Digitaler Wandel mit Weitblick
Strategische Analyse als Schlüssel zum Erfolg für den Fachkräftemangel
Die öffentliche Verwaltung vermehrt unter Druck
Der Digitalisierungsdruck von außen auf die öffentliche Verwaltung steigt zunehmend. Laut eGovernment Monitor 2023 sind 42 % aller Deutschen nicht mit dem eGovernment Angebot an ihrem Wohnort zufrieden. Das wird vor allem durch vier Faktoren verstärkt:
1. Fachkräftemangel in der öffentlichen Verwaltung
2. Wettbewerb mit dem privaten Sektor um Fachkräfte
3. Demographische Entwicklung
4. Ansprüche der Bürger:innen an die Verwaltung
Die öffentliche Verwaltung gerät allerdings auch von innen zunehmend unter Druck. Dazu trägt bei, dass die Beschäftigten des öffentlichen Dienstes im Durchschnitt älter sind als die Gesamtbevölkerung, was die Fachkräftesituation, insbesondere durch altersbedingte Abgänge, weiter verschärft. Zudem wollen auch die Beschäftigten im öffentlichen Dienst in einem modernen Umfeld arbeiten, das ihnen Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie herausfordernde Aufgaben bietet. Nur 25 % aller befragten Verwaltungsmitarbeitenden sind der Ansicht, dass sie aktuell an ihrem Arbeitsplatz ihr Potenzial entfalten können¹.
Die aktuelle Lage, insbesondere durch den zunehmenden Digitalisierungsdruck von innen, unterstreicht die Notwendigkeit von Digitalisierungsvorhaben in der öffentlichen Verwaltung. Dabei sind die Verwaltung und ihr Personal selbst motiviert. In einer Umfrage des dbb gaben 70 % der befragten Beschäftigten des öffentlichen Dienstes an, dass sie in der Digitalisierung eine Chance sehen, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung zukünftig besser und effizienter zu erfüllen². Die interne Motivation kann der entscheidende Faktor sein, wenn Digitalisierungsvorhaben angegangen werden.
Trotz der vorhandenen Motivation zur Transformation des öffentlichen Sektors, wird das Thema Digitalisierung nicht immer als Entlastung empfunden: aktuell nehmen laut einer DGB-Umfrage 45 % der befragten Beschäftigten des öffentlichen Dienstes Digitalisierung als Belastung wahr. Nur 6 % der Befragten gab an, durch die Digitalisierung entlastet zu werden³. Was kann also getan werden, um die entlastende Funktion der Digitalisierung zu nutzen, um Arbeitsplätze attraktiv zu gestalten, Routineaufgaben zu erleichtern und Überlast durch altersbedingte Abgänge zu reduzieren?
Echte Mehrwerte schaffen durch passgenaue Projekte
Die Antwort liegt darin, Digitalisierungsprojekte nicht mit der Gießkanne über die Organisation zu verteilen. Die Mittel sind zu knapp, genauso wie IT-Ressourcen, um auf diese Weise eine sinnvolle Digitalisierung der Verwaltungsorganisation zu gestalten. Stattdessen sollte im Vorfeld von Projekten immer genau analysiert werden, wo die größten Potenziale liegen. Dazu können viele Indikatoren und Entscheidungskriterien herangezogen werden. Von besonderer Bedeutung ist jedoch: Wo scheiden perspektivisch besonders viele Beschäftigte altersbedingt aus und wo gibt es Aufgaben, die sich besonders gut digitalisieren lassen? Genauso wichtig ist es zu wissen, wo es kaum Potenziale gibt oder wo die Altersstruktur auch in 10 Jahren noch eine gute Personalabdeckung ermöglicht. Ein Beispiel ist der Erziehungsbetrieb, bei dem es kaum Digitalisierungspotenziale gibt und eine strategische Personalplanung daher immer bedeutender wird.
Digitalisierungsprojekte müssen dort ansetzen, wo die Potenziale der Digitalisierung am größten sind. Wenn statt Gießkanne eine vorgeschaltete strategische Analyse gezielt angesetzt wird, können die Projekte auch so ausgerichtet werden, dass die Bedarfe der Mitarbeitenden und Bürger:innen widergespiegelt werden
Digitalisierungsprojekte müssen dort ansetzen, wo die Potenziale der Digitalisierung am größten sind. Wenn statt Gießkanne eine vorgeschaltete strategische Analyse gezielt angesetzt wird, können die Projekte auch so ausgerichtet werden, dass die Bedarfe der Mitarbeitenden und Bürger:innen widergespiegelt werden. Mit den richtigen Entscheidungen gewinnen Mitarbeitende wertvolle Zeit, um sich auf komplexere und strategischere Aufgaben zu konzentrieren, überlastete Beschäftigte können entlastet werden und zusätzliche Aufgaben durch nicht kompensierte Altersabgänge besser verteilt werden. So entsteht ein echter Mehrwert.
Datenbasiert planen und entscheiden
In der Praxis sollte einer zielgerichteten Digitalisierungsanstrengung eine grundlegende Analyse der Potenziale und Gegebenheiten in der Organisation vorausgehen, z. B. mit Hilfe der Kienbaum Digitalisierungspotenzial-Analyse. Diese greift auf bereits bestehende Daten der jeweiligen Organisation zurück und bereitet daher nur sehr geringen Aufwand.
Die Digitalisierungspotenzial-Analyse macht sichtbar, welchen Anteil an Tätigkeiten eine Organisation der öffentlichen Hand durch Digitalisierung automatisieren kann. Dem stellt die Analyse den Anteil der Beschäftigten gegenüber, den die Organisation in den kommenden Jahren durch Verrentung und Pensionierung verlieren wird. Beide Anteile werden zur besseren Vergleichbarkeit in Vollzeitäquivalenten angegeben. Auf diese Weise zeigt die Analyse konkret für die jeweilige Organisation auf, welche Chancen mit der Digitalisierung verbunden sind, und welche Notwendigkeit besteht, diese zu nutzen.
Die Analyseergebnisse stellen hierbei eine zentrale Entscheidungsgrundlage sowohl für die Digitalisierungs- als auch für die Personalplanung dar. Darüber hinaus können die Ergebnisse im Rahmen eines Benchmarkings mit anderen, ähnlichen Organisationen des öffentlichen Sektors verglichen und so Strategien identifiziert werden, die sich als erfolgreich erwiesen haben. Die Analyse der Digitalisierungspotenziale und der Abgleich mit den Altersstrukturen der einzelnen Organisationseinheiten ist somit der entscheidende Baustein für die zukünftige Planung und Ausrichtung von Digitalisierungsvorhaben und Personalstruktur.
Digitalisierungspotenzial-Analyse als Grundstein
Um dem Fachkräftemangel zu begegnen, ist die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung unumgänglich. Die Einführung digitaler Werkzeuge allein reicht jedoch nicht aus. Digitalisierung muss immer ganzheitlich betrachtet werden.
Die Digitalisierungspotenzial-Analyse kann als Grundlage für eine solche ganzheitliche Betrachtung dienen. Auf den Ergebnissen der Analyse kann beispielsweise ein Strategieworkshop aufbauen, um evidenzbasierte Personal- und Digitalisierungsentscheidungen zu treffen. Darüber hinaus können in besonders auffälligen Bereichen vertiefende Organisationsuntersuchungen durchgeführt werden. Durch die ganzheitliche Betrachtung wird so deutlich, in welchen Bereichen konkrete Digitalisierungsmaßnahmen sinnvoll sind und in welchen Bereichen beispielsweise eher Maßnahmen zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität oder neue Personalentwicklungskonzepte in Betracht gezogen werden sollten.
Zusammenfassend ist die Digitalisierungspotenzial-Analyse die Entscheidungsgrundlage in der Verwaltung und Basis für Zukunftsstrategien und damit der erste Schlüssel zur Steigerung der Effizienz, der Dienstleistungsqualität und letztlich der Bürgerzufriedenheit.
