CIO Ina-Maria Ulbrich: „Wichtige Schritte sind bereits getan“

Verwaltung der Zukunft: Frau Ulbrich, nur noch rund 24 Monate bleiben, dann soll das Onlinezugangsgesetz umgesetzt sein und Bund, Länder und Kommunen ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale digital anbieten. Hand aufs Herz: Wie geht es Ihnen angesichts dieses Countdowns?

Ulbrich: Es geht mir gut damit. Mecklenburg-Vorpommern ist bei der Umsetzung des OZG auf einem guten Weg. Wichtige Schritte sind bereits getan: Mit unserem MV-Serviceportal gibt es schon die zentrale Plattform, über die Anträge gestellt werden können. Die Landesregierung stellt dieses Portal den Gemeinde-, Amts-, Kreis- und Landesbehörden in Mecklenburg-Vorpommern kostenlos zur Verfügung. Zentrale Regelungen wurden angepasst, um die Leistungen auch digital anbieten zu können. Schon jetzt werden auf dem MV-Serviceportal erste Leistungen volldigital angeboten - also mit einem interaktiven Formular, das per Computer oder Smartphone ausgefüllt und inklusive hochgeladener Anlagen versendet werden kann. Teilweise kann auch bereits digital bezahlt werden, z.B. bei der Beantragung von Personenstandsurkunden. Zug um Zug wird das Portal jetzt weiter mit Leben gefüllt. Die volle Funktionsfähigkeit inklusive Online-Bescheid im eigenen Postfach wird sukzessive bis Ende 2022 ausgebaut. Ich blicke also optimistisch auf das, was in den nächsten Monaten kommt. Wenn auch niemand leugnen kann, dass wir hier noch viel zu tun haben werden.

VdZ: Mecklenburg-Vorpommern betreut das OZG-Themenfeld Bauen und Wohnen mit fast 60 Verwaltungsleistungen. Wie ist der aktuelle Stand?

Ulbrich: Auch in unserem Themenfeld kommen wir gut voran. Mit dem Themenfeld Bauen und Wohnen haben wir uns ja einer vergleichsweise großen Herausforderung gestellt. Daran arbeiten wir – auch gemeinsam mit anderen Bundesländern – mit Feuereifer. Gerade vor wenigen Wochen haben wir mit unserem Hauptpartner im eigenen Bundesland, dem Landkreis Nordwestmecklenburg, Ergebnisse im Bereich digitaler Bauantrag im Kreise der Bundesländer vorgestellt. Die Resonanz hat uns bestärkt. Es gibt eine ganze Reihe von Interessenten für die Nachnutzung.

VdZ: Was haben Sie sich in diesem Jahr für das Themenfeld vorgenommen?

Ulbrich: In unserem Themenfeld gibt es viel Bewegung: Parallel zur Implementierung des Antrags im vereinfachten Baugenehmigungsverfahren arbeiten wir bereits an der Umsetzung des Genehmigungsfreistellungsverfahrens. Bis zum Sommer 2021 sollen u. a. auch das „normale“ Baugenehmigungsverfahren, die Abbruchanzeige, die Baubeginnsanzeige und die Anzeige der Nutzungsaufnahme eingebunden werden. Eine Verknüpfung mit anderen Leistungen aus dem Themenfeld Bauen und Wohnen wird ebenfalls berücksichtigt; zum Beispiel die Baumfällgenehmigung im Zuge einer Baumaßnahme, die denkmalrechtliche Genehmigung oder die Bauvorhabenvorankündigung. Es tut sich also viel in unserem Themenfeld.

VdZ: Welches der bereits umgesetzten OZG-Projekte halten Sie für besonders gelungen und warum?

Ulbrich: Wenn ich auf die Ergebnisse bei uns im Land schaue, dann habe wir viel Gutes vorzuweisen. So wurde der digitale Bauantrag, den wir mit den Landkreis Nordwestmecklenburg erarbeitet haben, im Rahmen des 18. E-Government-Wettbewerbs beim 7. Zukunftskongress Staat & Verwaltung Ende Mai 2019 in Berlin in der Kategorie „Umsetzung des OZG“ prämiert. Das spricht meines Erachtens für sich.

Hervorheben möchte ich auch den Vorhabensraum, den wir in Mecklenburg-Vorpommern im Zuge des digitalen Bauantrags entwickelt haben. Antragsdaten werden im Vorhabensraum an einer zentralen Stelle vorgehalten, die verschiedenen Behörden und auch die Antragsteller greifen darauf zu. Hier können dann alle zusammenarbeiten, ohne dass die Daten ständig auf die Reise gehen müssen. Das ist ein Ansatz, der auch über den Bauantrag hinaus Schule machen könnte. 
Besonders gelungen finde ich bei uns im Land auch die Seiten unseres MV-Serviceportals. Wir haben sie ganz im Sinne des OZG gemeinsam mit Nutzern entwickelt. Überhaupt finde ich diesen Ansatz - die Nutzer sehr frühzeitig in die Entwicklung digitaler Lösungen einzubinden – äußerst gewinnbringend. Denn der Erfolg unserer Services wird davon abhängen, ob die Nutzer ohne Probleme damit zurechtkommen und sie somit auch in Anspruch nehmen.

VdZ: Und bei den bundesweiten OZG-Leistungen?

Ulbrich: Beispielgebend im bundesweiten Kontext ist sicher das Projekt ELFE. Verschiedene Familienleistungen werden hier sinnvoll gebündelt und der Aufwand für die Nutzer minimiert: Jungen Eltern werden Anträge gerade zu dem Zeitpunkt erspart, wenn viel Neues auf sie einströmt und sie den Kopf nicht freihaben für Behördenangelegenheiten. Hier wird deutlich, welche Vorteile Digitalisierung haben kann.

VdZ: Das Einer für Alle-Prinzip und die Nachnutzung bereits entwickelter Lösungen sollen die OZG-Umsetzung erleichtern. Können Sie ein, zwei Beispiele nennen, wie diese Prinzipien speziell Mecklenburg-Vorpommern bei der OZG-Umsetzung bereits geholfen haben oder helfen werden? 

Ulbrich: Die Vorteile liegen aus meiner Sicht ganz klar auf der Hand – und zwar nicht nur für Mecklenburg-Vorpommern, sondern bundesweit und auf allen Ebenen der Verwaltung. Es macht natürlich Sinn, dass nicht jeder Beteiligte das Rad immer und immer wieder neu erfindet. Es muss nicht jede Kommune jedes Formular wieder neu erstellen. Und der Prozess, dem eine Baugenehmigung unterliegt, ist in den Grundzügen überall gleich – auch wenn es im Detail auf Landesebene besondere Regelungen geben mag. Gerade weil wir so viele Leistungen in so kurzer Zeit digitalisieren wollen, müssen wir alle unsere Kräfte bündeln und Ressourcen effektiv einsetzen. Die Arbeitsteilung, die wir jetzt vereinbart haben, ist ganz sicher der richtige Weg.

VdZ: Der Portalverbund ist das Kernstück des OZG – und vielleicht auch die größte Herausforderung dabei. Wie weit ist Mecklenburg-Vorpommern, seine IT-Landschaft so zu konsolidieren, dass ab 2023 alle kommunalen Verwaltungsleistungen über den bundesweiten Portalverbund auffindbar und abwickelbar sind?

Ulbrich: Die größte Herausforderung besteht darin, dass alle Beteiligten über ganz unterschiedliche IT-Systeme und Anwendungen reibungslos miteinander kommunizieren können. Das gilt für große Verwaltungsbereiche, wie etwa die auf Bundesebene, wie auch die kleine Amtsverwaltung auf kommunaler Ebene. Damit das am Ende reibungslos klappt, braucht es gute Vorüberlegungen und enge Abstimmung auf allen Ebenen. Wir sind daher in regem Austausch.

VdZ: Wie unterstützen Sie die Kommunen dabei?

Ulbrich: Das Land Mecklenburg-Vorpommern unterstützt die Kommunen selbstverständlich bei der Umsetzung des OZG. Mit unserem MV-Serviceportal haben wir bereits die zentrale Plattform für die digitalen Anträge ins Leben gerufen. Die Leistungen stehen den Kommunen kostenfrei zur Verfügung. Das gerade novellierte E-Government-Gesetz in Mecklenburg-Vorpommern sichert den Kommunen das Recht zur Mitnutzung der Plattform inklusive Basisdiensten wie digitalem Identitätsnachweis und Online-Bezahlfunktion für Verwaltungsdienstleistungen ausdrücklich zu. Es legt auch fest, dass das Land allein die Kosten für das MV-Serviceportal trägt, auch wenn Kommunen es mitnutzen.

VdZ: Und werden alle mitmachen?

Ulbrich: Bei der Anbindung ans MV-Serviceportal wie bei der Einführung von Fachverfahren berät die Landesregierung die Kommunen, kann es den Kommunen mit Blick auf die kommunale Selbstverwaltung aber nicht vorschreiben. Wir stimmen uns regelmäßig ab, ein entsprechender Lenkungsausschuss wurde eingerichtet. Und es wurde eine gemeinsame Arbeitseinheit von Land und Kommunen zur Umsetzung von E-Government geschaffen. Die Mitarbeiter des Büros kooperatives E-Government suchen Gemeinde-, Amts-, und Kreisverwaltungen auf, um vor Ort zu beraten.

VdZ: Wegen Corona hatte das Bundesland Bayern per Ausnahmeregelung erlaubt, dass Fahrzeughalter eine Online-Kfz-Zulassung ohne die vorgeschriebene Authentifizierung per eID sondern lediglich mit Benutzername/Passwort vornehmen konnten – die Nutzerzahlen schnellten daraufhin in die Höhe. Was denken Sie: Sollte das Vertrauensniveau mancher Services vielleicht überdacht werden? 

Ulbrich: Auf alle Fälle sollte das überdacht werden, ja. Letztlich geht es darum, Hürden für die Nutzung von digitalen Services abzubauen und Prozesse schlank zu halten – allerdings aber eben nur dort, wo es auch vertretbar ist. Hier würde ein bundesweit einheitliches Vorgehen Sinn machen. Hilfreich sind natürlich auch Vorstöße einzelner Länder, die mit positiven Beispielen vorangehen, wie etwa bei der Kfz-Zulassung.

VdZ: Was könnte die Akzeptanz von digitalen Bürgerservices Ihrer Meinung nach erhöhen?

Ulbrich: Der Erfolg der digitalen Angebote wird meines Erachtens davon abhängen, ob wir die bessere Alternative liefern können. Ob es eben leichter ist, einen Antrag digital zu stellen oder zur jeweiligen Behörde zu gehen. Das hängt natürlich auch davon ab, ob ich am Ende noch eine Briefmarke kaufen muss, um den ausgefüllten Antrag per Post zu verschicken. Es wird aber auch ganz stark darum gehen, ob digitale Anträge so gestaltet sind, dass die Nutzer sie verstehen und selbständig ausfüllen können. Daher halte ich es für so wichtig, die Nutzer von Anfang an in die Erstellung von digitalen Angeboten einzubeziehen.

VdZ: Das geschieht in den Digitalisierungslaboren ja auch.

Ulbrich: Leistungen derart auf den Prüfstand zu stellen und konsequent nutzerzentriert zu entwickeln ist zeitaufwendig, das ist gar keine Frage, aber es führt zu attraktiven Angeboten, die dann auch genutzt werden. Diese Chance sollten wir unbedingt noch stärker nutzen. Es ist mit Sicherheit nicht leistbar, bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen vollständig nutzerzentriert zu überarbeiten. Aber Zug um Zug müssen wir es tun.

VdZ: Die Corona-Pandemie hat gezeigt: Bürgerinnen und Bürger nutzen digitale Verwaltungsservices - wenn sie wissen, dass es sie gibt. Wie will Mecklenburg-Vorpommern seine neuen digitalen Bürgerservices bekannter machen?

Ulbrich: Wir werden für unsere neuen Verwaltungsservices die Werbetrommel rühren, und zwar auf möglichst vielen Kanälen. Denn es geht ja darum, alle Bevölkerungsteile im Land zu erreichen. Nicht nur diejenigen, die Zeitung lesen, im Internet stöbern und sich informieren. Nicht zuletzt im Zuge der Corona-Pandemie sind ja auch soziale Medien ein wichtiger Kanal für die Verbreitung von Informationen geworden. Pressemitteilungen und Facebook-Posts werden aber nicht reichen. Wir werden aber auch auf ein breites Netz an Akteuren angewiesen sein, um die Angebote bekannt zu machen. Und nicht zuletzt müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung selbst für die digitale Antragstellung werben. Das gelingt vor allem dann, wenn sie selbst einen Vorteil von den digitalen Verfahren haben – etwa weil sie Daten aus Papieranträgen nicht mehr übertragen müssen und langatmige Verfahrensschritte entfallen.

VdZ: Zum Abschluss bitten wir Sie um eine Vision: Wenn eine Bürgerin/ein Bürger Mecklenburg-Vorpommerns am 1. Januar 2023 das MV-Serviceportal ansurft, woran wird sie oder er merken, dass das OZG umgesetzt ist?

Ulbrich: Die Bürgerin und der Bürger werden wissen, dass sie ihren Antrag unter mv-serviceportal.de stellen können. Denn sie haben ja auch schon längst ein Nutzerkonto. Auf der Seite finden sie ihren Antrag auf Anhieb, tragen die Angaben in wenigen Schritten ein, bezahlen die Leistung online und bekommen ihre Genehmigung innerhalb kürzester Zeit.