interne Qualifizierung für digitale Prozesse ist nicht optional, sondern ein Erfolgsfaktor für Geschwindigkeit. Verwaltungen mit individuellen Trainings pro Verwaltungseinheit berichten von 40 Prozent schneller umgesetzten Digitalisierungsvorhaben.

4. Nutzerorientierung als evidenzbasierte Strategie

Ein für traditionelle Verwaltungen ungewöhnlicher, aber mittlerweile evidenzbasierter Ansatz ist die konsequente Nutzerorientierung. Der E-Government Monitor 2025 (Initiative D21) zeigt: Verwaltungen, die regelmäßig Bürgerfeedback zu digitalen Angeboten abfragen, erreichen 25 Prozent höhere Nutzungsraten.

Praktisch bedeutet dies: Nicht-Techniker entscheiden nicht über Digitalisierungsziele. Stattdessen werden Bürgerperspektiven systematisch erhoben (durch Online-Befragungen, Nutzertests, Feedback-Loops) und in Anforderungskatalog und Prioritäten integriert.

Das Servicehandbuch für digitale Verwaltungsleistungen (BMI) beschreibt ein bewährtes Phasenmodell: Nutzer werden nicht erst nach der technischen Umsetzung befragt, sondern früh in Entwicklung und Test eingebunden. Iterative Verbesserungen basierend auf echtem Nutzerfeedback und sind damit nicht Zukunftsvision, sondern bewährte Praxis.

5. Organisatorische Transformation: Governance, Qualifizierung und Change-Management

Die zentrale Entscheidung bei Verwaltungstransformation ist nicht primär technologisch, sondern organisatorisch. Die IT-Planungsrat & FITKO Berichte 2025 betonen: Erfolgreiche Digitalisierung erfordert integrierte Strategien zu fünf Themen: Infrastruktur, Transformation, Anwendungen, Daten und Sicherheit.

Verwaltungsverantwortliche, die evidenzbasiert entscheiden, integrieren diese fünf Schwerpunkte von Beginn an in Projektpläne – statt sie sequenziell oder isoliert zu behandeln. Dies erhöht Abstimmungsqualität und Umsetzungstempo erheblich.

Ebenfalls evidenzbasiert ist die Erkenntnis aus dem Handbuch Digitalisierung der Verwaltung (transcript Verlag): Große Digitalisierungsprojekte sollten modularisiert werden in überschaubare, agile Teilprojekte. Dies minimiert Risiken und ermöglicht schnellere Erfolgserlebnisse für beteiligte Teams und Nutzer.

6. Zukunftstechnologien: KI, Datenplattformen und digitale Zwillinge

Eine wichtige Frage für Verwaltungsverantwortliche ist: Welche Zukunftstechnologien sollten wir heute schon implementieren? Hier bieten die Publikationen klare evidenzbasierte Antworten.

7. Das Digital-First-Prinzip: Keine Rückfallebenen mehr

Ein kultureller Wendepunkt in der Verwaltungstransformation ist die Implementierung des Digital-First-Prinzips. Die Modernisierungsagenda des BMI 2025 beschreibt klar: Neue Verwaltungsprozesse sollten ausschließlich digital entwickelt werden – ohne Rückfallebene auf Papierverfahren.

Dies ist eine radikal evidenzbasierte Entscheidung. Sie basiert auf der Erkenntnis, dass Parallelstrukturen (digital und analog) zu Qualitätsverfall, höheren Kosten und Bürgerfrust führen. Verwaltungen, die konsequent Digital-First umsetzen, berichten von höherer Effizienz und niedrigeren Betriebskosten.

Fazit: Fünf Handlungsschritte für evidenzbasierte Entscheidungen

Verwaltungsverantwortliche, die ihre Transformation auf Evidenz stützen wollen, können folgende konkrete Schritte unternehmen:

1. Indizes nutzen: Wählen Sie für Ihre Verwaltungsebene relevante Indizes (Deutschland-Index, Behörden-Digimeter oder IMD Smart City Index) und integrieren Sie diese in Ihre Steuerungsroutinen.

2. Fehler systematisch lernen: Nutzen Sie die Erfahrungsdokumentation aus 25 Jahren E-Government. Pilotprojekte sollten strukturiert ausgewertet und Erkenntnisse vor dem Hochfahren integriert werden.

3. Nutzer einbeziehen: Schaffen Sie Routinen zur regelmäßigen Abfrage von Nutzer- und Bürgerfeedback. Integrieren Sie diese in Anforderungskatalog und Prioritäten.

4. Organisation vor Technologie: Gestalten Sie Governance, Qualifizierung und Change-Management bevor Sie große technische Systeme hochfahren. Modularisieren Sie große Projekte in agile Teilprojekte.

5. Digital-First konsequent umsetzen: Verzichten Sie auf Parallelstrukturen. Neue Prozesse sollten ausschließlich digital entwickelt werden.

Evidenzbasiertes Entscheiden in der Verwaltungstransformation ist keine akademische Spielerei, sondern die praktische Grundlage für schnellere, kostengünstigere und nachhaltigere Digitalisierungsergebnisse. Die beigefügte TOP 24 Publikationen 2025 bieten hierzu ein umfassendes Kompendium von Evidenzen – von Messbarkeitsindizes über Fehleranalysen bis zu europäischen Best Practices.

Die Verbreitung von transformativem Denken passiert nur über Peer-to-Peer-Learning, daher hier die Möglichkeit an Verantwortliche in der Verwaltungstransformation Ihre Expertise für praxisnahe Veränderungen Rahmenbedingungen vor Ort zu teilen. Ihre Antworten fließen direkt in die Weiterentwicklung evidenzbasierter Empfehlungen für die Verwaltungsdigitalisierung für das Jahr 2026 ein.

Hier finden Sie den Link zur Beteiligung an der Umfrage zu neuem Leadership in der öffentlichen Verwaltung (Zeitaufwand ca. 10 Minuten):

Neues Leadership im digitalen Wandel – Formular ausfüllen