Von der Vergabe bis zur Bestellung

Digitale öffentliche Beschaffung endet in vielen Verwaltungen dort, wo sie eigentlich erst beginnt: mit dem Zuschlag. Das Vergabeverfahren läuft im Vergabemanagementsystem, die anschließende Bestellabwicklung in der E-Procurement-Plattform. Dazwischen liegen häufig Medienbrüche, manuelle Nacherfassung und Datenstände, die auseinanderlaufen. Rahmenverträge, die mühsam ausgeschrieben wurden, werden im operativen Einkauf nicht genutzt, weil sie dort schlicht nicht sichtbar sind.

Die Stadt Nürnberg wollte dies gemeinsam mit ihren Software-Partnern ändern. veenion bringt mit der städtischen Beschaffungsplattform „eShop“ die operative Seite ein, Healy Hudson stellt das Vergabemanagementsystem „Deutsche-eVergabe“.

Neu ist die Schnittstelle zwischen beiden Systemen: Vergabeergebnisse und Vertragsdaten wandern strukturiert aus dem Vergabeverfahren in die Beschaffungsplattform und stehen den Bedarfsträgern unmittelbar als bestellbare Kataloge und Rahmenverträge zur Verfügung.

Herausgekommen ist ein durchgängiger Prozess von der Bedarfsmeldung über die Vergabe bis zur Bestellung und Rechnung, ohne doppelte Datenpflege und mit einer belastbaren Datenbasis für Controlling und Vergabestatistik. Wie das Projekt entstanden ist, wo die eigentlichen Herausforderungen lagen und was andere Kommunen daraus mitnehmen können, berichten die beiden Projektverantwortlichen im Best-Practice-Dialog auf der Beschaffungskonferenz 2026. Vorab geben sie einen kurzen Einblick.

Drei Fragen vorab

Herr Blaha, Herr Goebel, warum ein gemeinsames Projekt, statt jeder für sich zu optimieren?

Blaha: Weil das Problem der Verwaltung nicht an unserer Systemgrenze endet. Die Bedarfsträger wollen bestellen, was rechtssicher vergeben wurde, ohne sich für zwei Systeme zu interessieren. Diese Erwartung kann keiner von uns allein erfüllen.

Goebel: Wir haben uns sehr gefreut, dass uns gemeinsam die Stadt gefragt hat, ob der Übergang vom Zuschlag in die Bestellung nicht besser geht als per Dokument. Unsere Antwort war: ja, mit einer echten bi-direktionalen Schnittstelle.

Was war die größte Überraschung im Projekt?

Goebel: Dass die schwierigsten Fragen nicht technische waren. Über Datenformate haben wir uns schnell verständigt. Der Mehrwert entstand im intensiven Austausch  über fachliche Definitionen und Zuständigkeiten. Darüber sprechen wir im Dialog ausführlich.

Was nehmen die Teilnehmenden aus Ihrem Best-Practice-Dialog mit?

Blaha: Einen ehrlichen Projektbericht, inklusive der Punkte, die wir heute anders machen würden.

Goebel: Vor allem die Gelegenheit zum gemeinsamen Austausch. Wir bringen die Projekterfahrung mit, die Teilnehmenden ihre eigenen Rahmenbedingungen. Genau dort entstehen die brauchbaren Antworten.