KI als Changemaker der Verwaltung?

Künstliche Intelligenz (KI) gilt längst als Schlüsselfaktor für die Modernisierung des öffentlichen Sektors. Doch wie groß sind die tatsächlichen Einsparungspotenziale und wie weit ist die Verwaltung beim Einsatz intelligenter Systeme wirklich?

Antworten darauf liefert die neue Wegweiser-Studie „KI als Changemaker – Intelligente Automatisierung in Staat & Verwaltung“, die im Rahmen des ZuKo-THINKTANK entstanden ist. Sie untersucht erstmals mit belastbaren Zahlen, welche konkreten Erwartungen, Strategien und Anwendungserfahrungen in Bund, Ländern und Kommunen bestehen, und welche Herausforderungen noch zu bewältigen sind.

Vorgehensweise und Hintergründe der Studie

Die Studie wurde im Zeitraum vom 20. August bis 19. September 2025 als quantitative Online-Befragung durchgeführt. Grundlage war ein modular aufgebauter Fragebogen, der an Behördenleitungen sowie die Community des Zukunftskongresses versendet wurde. Insgesamt gingen rund 200 vollständig ausgefüllte und etwa 100 teilweise beantwortete Fragebögen ein.

Im Mittelpunkt stehen vier zentrale Themenfelder: Akzeptanz und Verständnis, digitale Souveränität, organisatorischer Wandel und Anwendungen und Investitionen. Damit bietet die Studie einen umfassenden Überblick über den aktuellen Status quo der KI in der Verwaltung und zeigt zugleich, wo die größten Hebel für Effizienz und Innovation liegen.

Erste Einblicke in die Studie:

Für die konkreten Zahlen und Einschätzungen können Sie sich im untenstehenden Bereich die vollständigen Ergebnisse herunterladen.

1. 93 % der Befragten sehen den Einsatz von KI als Chance, nur 4  % betrachten den Einsatz ​in erster Linie als Risiko.
2. KI scheint laut eigener Wahrnehmung bereits in der Verwaltung angekommen zu sein: 40 % sagen, dass sie KI bereits im Einsatz haben.  Allerdings hat nur etwa die Hälfte eine KI-Strategie in unterschiedlichen Ausprägungen umgesetzt oder in Entwicklung.
3. Die Befragten können aktuelle Effizienzgewinne durch KI noch schwer einschätzen, erkennen jedoch deutlich deren zukünftiges Potenzial. Im Median erwarten sie künftig eine Reduktion des Arbeitsaufwands um 18 % (ca. 1,5 Stunden) und der Betriebs- und Prozesskosten um 5 %, zeigen dabei aber mehr Skepsis gegenüber Kosteneinsparungen.
4. ChatGPT ist mit Abstand am häufigsten im Einsatz, danach folgt Microsoft Copilot. Weitere Modelle fallen dagegen bisher ab.
5. Beliebt sind GenAI für Text und Bild, Video oder Audio sowie Sprach-zu-Text / Übersetzungen. Geplant ist vor allem die Nutzung von KI für Dokumentenklassifikation und -extraktion und fachspezifische KI-Anwendungen. Anomalieerkennung, Entscheidungsunterstützungssystem und Bilderkennung fallen deutlich ab und sind sogar jeweils mind. 40 % der Befragten nicht bekannt.

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KI als Changemaker der Verwaltung? Das Webinar zur Studie

Im begleitenden Webinar „KI als Changemaker der Verwaltung? Status Quo, Erwartungen und Effizienzpotenziale“ am 08.10.2025 wurden die zentralen Studienergebnisse vorgestellt und mit Vertreter*innen aus Verwaltung, Politik und Wirtschaft diskutiert.

Neben der Präsentation der wichtigsten Zahlen und Erkenntnisse standen insbesondere Einschätzungen aus der Praxis im Mittelpunkt:

• Welche Rolle spielt KI heute bereits in Behörden?

• Wo liegen die größten Effizienzpotenziale?

• Und welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden, damit KI flächendeckend und verantwortungsvoll eingesetzt werden kann?

Das Webinar steht ab sofort als Video-on-Demand zur Verfügung für alle, die die Diskussion und die Präsentation der Studienergebnisse nachträglich verfolgen möchten. Mitdiskutanten waren Michael Diepold (AKDB),  Staatssekretär Dr. Dirk Günnewig (Ministerium der Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen), Eva-Marie Paschen (Senatskanzlei, Amt für IT und Digitalisierung Hamburg) und Milos Rusic (deepset).

⯈ Hier geht es zur Videoaufzeichnung auf YouTube.