Es wächst der Handlungsdruck. Fachkräftemangel und steigende Erwartungen treffen auf knappe Ressourcen. Studien zeigen, dass rund 80 Prozent der Beschäftigten im öffentlichen Dienst grundsätzlich von KI‑Unterstützung profitieren könnten, insbesondere bei wiederkehrenden Routinetätigkeiten. KI wird damit weniger als Ersatz verstanden, sondern als Instrument zur spürbaren Entlastung.
Daraus folgt ein zentraler Gedanke: Ein wirksamer Einsatz von KI bedeutet für Kommunen nicht, besonders schnell zu sein, sondern gezielt vorzugehen. Entscheidend sind tragfähige Einstiegspunkte, klare Leitplanken und ein Betrieb, der langfristig funktioniert.
Orientierung schaffen und Wissen aufbauen
Viele Tätigkeiten in kommunalen Fachbereichen eignen sich bereits heute für KI‑Unterstützung. Dazu zählen das Auslesen von Dokumenten, das Vorstrukturieren von Vorgängen oder die Zusammenfassung umfangreicher Inhalte. Damit diese Potenziale im Alltag wirksam werden, benötigen Mitarbeitende Orientierung und Übung.
KI‑Kompetenz entsteht nicht durch einzelne Schulungen. Sie entwickelt sich durch kontinuierliche Qualifizierung, Austausch und praktische Anwendung. Wer frühzeitig in Wissen investiert, erhöht die Akzeptanz neuer Werkzeuge und stellt sicher, dass Ergebnisse kritisch eingeordnet und verantwortungsvoll genutzt werden.
Technische Lösungen müssen zusammenpassen
Viele KI‑Anwendungen wirken auf den ersten Blick attraktiv. Isolierte Einzellösungen führen jedoch häufig zu zusätzlichem Aufwand. Unterschiedliche Systeme und Medienbrüche binden Ressourcen, die in Kommunen ohnehin knapp sind.
Nachhaltiger ist ein integrierter Ansatz. KI entfaltet ihren Nutzen dort, wo sie bestehende Verfahren ergänzt und Arbeitsprozesse unterstützt, ohne neue Insellandschaften zu schaffen. Entscheidend ist der Übergang in den Regelbetrieb. Bewährt hat sich, KI dort einzubetten, wo Vorgänge ohnehin bearbeitet werden. So bleiben Zuständigkeiten klar, Datenflüsse nachvollziehbar und die Nutzung skalierbar. Ergänzend braucht es eine Governance, die Rollen, Freigaben und Qualitätskontrollen definiert, damit Ergebnisse prüfbar bleiben.
Ein Beispiel aus der Praxis: KAI – die kommunale KI
Wie dieser Ansatz konkret umgesetzt werden kann, zeigt die kommunale KI KAI der AKDB. KAI ist mehr als ein Chatbot. Die Lösung versteht sich als wissender Kollege im Verwaltungsalltag, als Sparringspartner in unterschiedlichen Handlungsfeldern und als verlässliche Unterstützung für Mitarbeitende.
KAI bereitet konkrete Anwendungsfälle vor und unterstützt bei Recherche, Textarbeit, Strukturierung von Inhalten sowie der Vorbereitung fachlicher Entscheidungen. Ziel ist es, belastbare Ergebnisse zu erleichtern und typische Fehler zu reduzieren. So bleibt mehr Zeit für komplexe Fälle und für einen besseren Service für Bürgerinnen und Bürger vor Ort.
Zunehmend wird KAI Teil der AKDB‑Fachverfahren und damit ein integrierter Bestandteil der Tool‑Landschaft vieler Kommunen. Ergänzt wird dieser Ansatz durch gemeinsames Lernen: In KAI‑Community‑Sessions tauschen Kommunen zukünftig Erfahrungen aus, diskutieren Best Practices und geben Impulse für die Weiterentwicklung.
Auch in anderen Bereichen zeigt sich der Nutzen von KI. Im Wohngeldbereich hat sich die Zahl der Anspruchsberechtigten seit 2023 mehr als verdoppelt. In der Folge können Bearbeitungszeiten in der Praxis bis zu einem Jahr betragen. KI‑gestützte Assistenzsysteme helfen hier, Unterlagen automatisiert zu prüfen und zu strukturieren. Dabei werden Trefferquoten von rund 95 Prozent bei der Erkennung und Zuordnung von Nachweisen erreicht. Sachbearbeitende greifen erst ein, wenn ein Vorgang entscheidungsreif ist.
Neue Wege gehen
Künstliche Intelligenz bietet Kommunen die Chance, Verwaltungsprozesse zu vereinfachen und Mitarbeitende wirksam zu entlasten. Entscheidend bleibt ein Ansatz, der Orientierung bietet, Komplexität reduziert und KI in bestehende Strukturen integriert. Dort, wo diese Voraussetzungen erfüllt sind, wird KI zu einer verlässlichen Unterstützung im Verwaltungsalltag.
