Was KI-Agenten für die Beschaffung leisten können

Verwaltung der Zukunft: Welche Entwicklungen im Bereich Automatisierung und Künstliche Intelligenz prägen aus Ihrer Sicht die öffentliche Beschaffung im Jahr 2026 besonders?

Jakob Reuschlein: Die entscheidende Entwicklung ist der Sprung von der KI als Gesprächspartner hin zur KI als Akteur. Bis vor Kurzem haben wir Sprachmodelle vor allem als Assistenten für einzelne Content-Creation-Aufgaben genutzt. Heute sehen wir agentische Systeme, die komplexe, mehrstufige Aufgabenketten eigenständig abarbeiten, innerhalb vorgegebener Leitplanken selbst entscheiden, welcher Schritt sinnvoll ist, und sich direkt an geschäftskritische Kernsysteme anbinden.

Daraus ergibt sich eine Reihe konkreter Anwendungsfälle entlang des gesamten Beschaffungszyklus: vom Intake Management, bei dem der Agent den Bedarfsträger durch die Leistungsspezifikation führt und passende Rahmenverträge identifiziert, über die Vergabedurchführung, wo Angebote mit Hilfe von KI ausgewertet werden können, bis hin zu operativen Themen wie Bestellwesen, Leistungserfassung und Rechnungsprüfung.

Wichtig ist mir die Einordnung: KI-Agenten bereiten folgenschwere Entscheidungen durch die eigenständige Abarbeitung von Aufgabenketten vor, sie treffen sie jedoch nicht. Im öffentlichen Vergabewesen muss immer eine strikte Human-in-the-Loop-Logik gelten – aus regulatorischen Gründen und Vorschriften des EU AI Acts, aber auch, weil Sprachmodelle fehlbar sind. Automatisiert werden die fehleranfälligen und zeitraubenden Routineanteile.

VdZ: Wie weit ist der Einsatz von KI inzwischen in der Praxis von Einkauf und Vergabestellen angekommen?

Reuschlein: Deutlich weiter als viele vermuten. Wir arbeiten mittlerweile mit einer Vielzahl öffentlicher Kunden, von Sektorenauftraggebern über die Bundesebene bis hin zu Plattformdeployments auf Landesebene, die je nach Bundesland Größenordnungen von bis zu 100.000 Nutzern erreichen können. Besonders großes Interesse begegnet uns im Intake Management und im Vergabemanagement. Das überrascht nicht, denn genau dort werden heute die meisten Ressourcen gebunden.

Entscheidend ist aber: Was früher mit Personal gestemmt wurde, lässt sich mittelfristig nicht mehr mit Personal lösen. Hunderttausende Stellen in der Verwaltung sind heute unbesetzt, während zugleich Stellenabbau angestrebt wird – und das bei steigenden Verfahrenszahlen und -volumina. Hinzu kommt ein zu wenig diskutierter Effekt: Auf Bieterseite wird KI längst eingesetzt. Wenn Angebote schneller und in größerer Zahl erstellt werden, muss die Auswertungsfähigkeit der Vergabestelle mithalten.

VdZ: Haben sich die Anforderungen und Bedarfe der öffentlichen Auftraggeber im Umgang mit KI verändert? Wenn ja, inwiefern?

Reuschlein: Ja und zwar sehr positiv. Vor zwei Jahren lautete die erste Frage im Gespräch häufig: „Dürfen wir das überhaupt?“ Heute lautet sie: „Wie kommen wir vom pilotierten Anwendungsfall in den Regelbetrieb?“ Das ist ein qualitativer Unterschied.

Die Anforderungen sind dadurch anspruchsvoller und reifer geworden. Öffentliche Auftraggeber fragen nicht mehr nur nach dem Tooling, sondern denken in neuen holistischen Betriebsmodellen für die öffentliche Beschaffung: nach der Ende-zu-Ende-Prozesskette von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung, nach der Integrationsfähigkeit, Governance und neuen Fähigkeiten, die für den Einkauf der Zukunft benötigt werden. Man hat verstanden, dass punktuelle KI-Insellösungen wirkungsschwach bleiben, wenn darunter keine durchgängige Prozess- und Datenbasis liegt.

VdZ: An welchen Stellen im Beschaffungsprozess sehen Sie aktuell die größten Potenziale für den Einsatz von KI-Agenten?

Reuschlein: Zwei Bereiche stechen hier – wie bereits kurz angeschnitten – besonders heraus.

Erstens das Intake Management, d. h. der Moment der Bedarfsentstehung. Hier entscheidet sich der Erfolg des gesamten nachgelagerten Beschaffungsprozesses. Ein Agent, der den Bedarfsträger strukturiert durch die Leistungsspezifikation führt, erzeugt bessere Daten und präzisere Leistungsbeschreibungen und verhindert so einen Großteil späterer Rückfragen und Verzögerungen. Durch den automatischen Vorschlag passender Rahmenverträge und Kataloge auf Grundlage gemeldeter Bedarfe werden diese außerdem konsequent bewirtschaftet und so entfällt eine erhebliche Zahl von Verfahren.

Zweitens das Vergabemanagement, d. h. die eigentliche Durchführung des Verfahrens. Durch eine intelligente, systemisch geleitete Mensch-Maschine-Interaktion können Verfahren schneller und effizienter durchgeführt werden. Der Agent macht z. B. Vorschläge für die Beantwortung von Bieterfragen, prüft Angebote auf Vollständigkeit und Konsistenz oder erstellt strukturierte Entwürfe für die Prüfung von Eignung und Qualität der Angebote.

VdZ: Wie hat sich die Akzeptanz von KI-Agenten bei den Mitarbeitenden in öffentlichen Organisationen entwickelt?

Reuschlein: Sehr erfreulich. Skepsis richtet sich heute kaum noch gegen die Technologie an sich, sondern gegen schlecht integrierte Technologie, die nicht in gelebte Prozessketten eingebettet ist. Verändert hat sich vor allem die Erfahrung im Alltag: Wer einmal erlebt hat, dass die Formalprüfung eines Teilnahmewettbewerbs nicht mehr Tage dauert, sondern innerhalb von Minuten durchgeführt werden kann, argumentiert anders. Wir beobachten regelmäßig, dass aus zurückhaltenden Kolleginnen und Kollegen nach wenigen Wochen die überzeugtesten Fürsprecher werden.

Entscheidend dafür sind Transparenz und Rollenklarheit: Akzeptanz entsteht, wenn nachvollziehbar ist, warum ein Agent etwas vorschlägt und wo die menschliche Freigabe sitzt. Und vor allem wenn klar wird, dass eigenes Fachwissen nicht entwertet, sondern aufgewertet wird. Die inhaltliche und kommerzielle Kompetenz bleibt beim Menschen. Viele empfinden das als Rückgewinnung von Fachlichkeit.

VdZ: In vielen Organisationen entstehen Beschaffungsbedarfe dezentral. Welche Herausforderungen ergeben sich daraus für Einkauf und Vergabestellen?

Reuschlein: Das Kernproblem ist, dass Bedarfe oftmals noch gar nicht systemisch erfasst werden. Sie entstehen in der Fachabteilung – per E-Mail, per Telefon, per Word-Formular. Damit sind Bündelung und Rahmenvertragsnutzung faktisch vom Wissen des einzelnen Bedarfsträgers oder Einkäufers abhängig. Wer den passenden Rahmenvertrag kennt, ruft ab. Wer ihn nicht kennt, startet ein eigenes Verfahren. Die Folgen: fragmentierte Volumina, verpasste Bündelungspotenziale, unnötige Verfahren und fehlende Datentransparenz. Strategische Steuerung ist so kaum möglich.

Genau hier setzt unser Intake Management an: Bedarfe werden digital und standardisiert erfasst, zentral vorgehalten und automatisiert in den richtigen Einkaufskanal gesteuert: Katalog, Rahmenvertrag oder Neuvergabe. Bedarfe ohne bestehenden Rahmenvertrag oder Katalog werden effizient für Ausschreibungen gebündelt. Der Fachbereich erlebt das als Self-Service und die Vergabestelle gewinnt Steuerungsfähigkeit und Rechtssicherheit. Beides ist kein Widerspruch, sondern bedingt einander.

VdZ: Was erwartet die Besucher*innen der 27. Beschaffungskonferenz bei Ihrem Best-Practice-Dialog?

Reuschlein: Unser Dialog trägt den Titel „Ein Bedarf, viele Kanäle, volle Rechtssicherheit: KI-Agenten als Enabler für die Self-Service-Beschaffung der Fachseite“. Genau diese Spannung wollen wir auflösen: Bedarfe entstehen dezentral und behördenübergreifend, aber die Verantwortung für Rechtssicherheit bleibt oftmals zentral.

Wir zeigen anhand konkreter Praxisbeispiele aus laufenden Deployments, wie Bedarfe standardisiert erfasst und automatisiert in den richtigen Beschaffungskanal orchestriert werden, wie digitale Leitplanken und Freigabelogiken ausgestaltet sein müssen, damit Self-Service funktioniert, und was das für das Rollenverständnis der Vergabestelle bedeutet. Ich freue mich auf einen offenen Austausch: gerade über die organisatorischen Fragen, die technisch längst gelöst sind.