Symbolbild elektronische Beschaffung
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eWarenhaus Berlin – Digitalisierung von Bestellprozessen

Seit April 2021 können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Polizei Berlin medienbruchfrei – und klassifiziert nach Umweltfreundlichkeit und Sozialverträglichkeit – Artikel von 19 Unternehmen bestellen

Die Polizei Berlin hat das Projekt eWarenhaus als IT-Unterstützung der Abwicklung von Bestellungen erfolgreich umgesetzt. Mit dem Vorhaben ist es gelungen, den Prozess des Abrufs von Artikeln aus verschiedenen Rahmenverträgen, die vom Landesverwaltungsamt Berlin für alle Dienststellen des Landes zentral im Rahmen des Sammelbestellverfahrens bereitgestellt werden, zu digitalisieren.

Achim Florin

Mit den Funktionalitäten des eWarenhauses ist es nunmehr möglich, die Bestellungen den jeweiligen Lieferanten medienbruchfrei zu übermitteln und eine vollelektronische Bestellabwicklung zu gewährleisten. Im eWarenhaus sind bereits Kataloge von 19 Unternehmen implementiert. Neben der Beschaffung von Möbeln, Bürobedarf, Reinigungs- und Hygieneartikeln, 1. Hilfe Materialien oder Sportartikeln sind auch Dienstleistungen abrufbar. Weitere Kataloge sind in Vorbereitung. Die jeweiligen Artikel im eWarenhaus werden auch nach Kategorien als sozialverträglich und umweltfreundlich klassifiziert. Damit ist eine entsprechende zielgerichtete Artikelsuche während des Bestellprozesses möglich.

Das eWarenhaus bietet auch die Möglichkeit der Nutzung von internen Webshops der Lieferanten. Diese werden über eine OCI-Schnittstelle eingebunden so dass deren Funktionen voll erhalten bleiben und genutzt werden können. Besonderes Highlight ist die Nutzung von Produktkonfiguratoren der Lieferanten, die insbesondere die Bestellung von Möbeln mit dem eWarenhaus wesentlich vereinfacht.

Budgetvorhaben werden berücksichtigt

Eine besonders positive Resonanz ist von den beteiligten Lieferanten zu verzeichnen. Die bisher zeitintensive und aufwendige Nacherfassung der per Mail oder Fax eingegangenen Bestellungen der Dienststellen gehört der Vergangenheit an. Die übermittelten Datensätze können jetzt in die Bestellsysteme der Lieferanten medienbruchfrei übernommen und direkt weiterbearbeitet werden. Die ist eine spürbare Verbesserung und Beschleunigung des Workflows. Durch die Lieferanten wurde das Projekt eWarenhaus wesentlich unterstützt.

Als besonderer Meilenstein ist in dem Projekt die Implementierung eines Genehmigungsprozesses bei der Bestellabwicklung zu erwähnen. Mit diesem Prozess können von der Erfassung bis zur Auslösung der Bestellung verschiedene Genehmigungsstufen durchlaufen oder Budgetvorgaben berücksichtigt werden. Dies führte zu einer Optimierung der Verfahrensabläufe in den Dienststellen und Stärkung der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung.

eWarenhaus Polizei Berlin
Das eWarenhaus wird perspektivisch nicht nur bei der Polizei Berlin, sondern auch bei anderen Dienststellen des Landes Berlin zum Einsatz kommen

Mittelbindung nicht mehr separat

Ferner wurde eine Anbindung des eWarenhauses an das Haushalts- und Kassensystem des Landes Berlin (ProFiskal) realisiert, um gleichzeitig mit der Bestellung eine entsprechende Mittelbindung vorzunehmen. Die Schaffung dieser Schnittstelle war eine besondere Herausforderung, da spezielle Vorgaben beim Netzzugang zu berücksichtigen waren. Diese Verknüpfung bringt einen großen Gewinn für die Mitarbeitenden, da eine separate Erfassung der Mittelbindung nicht mehr notwendig ist.

Die Einkaufslösung eWarenhaus Berlin wurde durch die TEK Service AG in Lörrach (Baden) umgesetzt. Die Firma betreut das eWarenhaus als Dienstleister und bietet einen umfangreichen Service mit nettem Badener Charme. Die IT-Lösung ist auch schon bei verschiedenen anderen Städten und Kommunen im Einsatz und leistet gute Dienste.

In Berlin ist vorgesehen, das eWarenhaus neben der Polizei Berlin auch den anderen Dienststellen des Landes Berlin zugänglich zu machen, um eine berlinweite Nutzung auf den Weg zu bringen und damit die Digitalisierung der Einkaufsprozesse weiter voranzutreiben.

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