TEK-SERVICE AG ist seit 2000 bundesweit tätiger Einkaufsdienstleister für Verwaltungen und KMU. Auf Basis webbasierter, selbst entwickelter Technologie, weitreichender Services und branchenspezifischem Know-how, lösen Kunden der TEK-SERVICE AG analoge Beschaffungsabläufe durch digitale Einkaufsprozesse ab. Mindestanforderung für jeden Kunden: Internetzugang. Damit laufen Bestellungen, Genehmigungsprozesse, Katalogmanagement, Lieferantenkommunikation, Rechnungen und vieles mehr, digital über ein einziges Einkaufsportal. Prozesse werden standardisiert und automatisiert abgewickelt. Daten stehen in Echtzeit bereit. So entsteht Transparenz. So entstehen Kontroll- bzw. Steuerungsmöglichkeiten. Und so sinken Prozesskosten sowie Durchlaufzeiten. Vertraglich geregelte Termine sind zentral abgelegt. Im Idealfall ist das System mit der Finanzbuchhaltung und dem ERP System des Kunden verknüpft.
Die Polizei Berlin integriert auf diese Weise ihre Mittelbindung in den Bestellprozess. Stadt Reutlingen kombiniert den Einkaufsprozess gleich mit der automatisierten Abrechnung im Gutschriftverfahren. Ergebnis: Der gesamte Weg von der Bestellung bis zur Bezahlung ist digital. Doppelarbeiten verschwinden. Fehler auch. Das klingt technisch. In der Praxis ist es vor allem eins: spürbare Entlastung.
Ebenso wichtig ist die Verknüpfung des Einkaufs mit der Ausschreibungsvorbereitung und Vergabe. So erzeugt jede Bestellung Daten, die automatisch zu standardisierten Leistungsverzeichnissen aufbereitet werden. Allein das spart Wochen des Erhebungsaufwandes. Die Leistungsverzeichnisse gehen nach Prüfung der Einkaufsentscheider beim Kunden zur eVergabe. Nach Vergabeentscheid durch die Verwaltung, sorgt TEK für den Import der Katalogdaten und das Onboarding des Lieferanten. So schließt sich der Kreis. Schnell und medienbruchfrei.
Die Umsetzung kann erstaunlich schnell gehen. In mehreren Projekten lagen zwischen Start und Rollout nur wenige Wochen. Schulungen sind schlank, der Helpdesk des Dienstleisters unterstützt. Und die Lösung bleibt flexibel: Der Wechsel von Lieferanten ist jederzeit möglich, weil die Steuerung über eine neutrale Plattform läuft. Durch die Integration des ESG-Scores in das Einkaufsportal wird Nachhaltigkeit vom Schlagwort zur praktischen Steuerungsgröße. Zahlreiche bewährte und ertüchtigte Praxisbeispiele finden sich unter
► vdz.org/partner/tek-service-ag
Seit ihrer Gründung hat sich TEK-SERVICE AG für Eigenentwicklung entschieden. Grund hierfür: Qualitätsanspruch und Geschwindigkeit. So gilt es jeweils zeitnah Anforderungen der Kunden bedienen zu können. Zum anderen ist es wichtig, sich rechtzeitig mit zukünftigen Zielstellungen zu befassen und Lösungen zu entwickeln. Monika Schmidt:
“Am Beispiel eRechnung wird das deutlich. Ein Kunde bat uns 2014 um Unterstützung für einen Arbeitskreis. Bereits 2015 waren wir in der Lage, allen unseren Kunden eRechnungen im ZUGFeRD Format zu übermitteln. Parallel hierzu haben wir erforderliche Felder, für die Leitweg-ID unserer Kunden gleich mitentwickelt. Aktuell ist Datensouveränität und Sicherheit ein großes Thema. Auch an dieser Stelle haben wir uns bereits vor Jahren auf den Weg gemacht. Heute können wir diesen Anforderungen mit unseren Zertifikaten wie „BSI-IT-Grundschutz“, „Software made in Germany“, „Software hosted in Germany“ begegnen. Und wir gehen aus Überzeugung noch zwei Schritte weiter. In Sachen Datensouveränität haben wir uns ganz bewusst nicht nur für ein deutsches Rechenzentrum, sondern auch für eine deutsche Cloud entschieden. Konsequenterweise treiben wir unsere KI Strategie ebenfalls unter Aspekten der Datensicherheit und Souveränität voran.“
Die bundesweite Diskussion um einheitliche Infrastrukturen beobachtet TEK eher am Rande. Um bei zukünftigen Entwicklungen vorne mitzuspielen, braucht es Weitsicht, Kreativität, Geschwindigkeit und vor allem ertüchtigte, pfiffige Lösungen, von denen alle gerne partizipieren. Monika Schmidt fasst zusammen:
„Unsere Kunden wissen ziemlich genau, was sie wollen. Unterschiedlichste Zielstellungen lassen sich durch eine verlässliche Einkaufsdienstleistung leicht erreichen. Keiner unserer Kunden macht sich Gedanken über unsere Technologie, Software, Weiterentwicklung usw. Alles muss einfach bei geringsten Anforderungen (Internetzugang) funktionieren. Vor dem Hintergrund knapper personeller und finanzieller Ressourcen eine kluge Entscheidung: Digitalisierung im Einkauf – einfach machen lassen.“
Unser Leitprinzip
Das Vertrauen unserer Kund*innen ist uns der erforderliche „Rückenwind“, den eEinkauf auch zukünftig in Deutschlands Verwaltungen zu etablieren. Wünsche und Anforderungen unserer Kundinnen und Kunden lassen wir fortlaufend in unsere Technologien einfließen. Weiterentwicklungen stehen damit allen zur Verfügung.
„Einer für alle“ | „Technologie made & hosted in Germany“ |
➡️ Hier geht's zur Webseite: www.tek-service.de
