Was die Bundesländer seit 2021 für Microsoft gezahlt haben

In den vergangenen fünf Jahren haben die Länder mehr als 686,5 Millionen Euro für Microsoft ausgegeben. Die Summe dürfte aber noch deutlich höher ausfallen. Denn nur zehn von 16 Bundesländern haben eine Umfrage von Tagesspiegel Background mit Zahlen beantwortet.

Demnach ist eine Entwicklung besonders deutlich: Die Kosten für Microsoft steigen. Während die zehn Länder im Jahr 2021 noch etwa 104,3 Millionen Euro für Produkte des US-Hyperscalers gezahlt haben, waren es im vergangenen Jahr schon rund 191,7 Millionen Euro. Das entspricht einer Preissteigerung von fast 84 Prozent in fünf Jahren.

Tagesspiegel Background hat alle Bundesländer angefragt. Was die Kommunen zahlen, wissen die Länder oft selbst nicht. Deshalb hat Tagesspiegel Background speziell nur nach den Kosten für die Landesverwaltung gefragt.

Dazu mussten diese Länder eine Ressortabfrage machen. Das heißt, das für Digitalisierung zuständige Ministerium hat die anderen Landesministerien nach ihren Kosten gefragt. Das ist ein großer Aufwand für die Behörden. In Nordrhein-Westfalen fehlen zum Beispiel die Zahlen für das Innenressort, die das Ministerium nicht fristgerecht liefern konnte. Dadurch müssen hier die Microsoft-Lizenzen etwa für die Landespolizei hinzugedacht werden. Der Bremer Finanzsenat wollte keine Ressortabfrage durchführen, da dies zu viel Aufwand sei.

Rheinland-Pfalz, Hessen und Hamburg haben sich mit Verweis auf vertragliche Verschwiegenheitspflichten geweigert, zu antworten. Berlin blieb trotz mehrfach erneuerter Fristen eine inhaltliche Antwort schuldig.

In Bayern verlor sich die Anfrage im Zuständigkeitsgerangel zwischen Finanz- und Digitalministerium. Eigentlich ist das Finanzministerium für die Digitalisierung der Landesverwaltung verantwortlich. Doch das Haus leitete die Anfrage ans bayerische Digitalministerium weiter. Das prüfte und teilte dann mit, dass das Finanzministerium zuständig sei. Dieses antwortete schließlich, dass die angefragten Informationen nicht zentral vorlägen.

Wenn man die Länder miteinander vergleicht, fällt auf, dass die Preissteigerungen nicht gleichmäßig verteilt waren. Während sich in Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen die Kosten jedes Jahr erhöhen, gibt es in Baden-Württemberg und Mecklenburg-Vorpommern einzelne Jahre, in denen deutlich höhere Kosten angefallen sind.

Dafür gibt es verschiedene Gründe. Eine Sprecherin des Landesfinanzministeriums in Mecklenburg-Vorpommern betont, dass vor allem „mehrjährige Beschaffungszyklen“ die Ursache sind. So würden Lizenzen in einem Jahr gekauft und bezahlt, blieben dann aber mehrere Jahre gültig. Im vergangenen Jahr hat das Land vor allem für mehr als 10,3 Millionen Euro Microsoft-Office-Lizenzen erworben. In Mecklenburg-Vorpommern läuft derzeit außerdem ein Projekt, um rund 12.000 neue Arbeitsplätze mit Windows 11 zu schaffen. Auch das könnte ein Kostenfaktor sein.

Eine Sprecherin des Baden-Württembergischen Innenministeriums hat die einzelnen Microsoft-Produkte systematisch aufgeschlüsselt. Dabei fällt auf, dass die Kosten für Microsoft-Server-Produkte die für Betriebs- und Office-Systeme eigentlich in jedem Jahr deutlich übersteigen – mit einer Ausnahme. Das Land hat im vergangenen Jahr deutlich mehr Geld für End-Point-Produkte ausgegeben – also für den Windows Client und Microsoft 365. Hier dürfte eine Rolle gespielt haben, dass im Jahr 2025 der Support für die bis dato meistgenutzte Betriebssystemversion Windows 10 und auch für zwei Office-Versionen auslief.

Die meisten Länder geben vier Hauptgründe für Kostenerhöhungen an:

1. Die Landesverwaltung braucht wegen der Digitalisierung mehr IT-Infrastruktur und Arbeitsplätze.
2. Die Hersteller – in diesem Fall Microsoft – ändern ihr Geschäftsmodell von Software-Kauf hin zu Software as a Service. Durch diese Abonnements werden die Preise erhöht.
3. Die Anforderungen an Produkte steigen. Sie müssen bessere IT-Sicherheit und mehr Services haben und werden dadurch teurer.
4. Hersteller verändern ihre Lizenzmodelle.

Microsoft-Kosten trotz Open-Source-Umstieg

Das Land Schleswig-Holstein will dem entkommen. Obwohl der Umstieg auf die Office-Alternative LibreOffice inzwischen abgeschlossen ist, musste das Land im vergangenen Jahr aber wieder einmal Microsoft Office lizenzieren. „Entscheidend ist nicht nur, welche Lizenzkosten angefallen sind, sondern welche nicht mehr aufgewendet werden mussten“, sagt Digitalisierungsminister Dirk Schrödter (CDU). Durch den weitgehenden Umstieg auf LibreOffice und Open-Xchange für den Standardarbeitsplatz „konnten die Kosten dafür von 18 Millionen Euro auf drei Millionen Euro reduziert werden“, betont Schrödter. Doch diese drei Millionen musste das Land zahlen.

Hinzu kommt, dass der Wechsel des Betriebssystems noch bis nach 2028 dauert. Eigentlich wechselt die Landesverwaltung auf das Open-Source-Betriebssystem Linux. Aber bis dahin nutzen die meisten Verwaltungsmitarbeiter:innen im Land noch Windows. Da der Support für Windows 10 im Jahr 2025 auslief, musste auch Deutschlands Open-Source-Vorreiter noch Microsoft-Lizenzen nachbeschaffen. Hierfür sind im laufenden Jahr noch einmal vier Millionen Euro eingeplant, sagt Schrödter.

Microsoft: Nicht alles Geld landet bei uns

Egal wie unvollständig, Microsoft ist gut im Geschäft. Während Tagesspiegel Backgrounds Umfrage wendet sich ein Microsoft-Sprecher an die Redaktion. Der deutsche Teil des US-Konzerns hat von der Umfrage gehört und möchte seine Sicht schildern.

„Wenn ich Schlagzeilen lese ‚So und so viel Geld für Microsoft‘, ärgere ich mich immer ein wenig“, sagt Alexander Britz. „Das sind ja nicht die Summen, die bei uns ankommen.“ Britz leitet das Public-Sector-Geschäft von Microsoft in Deutschland. Er schildert eine Wertschöpfungskette, bei der Microsoft lediglich die Grundprodukte liefert, die Technik.

Laut Britz funktioniert die Microsoft-Beschaffung der öffentlichen Hand so: Microsoft hat mit dem Bund die sogenannten „Konditionenverträge“ geschlossen – auch bekannt als der „BMI-Rahmenvertrag“. „Sie legen eine Rabattstruktur fest, aber auch verschiedene andere Konditionen, die spezifisch für öffentliche Verwaltung sind“, erläutert Britz. Konkret heißt das: Wer über diese Rahmenverträge kauft, kauft günstiger und muss sich über die Konditionen weniger Gedanken machen.

Doch die IT-Dienstleister der Länder kaufen nicht direkt bei Microsoft. In der Regel schreiben sie einen Auftrag aus, etwa für 1000 PC-Arbeitsplätze inklusive Hardware, Windows 11 und Microsoft 365. Auf diese Ausschreibung bewerben sich dann IT-Firmen, die der Verwaltung dieses Paket zur Verfügung stellen wollen, die sogenannten Handelspartner von Microsoft. Sie bieten dazu vielleicht noch weitere Services wie Support und Beratung an.

Wer den Zuschlag erhält, kauft für den Dienstleister bei Microsoft Lizenzen nach dem Konditionenvertrag. Nur dieses Geld erhält Microsoft. Der Handelspartner paketiert und verkauft an den IT-Dienstleister. Dabei macht er in der Regel einen Gewinn. Ebenso könnte der IT-Dienstleister neu paketieren und stellt eine eigene Rechnung an die Behörden.

Es ist eine Wertschöpfungskette. „Wer da was aufschlägt, kann ich Ihnen nicht sagen“, sagt Alexander Britz. „Vor allem kenne ich nicht die Paketierungen, in denen unsere Produkte weiterverkauft werden.“ Aber bei einem ist er sicher: Microsoft erhält nur einen Teil der mehr als 191 Millionen Euro der Länder.

Wie kann man sich den realen Kosten annähern?

Die hier vorgelegten Zahlen sind offensichtlich nicht vollständig. Mit Bayern fehlen zumindest aus einem Flächenland mit großer Verwaltung und Budget die Kosten. Die letzte Gesamterhebung führte der Freistaat im Jahr 2020 durch. Ein Sprecher des Finanzministeriums hat Tagesspiegel Background darauf aufmerksam gemacht. Damals zahlte die gesamte Landesverwaltung etwa 47 Millionen Euro für Microsoft. Ob Bayern seine Kosten danach reduzieren konnte oder sie gestiegen sind, ist nicht bekannt. Sicher ist nur, dass größere zweistellige Millionenbeträge in unseren Zahlen fehlen.

Eine Vorstellung über die Gesamtgrößenordnung vermittelt der Microsoft-Rahmenvertrag des Bundesinnenministeriums (BMI). Nach einer Antwort des Digitalministeriums haben Bund, Länder und Kommunen im Jahr 2025 rund 481,4 Millionen Euro über diesen Rahmenvertrag abgerufen. Doch wer da wie viel abgerufen hat, ist nicht bekannt. Wer wie viel an Microsoft mitverdient hat, ist auch unklar. Auch die Bundesregierung kann ihre eigenen Kosten laut einer Antwort aus dem April nicht genau beziffern. Nur eines ist klar: Die Kosten steigen und sie steigen laut den Daten der zehn Länder um etwa 16,8 Prozent pro Jahr.