Cloud-Rahmenverträge sinnvoll ausgestalten: Was Deutschland von anderen EU-Ländern lernen kann

Eine der Voraussetzungen für Cloud-Rahmenverträge ist ein Beschaffungssystem, das effizient strukturiert ist, sowie intelligent gesetzte Rahmenbedingungen. Wirft man einen Blick auf die Beschaffungssysteme, so stellt man fest, dass sie sich oft in ihrem Design unterscheiden, und für diese Unterschiedlichkeit gibt es Gründe. Diese liegen zum einen im Fachwissen der Beschaffungsbehörden und Bedarfsträger und ihren bisherigen Erfahrungen mit IT-Rahmenverträgen, zum anderen in den gesetzlichen Bestimmungen, die die Beschaffung in den jeweiligen Ländern regeln.

Ein Cloud-Beschaffungssystem setzt sich zusammen aus:

• Vergabeverfahren: Wie ist das Erstverfahren designt? Welche Einzelabrufe gibt es für konkrete Bedarfe? Das kann entweder ohne weitere Zwischenschritte erfolgen, durch Mini-Wettbewerbe oder über eine Auswahlmatrix, mit der eine Entscheidung anhand fest definierter Kriterien getroffen wird.
• Verträgen: Das können etwa Rahmenverträge und Auftragsverarbeitungsverträge sein.
• Ausgestaltung einer Management-Umgebung, etwa durch einen Cloud-Broker.

Die Möglichkeiten der Cloud voll ausschöpfen

Unter europäischen Vergaberichtlinien ist das passende Vergabeverfahren für einen Cloud-Rahmenvertrag meist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Oft wird der Rahmenvertrag mit dem Bereitstellen einer Management-Umgebung verknüpft.  Mit Rahmenverträgen lassen sich die Vorteile der Cloud – Flexibilität, Größe, Skalierbarkeit für bessere Verfügbarkeit zu geringeren Kosten, größere Vielfalt an Funktionen, ein hohes Innovationstempo und Anpassungsfähigkeit an neue Bedarfe – voll auszuschöpfen.

Rahmenverträge mit und ohne Cloud-Broker

Die häufigsten Rahmenverträge, die in Europa abgeschlossen werden, sind

• direkte Rahmenverträge mit Cloud-Service-Anbietern (CSA) ohne Zwischenschaltung eines Cloud-Brokers
• Rahmenverträge mit einem Cloud-Broker, der die Cloud-Dienste orchestriert

Beide Varianten haben Vor- und Nachteile für den Bedarfsträger.

Der Rahmenvertrag mit einem Cloud-Broker

Wird ein Cloud-Broker zwischengeschaltet, so kann dieser verschiedene Aufgaben übernehmen vom Anbieten einer personalisierten Landing Zone bis zum vollwertigen Managen der Cloud-Services. Eine Analyse des Unternehmens Gartner aus dem Jahr 2019 nennt drei Aufgabenbereiche für Cloud-Broker: Aggregation, Integration und die individuelle Anpassung an Kundenbedürfnisse (Customization). Ein Broker kann den Einsatz, die Performance und die Bereitstellung von Cloud-Diensten managen und zwischen CSA und Bedarfsträger vermitteln. Nicht zuletzt gewährleistet er die Qualität, Sicherheit, Compliance und Performance entlang der gesamten Wertschöpfungskette von Services.

Fazit aus dem Vergleich der Cloud-Rahmenverträge

Viele der Rahmenverträge müssen sich noch in der Praxis beweisen. Rahmenverträge, die schon länger gelten, zeigen die Wichtigkeit von Anpassungen an Bedarfsträger und Marktbefragungen. Die Erfahrungen zeigen auch, dass es zielführend ist, mit einem Rahmenvertrag zu beginnen und diesen anzupassen, anstatt lange an einer vermeintlich „perfekten“ Lösung zu feilen.

Weitere wichtige Aspekte für zentrale Beschaffungsstellen und Bedarfsträger sind:

• Benutzerhandbücher, zentrale Informationen und die Kommunikation für Bedarfsträger sind von elementarer Bedeutung.
• Mehrere separate Lose sorgen dafür, dass ein vollständiges Leistungsspektrum für Cloud-Dienste abgedeckt werden kann, zum Beispiel mit Beratungsleistungen und Migration.
• Klare und transparente Verfahren für Abrufe und Mini-Wettbewerbe erleichtern die Nutzung der Rahmenverträge.
• Viel Marktwissen ist erforderlich, um Anreize für Cloud-Broker richtig zu setzen und das Wert-Angebot für den Reseller so attraktiv zu gestalten, dass Rabatte weitergegeben, bestmöglicher Support gewährleistet und die Marktintelligenz in-house verwaltet werden kann.
• Während der Ausschreibung ist es wichtig, auf flexible Preise und Rabatte zu achten, die an die Nutzung geknüpft sind, sowie die Gewährleistung des größtmöglichen Zugriffs auf den CSA-Servicekatalog sicherzustellen. Darüber hinaus sollte die Möglichkeit bestehen, neue Dienste hinzuzufügen. Flexible Kataloge mit Cloud-Diensten, die regelmäßig aktualisiert werden oder den Zugriff auf die aktuellen Kataloge der CSA ermöglichen, stellen die größtmögliche Auswahl und Flexibilität für Bedarfsträger sicher.
• Dynamische Beschaffungssysteme und direkte Abrufverfahren mit vielen Anbietern erfordern oft, dass Bedarfsträger schon erste Erfahrungen mit Cloud-Diensten gemacht haben. Das stellt sicher, dass die Anforderungen präzise formuliert sind.