„Frontend“ genügt nicht
Online-Services sind ein großer Schritt in Richtung Bürgerfreundlichkeit, weil Betroffene Anträge stellen können, ohne persönlich vorsprechen zu müssen. Doch Formulare allein nützen wenig, wenn die dabei gemachten Angaben nicht weiter verwendet werden können und der Antragsprozess ins Stocken gerät. Besonders die Verwaltungen sind die Leidtragenden, wenn Online-Formulare doch wieder ausgedruckt und manuell übertragen werden müssen oder wichtige Angaben für deren Bearbeitung fehlen.
Digitales muss digital bleiben
Effiziente digitale Prozesse erfordern eine lückenlose Verbindung vom Online-Portal über die Bearbeitung im Fachverfahren bis zur abschließenden Bescheidübermittlung. Dafür müssen Daten von Anfang an in einer sinnvollen Form generiert, Datentransportwege definiert und erfasste Daten an die Sachbearbeitung weitergeleitet werden.
Ziel ist eine Prozesskette, die alle Stationen einer digitalen Antragsbearbeitung berücksichtigt und einen bruchlosen Datenfluss ermöglicht. Ein echter „Ende-zu-Ende-Prozess“ beginnt beim Zugang zu Verwaltungsportalen und endet mit der Übermittlung des bearbeiteten Anliegens in ein Nutzerpostfach. Die wichtigsten Komponenten dabei sind die Bürgerportale, die Online-Antragsformulare, die gesicherte Datenübertragung an die zuständigen kommunalen Stellen, die Datentransformation für die Weiterbearbeitung in den jeweiligen Fachverfahren sowie die digitale Dokumentenerstellung und -übermittlung.
Bausteine für die digitale Prozesskette
Derzeit besonders wichtig ist, auf Anschlussfähigkeit der verschiedenen Plattformen, Lösungen und Datenformate zu achten. Ein Instrument hierfür stellt z. B. die Lösung NEO.Connect XOEV.Exchange von Prosoz dar. Dieses Modul transportiert und transformiert Daten aus und von den verschiedenen Serviceportalen und Übertragungswegen und sichert deren Kompatibilität für die weitere Bearbeitung. Damit wird eine fachgerechte Anbindung übergreifender EfA-Entwicklungen in den kommunalen Fachämtern erzielt, so dass die Sachbearbeitung in den zuständigen kommunalen Stellen unmittelbar von online gemachten Eingaben profitieren kann.
Verwaltungseigene Online-Lösungen spielen bei der OZG-Umsetzung ebenfalls eine Rolle, etwa dort, wo noch keine EfA-Angebote vorhanden sind oder spezielle Antragsanlässe digitalisiert werden sollen. Dies ist beispielsweise bei vielen Änderungsmeldungen der Fall, die sich für einen Online-Service anbieten. Hierzu werden Online-Formulare benötigt, die fachlich und zugleich technisch geeignet sind, um die Online-Angaben weiter verwenden zu können. Prosoz bietet z. B. einen Formularmanager für eine einfache Erstellung von Online-Formularen bzw. schlüsselfertige Formulare zu ausgewählten Online-Anlässen an. Sogenannte OZG-Connectoren sorgen dann für unterstütze Fallanlagen und Fallanpassungen in den Fachverfahren durch die eingehenden Online-Anträge.
So universell das Onlinezugangsgesetz formuliert ist, so individuell sind teilweise die örtlichen Rahmenbedingungen, z. B. was Plattformen und Datenübertragungswege betrifft. Vor Ort müssen die technischen und organisatorischen Gegebenheiten genau berücksichtigt werden, um einen passenden Umsetzungsfahrplan für die Kommune bzw. das jeweilige Fachamt zu entwickeln. Die Novelle des Onlinezugangsgesetzes wird die offenen Enden der bisherigen Umsetzungsbemühungen hoffentlich zusammenfügen. Prosoz möchte mit seinen Lösungen digitale Ende-zu-Ende-Prozesse schaffen – damit die OZG-Umsetzung kein Stückwerk bleibt und sowohl Bürgerinnen und Bürgern als auch der Verwaltung Nutzen bringt.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage. Bei Fragen zum Thema, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.
