An der Spitze mit Katja Wilken

Verwaltung der Zukunft: Frau Wilken, Sie sind nun seit fast zwei Monaten an der Spitze des Bundesverwaltungsamtes (BVA), doch als bisherige Vizepräsidentin sind Sie keinesfalls neu im Haus. Welche konkreten Prozesse wollen Sie noch in diesem Jahr anstoßen, um die Verwaltungsmodernisierung weiter voranzutreiben?

Katja Wilken: Ich würde diese Frage aus zwei Blickwinkeln betrachten. Erstens gibt es verschiedene interne Prozesse innerhalb des Bundesverwaltungsamtes, die es weiter voranzutreiben gilt. Ich lege Wert darauf, dass uns nicht nur Kunden und Partner als moderne Behörde wahrnehmen. Auch innerhalb unseres Hauses möchten wir die Möglichkeiten nutzen, die uns der technische Fortschritt bietet, um den Mitarbeitenden die Arbeit so leicht wie möglich zu machen.

Der zweite Blickwinkel betrifft Prozesse in der deutschen Verwaltung im Ganzen, die weiterhin von Medienbrüchen und Datensilos geprägt sind. Die Bürgerinnen und Bürger erwarten zu Recht behördenübergreifende, vernetzte Prozesse und Daten. Auch hier ist das BVA bereits an verschiedenen Stellen im Einsatz. Ein paar ganz konkrete Beispiele: Wir veröffentlichen in diesem Jahr weitere Ausbaustufen der Registerlandkarte und werden den Betrieb des Datenschutzcockpits übernehmen. Beides sind wichtige Bestandteile der Registermodernisierung, deren Bedeutung für eine digitale Verwaltung nicht oft genug hervorgehoben werden kann. 

Auch im Migrationsmanagement setzen wir in diesem Jahr ein umfangreiches Digitalisierungspaket in den Bereichen Grenze, Visum und Aufenthalt um. Es wird einen wichtigen Beitrag leisten, Verfahren für Ausländerbehörden und Antragstellende zu vereinfachen und zu beschleunigen.

VdZ: Mit Ihrer Expertise in IT und Digitalisierung haben Sie bereits andere Großprojekte erfolgreich geleitet. Welche Strategien werden Sie verfolgen, um sicherzustellen, dass das BVA mit den neuesten Technologien und Best Practices in der Digitalisierung Schritt hält?

Wilken: Mir ist es wichtig, bei allem, was wir tun, von der Umsetzung her zu denken. Das bedeutet auch stets zu fragen: Wie erreichen wir unser Ziel möglichst effizient und wie helfen uns Technik und Best Practices dabei? Das hört sich simpel an, bedeutet aber für alle Bereiche des Systems eine große Herausforderung.

Denn um wirklich aus dem Fundus der Möglichkeiten zu schöpfen, müssen Infrastruktur und Rechtsrahmen gegeben sein, Kompetenzen der Beschäftigten ausgebildet, Prozesse und Arbeitsweisen angepasst werden und vieles mehr. Das geht nur mit einem gut begleitenden Change-Prozess. Wir sind im engen Austausch mit anderen Behörden und Einrichtungen, um von den dort gemachten Erfahrungen zu profitieren und eigene Erkenntnisse zu teilen. Ich halte Netzwerkarbeit für zentral und werde diese weiter stärken.

VdZ: Welche Rolle werden Datenschutz und IT-Sicherheit in Ihrer Strategie für die Digitalisierung des BVA spielen?

Wilken: Selbstverständlich spielen Datenschutz und IT-Sicherheit eine äußerst wichtige Rolle. Gleichzeitig steht außer Frage, dass wir neue Möglichkeiten nutzen möchten und müssen, um demografischen und anderen Veränderungen etwas entgegenhalten zu können. Bei allen Vorhaben berücksichtigen wir die Themen IT-Sicherheit und Datenschutz daher bereits in der Konzeptionsphase.

Darüber hinaus werden wir mit den Stellen, die in diesen Bereichen die maßgeblichen Vorgaben machen, in einem engen Dialog bleiben, damit praxistaugliche Regelungen realisiert werden.

VdZ: Die Verwaltungsmodernisierung erfordert oft kulturelle Veränderungen und Anpassungen. Wie beabsichtigen Sie, eine moderne Organisationskultur zu fördern, die Innovation und kontinuierliche Verbesserung innerhalb des BVA unterstützt?

Wilken: Ganz entscheidend ist gute Kommunikation über alle Ebenen hinweg. Mein Anspruch ist, Veränderung nicht „top-down“ vorzugeben, sondern Führungskräfte und Mitarbeitende mitzunehmen und aktiv in den Diskussionsprozess einzubinden.

Jeder und jedem soll klar sein, warum wir uns in eine bestimmte Richtung bewegen. Nur so können wir erwarten, dass Veränderung auch mitgetragen und mitgestaltet wird. Dies gelingt nur mit guter Kommunikation und Vernetzung.

Wir setzen dabei innerhalb des BVA unter anderem auf Kollaborationsformate, bei denen hierarchie- und abteilungsübergreifend an Zukunftsthemen und Innovationen für unsere Organisation gearbeitet wird.

VdZ: Wie werden Sie sicherstellen, dass das BVA effektiv mit anderen Bundesbehörden zusammenarbeitet, um Synergien zu schaffen und die Effizienz in der gesamten Bundesverwaltung zu steigern?

Wilken: Durch die vielen Kunden und Partner, die wir auf allen föderalen Ebenen haben, ist die Vernetzung und Zusammenarbeit des BVA mit anderen Häusern bereits sehr umfangreich. Wir stehen als Dienstleister für Standards, hohe Servicelevels und systemische Ansätze und Produkte, die möglichst breit nachgenutzt werden können. Das bauen wir kontinuierlich weiter aus. In der aktuellen Zeit stehen wir alle vor ähnlichen Herausforderungen, und es kann sich schlichtweg niemand erlauben, diese isoliert anzugehen.