Datensicherheit
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Registermodernisierung: Perspektiven für kommunal verantwortete Register

Von Herausforderungen und Rechtsgrundlagen

Im Rahmen des Registermodernisierungsgesetzes sollen auch kommunal verwaltete Register umfassend modernisiert werden, um Effizienz, Transparenz und Nutzungsfreundlichkeit zu steigern. Neben den praktischen Herausforderungen, vor denen Kommunen stehen, müssen auf Bundesebene ebenfalls die notwendigen Gesetzesgrundlagen geschaffen werden, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten. Christian Rupp und Patrick Spahn von Prosoz geben einen Einblick in die Perspektiven für die kommunale Verwaltung im Kontext der Registermodernisierung.

Am 6. April 2021 wurde das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) im Bundesgesetzblatt veröffentlicht.1 Mit diesem Gesetz wird die erfolgreiche Modernisierung der bislang analog geführten Register auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene in dieser Dekade grundlegend ermöglicht. Durch die Vernetzung der Register wird das Once-Only-Prinzip2 umgesetzt, was einen wesentlichen Meilenstein darstellt und die Basis für digitale, bürokratiearme sowie serviceorientierte Verwaltungsprozesse bildet.

Praxistaugliche IT-Lösungen gefragt

Um die Umsetzung des Registermodernisierungsgesetzes voranzutreiben, müssen die Verantwortlichen der Gesamtsteuerung sowohl technische Aspekte als auch Prozesse berücksichtigen, die ein gemeinsames Datenverständnis schaffen und ein einheitliches Datenmodell entwickeln. Laut dem IT-Planungsrat existieren derzeit über 375 zentrale und dezentrale Registerarten in Form von Verzeichnissen, Verwaltungsdatenbanken und ähnlichem. Von diesen wurden 51 prioritäre Register identifiziert, die über eine bereichsübergreifende Identifikationsnummer (Steuer-ID) als zentrales Ordnungsmerkmal für natürliche Personen verfügen.

Der Begriff „Register“ umfasst alle elektronisch geführten Daten einer Behörde und betrifft somit Bund, Länder und Kommunen.

Der Begriff „Register“ umfasst alle elektronisch geführten Daten einer Behörde und betrifft somit Bund, Länder und Kommunen. Für diese Akteure sind Softwarehersteller und -betreiber gefordert, geeignete Lösungen zu entwickeln. Die PROSOZ Herten GmbH gestaltet diesen Prozess aktiv mit und beteiligt sich durch Anke Köhler-Heite, Dr. Freya Ostlinning und Frank Jüttner an den relevanten Arbeitsgruppen auf Bundesebene, um fristgerecht praxistaugliche IT-Lösungen bereitzustellen. Zudem vertritt Christian Rupp als CDO von Prosoz im Beirat der FAG RegMo der VITAKO. Auch im Nationalen E-Government-Zentrum (NEGZ) ist ein Arbeitskreis zur Registermodernisierung geplant, an dem sich Fachexpert*innen von Prosoz beteiligen werden.

Die langjährigen Erfahrungen im Betrieb kommunaler Fachverfahren sowie deren Vernetzung mit anderen IT-Systemen auf kommunaler, Landes- und Bundesebene fließen dabei aktiv in das Produktmanagement von Prosoz ein.

Herausforderungen für Kommunen als registerführende Stellen

Groß angelegte Digitalisierungsvorhaben können nur im gemeinsamen Zusammenspiel aller Beteiligten gelingen. Für die Rechtskreise SGB II (für zugelassene kommunale Träger), SGB XII sowie das Asylbewerberleistungsgesetz wurden die Kommunen als „registerführende Stellen“ benannt. Dies bringt für die kommunal eingesetzten Fachverfahren die Herausforderung mit sich, dass nicht mehr nur wie bisher, beispielsweise beim Einwohnermeldeamt, eine Registerauskunft abgerufen wird. Vielmehr sind nun auch kommunale IT-Lösungen gefordert, aktiv „Auskünfte“ zu erteilen – und zwar an genau definierte, abrufberechtigte Personenkreise.

Daten optimal nutzen
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Daten auf kommunaler Ebene

Daten optimal nutzen

Zwischen sozialer Fürsorge und Effizienzstreben

Schaffung von Rechtsgrundlagen

Eine Synchronisation der Register ist vorerst jedoch nicht vorgesehen. Analog zu den Bestimmungen zur Nutzung des Ausländerzentralregisters gehen wir davon aus, dass der Bund mittelfristig Rechtsgrundlagen schaffen wird, die konkret festlegen, welche Behörde in welchem Umfang Daten abrufen darf. Bereits heute werden in den Fachverfahren die Grundlagen geschaffen, um für diese besonders sensiblen Daten Auskünfte erteilen und erteilte Auskünfte protokollieren zu können.

Wir erwarten, dass mit dem geplanten Abschluss dieser Arbeiten im Jahr 2025 auch der Bund „seine Hausaufgaben“ erledigt haben wird und die erforderlichen Rechtsgrundlagen für die Erteilung von Registerauskünften gemäß den Bestimmungen des SGB II, SGB XII und dem Asylbewerberleistungsgesetz geschaffen sein werden. In den ersten Phasen der Registermodernisierung standen neben der Erprobung wesentlicher technischer Komponenten auch das Inkrafttreten des Identifikationsnummerngesetzes (IDNrG) sowie das geplante Datenschutzcockpit zur Datenverfolgung im Fokus.

Weitere Planungen

Mit dem Beginn des Roll-outs des Identitätsdatenabruf-Verfahrens (IDA-Rollout) sollen erste Register die Identifikationsnummer erhalten.3 Den Auftakt bildete bereits in Q3/2023 das Nationale Waffenregister als Pilotprojekt. Ein Blick auf die Registerlandkarte4 verdeutlicht die weiteren Planungen: Für das Nationale Once-Only-Technical-System – kurz NOOTS5 –, das Ende 2025 live gehen soll, wurde im Dezember nach vielen Diskussionen zwischen Bund und Ländern der Staatsvertrag in der Ministerpräsidentenkonferenz verabschiedet.

Das National-Once-Only-Technical-System – kurz NOOTS –, soll Ende 2025 live gehen.

Dank paralleler Entwicklungen sollen den Kommunen hinreichend leistungsfähige Fachanwendungen zur Verfügung stehen, die in der Lage sind, dem Zielbild von (proaktiven) digitalisierten, bürokratiearmen sowie serviceorientierten Verwaltungsprozessen gerecht zu werden. Idealerweise kann die dann zuständige Behörde nach einem Umzug über einen Registerabruf bei der vormals zuständigen Behörde alle erforderlichen Daten erlangen. Ein solcher digitalisierter Prozess entlastet nachhaltig sowohl die Betroffenen als auch alle anderen Handlungsbeteiligten und fördert somit eine effiziente und bürgernahe Verwaltung.

Mit einer solchen Umsetzung würde sich der Kreis für Prosoz schließen. Bereits im Jahr 2007 konnte Prosoz unter Laborbedingungen diesen innovativen Prozess im Fraunhofer FOKUS Zukunftslabor der Fachwelt präsentieren. Leider hatten fehlende Rechtsgrundlagen eine tatsächliche Umsetzung in der Folgezeit unmöglich gemacht. Nunmehr befinden sich diese rechtlichen Rahmenbedingungen zumindest im Entstehungsprozess, was einen bedeutenden Fortschritt darstellt.

Auf dem Weg zum Mindset für die digitale Transformation
Auf dem Weg zum Mindset für die digitale Transformation
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Auf dem Weg zum Mindset für die digitale Transformation

Ein offenes Gespräch über die schleppende Verwaltungsdigitalisierung und einen notwendigen Mentalitätswechsel bei Behörden und Mitarbeitenden

Fazit

Die Entwicklung hin zu einer modernen Verwaltungsdigitalisierung ist nicht nur ein technisches Unterfangen, sondern auch ein kultureller Wandel innerhalb der Verwaltung. Es erfordert ein Umdenken in den Abläufen und Prozessen, um den Bürgerinnen und Bürgern einen echten Mehrwert zu bieten. Die enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Akteuren – von den kommunalen Verwaltungen über Softwareanbieter bis hin zu den politischen Entscheidungsträgern – wird entscheidend sein, um die gesteckten Ziele zu erreichen.

In diesem Kontext ist es unerlässlich, dass die Erfahrungen aus früheren Projekten und Pilotversuchen genutzt werden, um aus Fehlern zu lernen und erfolgreiche Ansätze weiterzuverfolgen. Nur durch kontinuierliche Anpassung und Verbesserung können wir sicherstellen, dass die Digitalisierung der Verwaltung nicht nur ein kurzfristiges Projekt bleibt, sondern langfristig nachhaltige Veränderungen mit sich bringt.

1     Die Umsetzung des Gesetzes erfolgt durch das Bundesverwaltungsamt (BVA), das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) sowie weitere Beteiligte. Die Gesamtsteuerung Registermodernisierung übernehmen die Federführenden Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI), Bayern, Hamburg, Nordrhein-Westfalen und Baden-Württemberg.
2     Das Once-Only-Prinzip verfolgt das Ziel, dass Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen notwendige Angaben nur noch ein einziges Mal an die Verwaltung übermitteln müssen. Mit dem Einverständnis der Nutzerinnen und Nutzer dürfen diese Daten für andere Anliegen später wiederverwendet werden, wenn dies notwendig ist.
3     Standard XBasisdaten für den Identitätsdatenabruf nach dem IDNrG
4     https://registerlandkarte.de/landingpage
5     Zudem soll das Once-Only-Prinzip auch über die Landesgrenzen hinaus nutzbar sein, dafür wird zusätzlich an einem EU-OOTS gearbeitet.