„Fokussieren, professionalisieren, konsolidieren“

Verwaltung der Zukunft: Sie sind seit November CIO der Freien und Hansestadt Hamburg. Was waren Ihre Prioritäten in den ersten Wochen im Amt?

Dr. Annika Busse: Als neue CIO ist es mir ein zentrales Anliegen, Hamburgs führende Rolle gemeinsam mit unseren Kolleginnen und Kollegen in Hamburg und föderal in der Digitalisierung und IT weiter auszubauen. Gemeinsam mit diesen sehr engagierten Kolleginnen und Kollegen arbeite ich daran, die IT der Stadt als echten Mehrwerttreiber zu gestalten. Unser Ziel ist es, durch innovative und nutzerorientierte Lösungen den Mitarbeitenden der Verwaltung, den Bürgerinnen und Bürgern sowie den Unternehmen die bestmögliche Nutzererfahrung zu bieten, und die IT entsprechend als flexible, wirtschaftliche, zukunftssichere Basis dafür bereitzustellen.

Eine gemeinsame Maxime ist, dass wir uns aktuell an einem bei uns leitenden Dreiklang ausrichten: „fokussieren, professionalisieren, konsolidieren“. Dieser Ansatz steht für die klare Priorisierung von Themen und Aufgaben, die kontinuierliche Professionalisierung von Prozessen und Strukturen sowie die gezielte Nutzung von Synergien, Automatisierung oder auch Trennen von nicht mehr benötigten Elementen, um die IT-Landschaft der Stadt zukunftssicher aufzustellen.

Ausgehend von der Digitalstrategie zählte zu meinen ersten Prioritäten der Auftakt zur IT-Strategie gemeinsam mit allen Hamburger Behörden. Ich habe besonderen Wert daraufgelegt, die gesamte Themenbandbreite der IT in Hamburg zu erfassen, gezielt neue Impulse eingebracht und uns auf einen gemeinsamen Kurs eingeschworen auf die eben bereits genannten Maxime.

VdZ: Sie kommen aus internationalen Führungspositionen in der Privatwirtschaft. Welche Erfahrungen von dort helfen Ihnen im föderalen, öffentlich-rechtlichen Kontext am meisten?

Dr. Busse: Aus meiner Sicht sind große Verwaltungen und internationale Konzerne in vielerlei Hinsicht vergleichbar: Beide sind komplexe Organisationen mit vielfältigen Aufgaben, zahlreichen Schnittstellen und einer großen Zahl engagierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In beiden Kontexten ist es entscheidend, durch klare Ziele, gezieltes Stakeholdermanagement und eine klare, transparente Kommunikation Impulse für die Zukunft zu setzen und Veränderungen erfolgreich zu gestalten.

Was für mich in beiden Welten im Mittelpunkt steht, ist die hohe Motivation und das große Potenzial der Mitarbeitenden. Talente zu erkennen, zu fördern und gemeinsam an innovativen Lösungen zu arbeiten, ist für mich ein zentraler Erfolgsfaktor – unabhängig davon, ob ich in der Privatwirtschaft oder im öffentlichen Sektor tätig bin.

Natürlich unterscheiden sich die Steuerungsmechanismen: Während in der Privatwirtschaft häufig stärker unternehmerisch und ergebnisorientiert agiert wird, sind die Entscheidungswege und Rahmenbedingungen im öffentlichen Sektor komplexer und teils stärker reguliert. Dennoch nehme ich auch in der Hamburger Verwaltung viel unternehmerisches Denken und Handeln wahr, weswegen ich hier auch das Arbeitsumfeld sehr schätze seit über fünf Jahren. Denn dieses Mindset bringe ich persönlich mit und sehe darin eine wichtige Grundlage, die wir in der Digitalisierung und IT und in der Hamburger Verwaltung weiter stärken möchten.

VdZ: Sie sagen, Digitalisierung sei ein „entscheidender Schlüssel für Zukunftsfähigkeit und Lebensqualität“. Was bedeutet das konkret für die Bürger*innen in Hamburg?

Dr. Busse: Digitalisierung ist für mich weit mehr als ein technischer Fortschritt – sie ist ein entscheidender Hebel, um das Leben der Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen in Hamburg spürbar zu verbessern. Konkret bedeutet das: Verwaltungsprozesse werden einfacher, schneller und effektiver. Mein persönliches Zielbild ist, dass viele Anliegen künftig nahezu automatisch ablaufen und die Bürgerinnen und Bürger nur noch zustimmen müssen – beispielsweise bei einem Antrag für die KiTA oder Ganztagsbetreuung in der Schule.

VdZ: Welche Verwaltungsprozesse möchten Sie als erstes vereinfachen? Und welches Digitalisierungsprojekt liegt Ihnen persönlich am meisten am Herzen?

Dr. Busse: Mit unserem Projekt einfach.hamburg und der föderalen Modernisierungsagenda sowie der Digitalstrategie haben wir in Hamburg eine klare und gemeinsam abgestimmte Priorisierung für die Digitalisierung der Verwaltung geschaffen. Unser Ziel ist es, Geschwindigkeit in der Umsetzung zu gewinnen – und das erreichen wir, indem wir das „Einer für Viele“-Prinzip konsequent anwenden. Das bedeutet: Wir entwickeln Lösungen, die nicht nur für Hamburg, sondern auch für andere Bundesländer und Kommunen nutzbar sind. Und wir nutzen gute Lösungen von anderen nach und erfinden das Rad konsequent nicht neu. So kommen wir arbeitsteilig schneller und effektiver föderal gemeinsam ans Ziel.

Ein Digitalisierungsprojekt, das mir persönlich besonders am Herzen liegt, ist LLMoin. Mit diesem KI-Textassistenten für die Verwaltung, also ein sicheres ChatGPT oder Gemini mit einfacherer Bedienung für die Verwaltung hat Hamburg von Anfang an eine Anwendung entwickelt, die für viele nutzbar ist und die verantwortungsvolle Nutzung von Künstlicher Intelligenz für jeden Verwaltungsmitarbeitenden im Arbeitsalltag ermöglicht. LLMoin wird bereits heute von Mitarbeitenden in Hamburg und darüber hinaus in anderen Bundesländern und Kommunen eingesetzt und zeigt, wie innovative Technologien echten Mehrwert schaffen können. Ein weiteres zentrales Projekt ist MaKI – der Marktplatz für Künstliche Intelligenz. MaKI bietet Verwaltungen einen zentralen Zugang zu geprüften, praxiserprobten KI-Lösungen und unterstützt so die schnelle, sichere und skalierbare Einführung von KI-Anwendungen im öffentlichen Sektor. Damit schaffen wir Transparenz, fördern die Nachnutzbarkeit und ermöglichen es, die Potenziale von Künstlicher Intelligenz verantwortungsvoll und effizient für die Verwaltung zu erschließen.

VdZ: Wie bewerten Sie den Reifegrad der Hamburger Verwaltung – wo sehen Sie große Stärken und wo noch Nachholbedarf?

Dr. Busse: Hamburg verfügt mit der aktuellen Digitalstrategie – mittlerweile in der zweiten Version – über eine sehr umfassende und ambitionierte Grundlage für die digitale Transformation der Verwaltung. Das spiegelt sich auch in den regelmäßig sehr guten Platzierungen Hamburgs in deutschlandweiten Digitalisierungsrankings wider. Daraus leite ich ab, dass wir im bundesweiten Vergleich einen hohen Reifegrad erreicht haben und in vielen Bereichen als Vorreiter gelten. Zu unseren großen Stärken zählt die konsequente Umsetzung des Prinzips „zentrale Steuerung, dezentrale Umsetzung“ sowie unser zentrales Digitalisierungsbudget sind klare Erfolgsfaktoren. Diese ermöglichen es uns, innovative Projekte gezielt und effektiv voranzutreiben.

Gleichzeitig ist uns bewusst, dass wir uns auf diesen Erfolgen nicht ausruhen dürfen. Im europäischen und globalen Vergleich besteht weiterhin Nachholbedarf, insbesondere bei der Standardisierung und Modernisierung der IT-Landschaft. Ein zentrales Ziel für die kommenden Jahre ist daher, die Vielzahl an Legacy-Systemen in der Freien und Hansestadt Hamburg schrittweise zu transformieren und noch stärker auf einheitliche, standardisierte Lösungen zu setzen. Handlungsbedarf sehe ich zudem bei der Vereinfachung von Prozessen. Auch die Attraktivität von Stellen für hoch spezialisierte IT-Fachkräfte im öffentlichen Sektor bleibt eine Herausforderung, an der wir weiterarbeiten müssen, um die besten Talente für die IT u.a. in unserer Verwaltung zu gewinnen und zu halten.

VdZ: Registermodernisierung gilt als Mammutprojekt. Wo steht Hamburg heute und welche nächsten Schritte planen Sie?

Dr. Busse: Die Registermodernisierung ist eines der größten Vorhaben zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung Deutschlands und als solches ein echtes Marathonprojekt – kein Sprint, den Hamburg im Alleingang bewältigen kann. Die Komplexität und die Vielzahl der beteiligten Akteure machen deutlich, dass nachhaltige Veränderungen nur im engen Schulterschluss zwischen Bund und Ländern möglich sind.  Hamburg hat früh erkannt, dass Kooperation und Abstimmung entscheidend sind, um tragfähige Lösungen zu entwickeln und Standards zu setzen. Hamburg engagiert sich aktiv in bundesweiten Gremien und Pilotprojekten, um gemeinsam mit anderen Akteuren die technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu einer raschen Umsetzung zu schaffen.

Unsere Aufgabe ist es zum einen, die Hamburger Register für eine moderne, interoperable Registerlandschaft aufzustellen. Zum anderen deutlich zu machen, welches enorme Potenzial die Registermodernisierung mit dem Once-Only-Prinzip für Bürgerinnen, Bürger und die Verwaltung bundesweit birgt – und welchen nachhaltigen Mehrwert sowie welche spürbare Entlastung sie langfristig schaffen wird.

VdZ: LLMoin gilt als einer der spannendsten KI-Pfade der öffentlichen Verwaltung. Welchen Einfluss hat die KI auf die Hamburger Verwaltungspraxis?

Dr. Busse: LLMoin ist ein gutes Beispiel dafür, wie innovative KI-Lösungen die tägliche Arbeit in der Verwaltung bereits heute unterstützen, effektiver und effizienter gestalten können. Durch den Einsatz von LLMoin erhalten die Mitarbeitenden der Hamburger Verwaltung ein leistungsfähiges Werkzeug, das sie im Bereich der Text- und Recherchearbeit unterstützt und so spürbar entlastet. So können beispielsweise Routineaufgaben schneller erledigt und komplexe Sachverhalte besser aufbereitet werden. Entscheidend ist dabei, dass dies unter Einhaltung der IT-sicherheits- und datenschutzrechtlichen Standards innerhalb eines klaren Handlungsrahmens passiert.

Gleichzeitig fördert LLMoin die digitale Kompetenz der Beschäftigten und trägt als Lern- und Erfahrungsraum dazu bei, die Akzeptanz und den verantwortungsvollen Umgang mit KI im Arbeitsalltag in der Verwaltung täglich zu stärken. In Hamburg verfügen wir inzwischen über die Erfahrung von über einem Jahr Nutzung als Produktivlösung, sodass wir auf Basis von Nutzungsdaten und Umfrageergebnissen inzwischen einen guten Einblick in Nutzen und Nutzung haben. Hier kann beispielsweise angeführt werden, dass 4 von 5 Nutzenden das Tool grundsätzlich positiv bewerten. Außerdem wissen wir zum Beispiel auch, dass jeder dritte Nutzende LLMoin auch für kreative Arbeiten wie Brainstorming und Ideengenerierung verwendet.

VdZ: MODUL-F soll Verwaltungsprozesse vereinheitlichen. Wo sehen Sie den größten Nutzen und wie läuft die Zusammenarbeit mit anderen Bundesländern?

Dr. Busse: MODUL-F ist eine Low-Code/No-Code-Plattform, die speziell für Verwaltungsprozesse entwickelt wurde. Sie bietet Funktionen und Module, mit denen klassische Antrags- und Prüfungsprozesse der Verwaltung digital abgebildet werden können. Fachverfahren, die mit MODUL-F erstellt wurden, stehen anderen Verwaltungen, die MODUL-F nutzen, zur kostenlosen Nachnutzung zur Verfügung. Dadurch lassen sich nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch Verwaltungsprozesse effizient optimieren und individuell anpassen. Seit Anfang 2025 wird MODUL-F in Kooperation zwischen den Bundesländern Freie und Hansestadt Hamburg, Schleswig-Holstein und Sachsen-Anhalt betrieben. Die Geschäftsführung liegt bei der Dataport AöR. Die Zusammenarbeit und Kooperation empfinde ich als sehr offen und konstruktiv.

VdZ: Sie wirken in vielen Gremien zur Bund-Länder-Koordination mit. Wo wünschen Sie sich schnellere Entscheidungen und wo funktioniert die Zusammenarbeit besonders gut?

Dr. Busse: Die Zusammenarbeit in den Bund-Länder-Gremien erlebe ich insgesamt als sehr offen, konstruktiv und von einem gemeinsamen Gestaltungswillen geprägt. Besonders positiv empfinde ich den regelmäßigen, vertrauensvollen Austausch und die Bereitschaft, voneinander zu lernen und gemeinsam tragfähige Lösungen zu entwickeln.

Die Einrichtung der Digitalministerkonferenz unter aktuell unserem Vorsitz gibt uns dabei weiteren Schub. Sie übernimmt eine zunehmend wichtige Rolle als digitalpolitischer Impulsgeber und sorgt bei grundlegenden Fragen für Verständigung auf hoher politischer Ebene. Das gibt Rückenwind für die konsequente Umsetzung durch IT-Planungsrat und andere interföderale Gremien.

Gleichzeitig würde ich mir in manchen Bereichen mehr Geschwindigkeit und Pragmatismus wünschen – insbesondere, wenn es um die konkrete Umsetzung und Entscheidungsfindung geht. Hier könnten wir durch noch klarere Priorisierung und vereinfachte Abstimmungswege die Digitalisierung in Deutschland weiter beschleunigen.

VdZ: Was ist Ihr Appell an Bund, Länder und Kommunen, um Modernisierung schneller voranzubringen?

Dr. Busse: Die föderale Modernisierungsagenda muss jetzt konsequent umgesetzt werden und erfordert eine enge Zusammenarbeit von Bund, Ländern und Kommunen. Mit dem Kompetenzteam KI im Schwerpunktthema Datennutzung des IT-Planungsrats haben wir bereits gezeigt, dass ein interföderales Team in der Praxis funktioniert und echten Mehrwert stiftet. Über 70 interdisziplinäre Mitarbeitende aus Bund, Ländern, Kommunen und der FITKO arbeiten seit 2024 hierarchie- und ebenenübergreifend zusammen und treiben die gemeinsame Entwicklung, Standardisierung und Nachnutzung von KI-Lösungen in der föderalen Verwaltung voran. Praxisnahe, skalierbare Lösungen entstehen durch Expertise-Bündelung aller Ebenen, Doppelarbeit wird vermieden und Ergebnisse direkt nachgenutzt – und genau diese Art von interföderalem Austausch und Zusammenarbeit brauchen wir, um die Modernisierung der Verwaltung spürbar zu beschleunigen und praxistaugliche Lösungen nutzerzentriert in die Flächendeckung zu bringen.