Die Entscheidung für ein zentral geführtes System
„Wir wollten ein System, das die individuellen Anforderungen aller Träger berücksichtigt und trotzdem zentral betreut werden kann“, sagt Christian Teske, Projektleiter bei der IKT-Ost. Bereits 2020 fiel die Entscheidung, gemeinsam eine neue Lösung zur Termin- und Besuchersteuerung einzuführen. Auslöser war nicht nur die veraltete Software, die bis dahin genutzt wurde und keine Updates mehr erhielt, sondern auch die Corona-Pandemie, die eine moderne und wettbewerbsfähige Lösung forderte.
Einheitliche Soft- und Hardwarelösung für acht Standorte
Anstatt, dass jede Kommune im Alleingang nach einer passenden Software-Lösung sucht, entschieden sich die Partner für einen gemeinsamen Weg: Im Rahmen einer einheitlichen Ausschreibung konnten wir mit einem überzeugenden Konzept punkten. Die Lösungen JCC-Terminvereinbarung, JCC-Besucher und die dazugehörigen Anmeldeterminals werden nun in acht Standorten eingesetzt – unter anderem in Neubrandenburg, Greifswald, Waren (Müritz), Anklam, Pasewalk und Demmin.
„Diese Zusammenführung bringt viele Vorteile“, betont Christian Teske. „Wir haben nicht nur einen zentralen Ansprechpartner, sondern auch einheitliche Prozesse und Strukturen. Das erleichtert die IT-Betreuung enorm.“ Gleichzeitig ermöglicht die On-Premise-Lösung, dass alle Daten in den eigenen Rechenzentren der IKT-Ost verarbeitet werden – ein entscheidender Punkt, auf den bei der Auswahl des Software-Providers Wert gelegt wurde.
Strukturierte Vorbereitung und enge Abstimmung
Die Einführung verlief in enger Zusammenarbeit zwischen der IKT-Ost, den Fachbereichen der Verwaltungen und unseren Consultant, zu Anfang Jeroen Voskuil und abschließend Denis Andreev. Vor den jeweiligen Go-Lives wurde von den einzelnen Fachbereichen einiges an Vorarbeit abverlangt: So mussten sämtliche Dienstleistungsangebote, Öffnungszeiten und Mitarbeiterkapazitäten in strukturierten Excel-Tabellen erfasst werden, um die Terminlogik optimal abzubilden.
Zusammenarbeit über Landkreisgrenzen hinweg
Die Kooperation zwischen den drei Trägern war dabei ein zentraler Erfolgsfaktor. „Die größte Herausforderung war, die Zuarbeiten aus allen Landkreisen zu koordinieren“, berichtet Christian Teske. Schließlich hat die Kommunikation bis auf Ausnahmen, die der Größe des Projekts geschuldet waren, reibungslos funktioniert.
Trotz organisatorischer Hürden, etwa bei Netzwerkfreischaltungen über externe Partnerfirmen, konnten alle Beteiligten den Zeitplan einhalten. Christian Teske fasst zusammen: „Nach dem zweiten Livegang war die Routine da – die Prozesse liefen stabil, und die Mitarbeiter arbeiteten souverän mit dem System.“
Kleine Nachjustierungen – etwa bei Feiertagen oder Texten an den Terminals – konnten die Teams vor Ort eigenständig vornehmen. Und wenn es größere Probleme gab, die nicht eigenständig gelöst werden konnten? „Immer wenn Unterstützung nötig war, war JCC Software sofort erreichbar“, hebt Kevin Feller von der Stadt Neubrandenburg hervor. „Herr Andreev war unser Joker – er hat alles bei Nachfrage geprüft und angepasst.“
Positive Erfahrungen beim Go-Live
Den Auftakt machte die Stadt Neubrandenburg, wo am 11. April 2025 der Livebetrieb aufgenommen wurde. Kevin Feller erinnert sich: „Es handelt sich nicht um eine wie bisher klassische Aufrufanlage, sondern um eine moderne Terminsteuerung. Schon nach den ersten Tagen war zu spüren, dass sich die Abläufe für Mitarbeiter und Bürger deutlich entspannt haben.“
Beim Go-Live in Neubrandenburg war unser Team persönlich vor Ort. „Das war sehr hilfreich, denn so konnten letzte Einstellungen direkt vorgenommen werden“, so Sachgebietsleiterin Carolin Mellin. In Demmin verlief die Einführung anschließend noch reibungsloser – die sorgfältige Vorarbeit zahlte sich aus.
Heute schätzen die Mitarbeiter besonders die Flexibilität der Systeme: Sie können eigenständig Änderungen an Öffnungszeiten oder Texten vornehmen, Spontanbesuche einplanen oder kurzfristig Schalter anpassen. Auch für die Besucher hat sich einiges verbessert: Die Wartezeiten sind kürzer, die Abläufe transparenter und die Bedienung intuitiv.
Frau Mellin, die vier Standorte koordinierte, blickt zufrieden zurück: „Anfangs gab es etwas Skepsis, aber die Kollegen haben sich schnell eingearbeitet. Schon nach dem zweiten Tag haben sie gesagt, dass es weniger schlimm ist als gedacht.“
Wichtig ist vor allem, dass sich der neue Ablauf sowohl für Mitarbeiter als auch für die Bürger deutlich verbessert hat. Das ist schließlich ein Aspekt, der besonders wichtig ist: Beide Seiten sollen von der neuen Software profitieren.
Fazit: Eine erfolgreiche Modernisierung der Fachbereiche
Nach den erfolgreichen ersten Go-Lives folgten schrittweise die weiteren Standorte. Langfristig ist eine Ausweitung auf zusätzliche Fachbereiche geplant.
„Das Gerüst steht – der Rest ist Feintuning“, fasst Kevin Feller zusammen. In seinen Augen hat sich die Umstellung merkbar gelohnt. Die Terminvereinbarung funktioniert reibungslos, Spontantermine sind immer noch möglich und auch die Bürger profitieren von dem modernisierten Serviceangebot, in dem etwa die Wartezeiten merklich verkürzt sind und der Terminablauf von einer erhöhten Effizienz profitiert.
Auch aus Sicht der Projektleitung ist das Ergebnis eindeutig: „Wir haben eine Lösung geschaffen, die technisch zuverlässig, sicher und vor allem praxistauglich ist“, so Christian Teske.
Abschließend möchten wir uns diesem positiven Fazit anschließen und uns für die produktive Zusammenarbeit mit der IKT-Ost AöR und seinen Trägern bedanken.
