Beschaffung
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Einkaufen im Kommunalen Kaufhaus

Teil 3 der Interview-Serie: Wie der eEinkauf sich als Strategie ohne Alternative durchsetzt

Landesweite, digitale Einkaufsstrategien der öffentlichen Hand erweisen sich als erfolgreich, effizient und krisenbewährt. In einer dreiteiligen Serie interviewt Monika Schmidt, Mitbegründerin und Aufsichtsratsvorsitzende der TEK-Service AG, exklusiv Koryphäen des öffentlichen Einkaufs. Das Gespräch mit Klaus Fassnacht, Leiter des Kommunalen Kaufhauses (KomKa) in Rheinland-Pfalz, beleuchtet die effiziente und krisenbewährte digitale Einkaufsstrategie. Welche Bedeutung nimmt die Digitalisierung im Kontext des zunehmenden Personalmangels im öffentlichen Sektor ein? Wie kann künftig effizienter und ressourcenschonender beschafft werden? Fassnacht hat die Antworten.

Monika Schmidt: KomKa steht für Kommunales Kaufhaus Rheinland-Pfalz (RP) und ist Tochter des GSTB RP. Seit 2016 steuern Städte und Gemeinden aus RP ihren Einkauf auf Grundlage landesweit gebündelter Rahmenverträge. Was bewegt Kommunalverwaltungen Ihr Angebot anzunehmen, bzw. Mitglied bei KomKa zu werden?

Klaus Fassnacht: Da gibt es mindestens drei Gründe. Erstens kann man zu günstigen Einkaufspreisen ohne eigene Ausschreibung oder Vergleichspreise die Bedarfe decken, da die Rahmenverträge von KomKa regelmäßig ausgeschrieben werden.

Klaus Fassnacht
Klaus Fassnacht leitet das kommunale Kaufhaus (KOKA) beim Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz.
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Zweitens erhalten die Kommunen durch die vollständig digitale Lösung erstmals 1:1 Daten ihrer Verbräuche. Dritttens ist jede kleine Beschaffung aufwändig. Wer macht sich gerne die Arbeit, wenn zehnmal im Jahr Tonerkartuschen, Babywindeln oder Feuerwehrhelme bestellt werden müssen? Immer wieder suchen, auswählen, bestellen, Zahlung veranlassen.

Schmidt: KomKa geht noch einen Schritt weiter. Neben dem eEinkauf in Kombination mit der eVergabe rechnen Sie seit 2019 Ihre Leistungen gegenüber Ihren Mitgliedern elektronisch im Zugferd Format ab. Warum dieser Schritt?

Fassnacht: Weil er gefordert war. Bereits 2014 hat die EU mit der Richtlinie 2014/55/EU die elektronische Rechnungsstellung als neuen Standard bei öffentlichen Aufträgen auf den Weg gebracht. Bis April 2020 sollte der Einsatz der standardisierten Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD 2.0 obligatorisch für die kommunale Verwaltung werden. Umso erfreulicher, dass bereits im April 2020 die ersten Kommunen unsere eRechnungen automatisiert empfangen und verarbeiten konnten. Es ist uns wichtig, Grundlagen zu schaffen und mutig in Sachen Digitalisierung voranzugehen. Für uns war klar, ohne Digitalisierung des Einkaufs gibt es keine belastbaren Daten für die E-Vergabe. Und ohne E-Einkauf keine Daten für die digitalisierte Abrechnung, die einmal Manntage verursachte und nun Minuten.

Schmidt: Der Personalmangel im öffentlichen Sektor spitzt sich zu. Studien prognostizieren 1,6 Millionen fehlende Fachkräfte auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene. Wie sehen Sie vor diesem Hintergrund die zukünftige Rolle des Kommunalen Kaufhauses und was sind Ihre Ziele?

Fassnacht: Die aktuell 10994 Gemeinden verfügen über kein „Einkaufspersonal". Die vollständige Beschaffung läuft nebenbei und bindet schon heute unglaubliche Ressourcen. Denken sie an Recherche, Angebote einholen, Einkaufsvorgang teilweise „zu Fuß", Genehmigung, Wareneingang etc. Heute schaufeln wir durch die Vereinfachung der Beschaffung auf Knopfdruck schon Zeiten frei. Das nimmt durch die Routine zu und wird damit in Bezug auf ihre genannte Prognose in Zukunft völlig unnötige Arbeiten eliminieren. Damit wird Zeit für den Hauptjob geschaffen.

geschrieben von Monika Schmidt