Praxisbeispiel: Digitale Abwicklung eines Bürobedarfs
Nehmen wir an, eine städtische Abteilung benötigt neue Arbeitsstühle. Der Beschaffungswert liegt unterhalb des Schwellenwerts für eine Ausschreibung, sodass ein Direktauftrag möglich ist. Mit einem digitalen E-Procurement-System lässt sich der gesamte Prozess sicher und effizient abbilden.
1. Bedarfsanforderung
Der Prozess beginnt mit der Bedarfsanforderung. Die Abteilung gibt im System an, wie viele Stühle benötigt werden, welche Qualitätsanforderungen gelten und bis wann die Lieferung erfolgen soll. Das System prüft automatisch, ob der Auftrag als Direktauftrag zulässig ist und ob die Schwellenwerte eingehalten werden. So wird das Prinzip der Rechtskonformität von Anfang an berücksichtigt.
2. Lieferantenauswahl
Auf Grundlage der Anforderungen schlägt das System geeignete Lieferanten vor, die zuvor geprüft und freigegeben wurden. Dabei werden objektive Kriterien wie regionale Verfügbarkeit, Rahmenverträge oder frühere Leistungsbewertungen berücksichtigt. Die Verwaltung kann mehrere Anbieter auswählen, sodass das Prinzip der Wettbewerbsförderung eingehalten wird, auch wenn es sich nur um einen Direktauftrag handelt.
3. Angebotseingang und Prüfung
Die Angebote werden digital erfasst und automatisch auf Vollständigkeit geprüft. Fehlende Angaben oder fehlerhafte Formulare werden sofort gekennzeichnet. Die zuständigen Mitarbeitenden können die Angebote direkt im System vergleichen, ohne dass manuelle Tabellen oder Papierakten notwendig sind. Die Plattform stellt sicher, dass die Vorgaben der Gleichbehandlung aller Anbieter eingehalten werden.
4. Angebotsvergleich und Entscheidung
Das System unterstützt beim Angebotsvergleich, etwa durch automatische Aufbereitung von Preis, Lieferzeit, Qualität und Zusatzkriterien. Die Entscheidung kann im System dokumentiert und durch die zuständigen Rollen freigegeben werden. So ist jederzeit nachvollziehbar, warum ein bestimmter Lieferant ausgewählt wurde. Das Prinzip der Nachvollziehbarkeit und Dokumentation wird vollständig erfüllt.
5. Erstellung der Vergabeakte
Sobald der Auftrag vergeben ist, erstellt das System automatisch die digitale Vergabeakte. Sie enthält alle Angebotsanfragen, eingegangenen Angebote, interne Bewertungen, Freigaben und die endgültige Vergabeentscheidung. Damit ist die Verwaltung vollständig vorbereitet auf interne Prüfungen oder externe Rechnungs- und Vergabekontrollen. Die Akte erfüllt alle vergaberechtlichen Anforderungen, von der Angebotsanforderung bis zur abschließenden Dokumentation.
6. Nachbereitung und Reporting
Nach Abschluss des Auftrags ermöglicht das System die Analyse von Prozessdauer, Lieferzeiten und Anbieterbewertung. Erfahrungen aus dem Prozess können genutzt werden, um zukünftige Direktaufträge noch effizienter zu gestalten. Gleichzeitig können Behörden den gesamten Prozess einfach auditieren und sicherstellen, dass alle Vergabeprinzipien eingehalten wurden.
