TEK-Service AG
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Die Stadt Reutlingen kombiniert e-Einkauf mit e-Abrechnung

Damit wird das monotone Erfassen von abrechnungsrelevanten Daten in SAP überflüssig

Seit dem 27. November 2018 sind die obersten Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten. Ein Jahr später trat diese Pflicht auch für alle weiteren Bundesbehörden in Kraft. Am 18. April 2020 war die späteste Frist für die Umsetzung in Ländern und Kommunen. Für die Stadt Reutlingen war klar, nicht nur die Rechnungsstellung durch Lieferanten sollte elektronisch erfolgen, sondern Einkauf und Abrechnung sollten sinnvoll miteinander verknüpft werden. 

Monika Schmidt

Die Lösung ergab sich durch den elektronischen Einkauf: Seit Anfang 2000 werden sämtliche Verfahrensabläufe des Einkaufes und der Vergabe digital abgewickelt, und zwar mit Unterstützung des externen Dienstleistungsunternehmens TEK-SERVICE AG. Das TEK-Einkaufsportal bot bereits die Möglichkeit der elektronischen Abrechnung im Gutschriftverfahren. Diese sollte 2021 erschlossen werden. Hierzu wurden im Sommer 2020  die Ausschreibungsanforderungen um den Punkt "digitale Abrechnung im Gutschriftverfahren" erweitert. Mit der Vergabe verpflichteten sich Lieferanten zum vorgegebenen Abrechnungsverfahren.

TEK-Einkaufsportal und TEK-Kontor sind verknüpft

Anfang Januar 2021 war es dann so weit. Besteller bestätigen seither ihren Wareneingang im TEK-Einkaufsportal. Dieses übermittelt automatisch die abrechnungsrelevanten Daten an TEK-Kontor, einer webbasierenden Plattform, die elektronische Abrechnungsdateien erzeugt, formatiert und versendet. Entsprechend leitet TEK-Kontor die erzeugten Gutschriftdateien an die Rechnungseingänge der betreffenden Lieferanten weiter. Die elektronische Abrechnungsdatei wird dabei auf Kundenwunsch in den Formaten X-Rechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Die Stadt Reutlingen hat sich für das ZUGFeRD-Format entschieden.

Ebenso werden die Abrechnungsdateien automatisch an den zentralen Rechnungseingang der Stadt Reutlingen versandt. Per nachgelagertem Workflow werden die Gutschriften zur automatisierten Verbuchung und Zahlungsanweisung weitergeleitet. Das monotone, stetig immer wiederkehrende Erfassen von abrechnungsrelevanten Daten in SAP entfällt damit. Preise referieren auf das Einkaufsportal, welches wiederum 1:1 das Vergabeergebnis der Stadt Reutlingen abbildet. Indem auf den „Knopfdruck“ eines Bestellers vier nachgelagerte Systeme automatisiert zusammenarbeiten, kann von Industrie 4.0 gesprochen werden.

In Verwaltungsabläufen sind Lösungen dieser Art eher selten anzutreffen. Für den Start wurden zunächst zwei Lieferanten von Büromaterial und Papier eingebunden. Die ehemals 1.800 Papierrechnungen werden seither elektronisch verarbeitet und das Verfahren hat sich bereits nach wenigen Monaten bewährt. Bereits im Sommer 2021 wurden die ersten Vorbereitungen in Sachen e-Abrechnung für Hygiene auf den Weg gebracht. Weitere Sortimente sollen folgen.

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Die Stadtverwaltung Reutlingen sieht das Thema e-Rechnung weniger als Pflicht; sondern eher als Chance, „digitale Dividende“ abzugreifen. Denn indem wir seit Langem unsere Einkaufsprozesse automatisiert haben, war der letzte Schritt, hin zur Abrechnung, nur konsequent und vor allem wirtschaftlich.“

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Laura Nascimento, Beschaffung Stadt Reutlingen

Die Stadt Reutlingen in Baden-Württemberg hat etwa 115.00 Einwohner und gliedert sich neben der Kernstadt in 12 Stadtbezirke. Mit mehr als 2.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie 25 allgemeinbildende Schulen ist die Stadtverwaltung der zweitgrößte Arbeitgeber in Reutlingen.

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