Dynamik, Erfahrungen und Ziele
Teil 2 der Interview-Serie: Wie der eEinkauf sich als Strategie ohne Alternative durchsetzt
Monika Schmidt: Autorisierte Besteller ordern seit 2019 auf Grundlage ausgeschriebener Rahmenverträge des Landesverwaltungsamtes über das eWarenhaus Berlin. Wie kam es zu dieser „Digitalstrategie“?
Achim Florin (Polizei Berlin): Die Digitalisierung des in die Jahre gekommenen, analogen Bestellsystems ist alternativlos. Einerseits ist die bisherige Verfahrensweise nicht mehr zeitgemäß und führt zu Medienbrüchen im Beschaffungsprozess, andererseits bringt ein volldigitaler Prozess Mehrwert und Synergien bei den nutzenden Dienststellen und den Lieferanten. Also ein Effizienzgewinn auf beiden Seiten. Im Rahmen der Digitalisierung des Prozesses konnten zudem weitere Komponenten automatisiert integriert werden. Hier ist insbesondere die gleichzeitige Mittelbindung zu den Bestellungen in unserem Haushalts- und Kassensystem zu nennen. Ein wirklicher Meilenstein in dem Projekt.
Schmidt: Wo lagen vergangene Herausforderungen und wo stehen Sie heute?
Florin: Die Herausforderungen waren vielschichtig. Dabei waren die technischen Details weniger problematisch. Hier wäre lediglich die Anbindung an unser Haushalts- und Kassensystem hervorzuheben. Die Implementierung der „Datenrouten“ war aufgrund der einzuhaltenden Sicherheitsvorgaben schon diffizil. Weit schwieriger war die organisatorische Umsetzung des Projektes. Die Einbindung der Dienststellen bedeutete einen großen Kraftaufwand, denn es galt die einzelnen Mitarbeitenden mitzunehmen und die Vorteile des eWarenhauses transparent zu machen. Die Einführung des Systems bedeutete ja zugleich eine Änderung etablierter Verhaltensweisen und z. B. auch den Abschied von über die Jahre „lieb“ gewordenen Excel-Tabellen.
Schmidt: Welche Ziele verfolgen Sie mittel- und langfristig?
Florin: Ziel des Projektes ist es, das eWarenhaus Berlin in enger Abstimmung mit dem Landesverwaltungsamt berlinweit als Standardverfahren für die Abrufe aus dem Sammelbestellverfahren zu etablieren und eine zukunftssichere Fortführung des Betriebs zu erreichen. Parallel arbeiten wir weiter an einer Erweiterung des Warensortiments und vollständigen Integration der abrufberechtigten Dienststellen.
